使用Nextcloud处理文档的详细指南

Nextcloud 是一個開源內容協作平台，可以建立安全的文件存儲，具有共享和同步功能。可以說 Nextcloud 是文件管理的理想解決方案，因為這個平台允許你在你的計算機上共享文件和文件夾，並立即將它們與你的 Nextcloud 服務器同步。

然而，Netxcloud 不僅適用於照片和多媒體文件。這個平台在處理辦公文檔時還有很多可提供的功能。本文將教你如何在 Netxlcoud 實例中處理文檔。

組織集中化的雲存儲

通過 Nextcloud，你可以建立一個方便的存儲環境，在這裡你可以保存和管理所有的文本文檔、試算表和演示文稿。你可以手動上傳它們，也可以通過安裝內置應用商店中的相應應用程序從第三方存儲中導入辦公文件。

例如，可以集成 Dropbox、OneDrive 和 Google Drive。因此，你可以將你的辦公文檔和其他數據導入到 Netxcloud 存儲中。

輕鬆管理文檔

Nextcloud允許您以不同的方式管理文件。您可以創建文件夾和子文件夾，將不同類型的文件分開保存。例如，您可以創建一個用於演示文稿的文件夾，以及一個用於電子表格的文件夾。此外，您可以通過右鍵單擊它們時從上下文菜單中選擇所需的選項來輕鬆重命名、複製或移動辦公文件。

為了快速訪問必要的文件，您可以將它們標記為收藏。當您需要與它們一起工作時，只需單擊左側面板上的收藏夾圖標，您將看到具有此狀態的所有可用文件。

另一個有用的功能是分配標籤的能力。如果您想要創建一個標籤，您需要做的就是通過右鍵單擊菜單中的詳細信息視圖打開文件。然後輸入您想要用作標籤的內容。您可以將多個標籤分配給單個文件。所有用戶在您的Nextcloud服務器上共享所有標籤。

而且，所有Nextcloud用戶都可以留下評論。您可以使用詳細信息視圖添加您對文檔的評論，或閱讀其他用戶留下的評論。評論對能夠訪問文件的用戶可見。

從桌面和移動設備訪問您的文件

Nextcloud完全支持WebDAV，因此您可以輕鬆連接並與Nextcloud存儲中的文件同步。您可以連接到Linux、Windows和macOS設備，以及Android和iOS的移動應用程式。

一旦連接，您可以將桌面PC或智能手機與您的Nextcloud服務器同步。當您經常在外出時需要從不同地點訪問您的文件時，這將特別有用。

與他人共享文件

使Nextcloud變得很棒的是它的安全文件共享功能。作為Nextcloud用戶，您可以使用公共鏈接、其他用戶和群組、圈子和對話進行文件甚至文件夾的共享。

在共享文檔、電子表格或演示文稿時，您可以使用您的Nextcloud協作編輯解決方案（例如ONLYOFFICE）允許編輯該文件。

辦公文件的其他共享選項包括：

隱藏下載 – 此選項將移除下載按鈕，使文件無法下載。
設置密碼保護 – 此選項允許您設置密碼。
設置到期日期 – 此選項將在指定日期自動禁用共享。
收件人備註 – 此選項允許您向收件人發送消息。
取消共享 – 此選項用於撤消共享。
添加另一個鏈接 – 此選項使您可以創建具有不同權限的各種公共鏈接。

Nextcloud還支持內部共享。

加密您的文件

如果您處理機密信息，您肯定會發現這個功能很有用。事實上，Nextcloud 自帶了一個服務器端加密應用程序。啟用後，所有您的 Nextcloud 文件都會在服務器端自動加密。

加密應用程序使用您的登錄作為您獨特的加密密鑰的密碼，因此您無需做任何操作。只需登錄到您的 Nextcloud 實例並像通常一樣管理您的辦公文檔。不要忘記您可以隨時更改密碼。

您可以在管理設置中啟用服務器端加密。

使用 ONLYOFFICE 編輯和協作文檔

Nextcloud 輕鬆集成了一些辦公套件，允許您在線創建和編輯辦公文檔。其中一個最好的解決方案是ONLYOFFICE Docs，這是一個用於在線文檔編輯和協作的開源辦公套件。集成後，ONLYOFFICE Docs使您能夠編輯 DOCX、XLSX、PPTX、CSV 和 TXT 文件，並查看 PDF 文件。

使用此在線辦公套件，您可以與其他 Nextcloud 用戶實時協作。為此，ONLYOFFICE Docs提供了一整套協作功能，包括兩種共同編輯模式（快速和嚴格）、版本控制和版本歷史記錄、跟踪更改、評論、用戶提及，以及通過內置聊天進行通信。

即時文件協作甚至可以在連接到單一ONLYOFFICE文件伺服器（ONLYOFFICE Docs）的各種聯邦Nextcloud實例之間進行。

閱讀這個指南以找出如何將ONLYOFFICE Docs與Nextcloud整合。

創建並填寫在線表單

除了傳統的文本文檔、試算表和演示文稿，ONLYOFFICE Docs還可以讓您處理可填寫的表單。換句話說，您可以創建、編輯並協作填寫字段的文檔。這些字段可以是不同類型的。例如，文本字段、單選按鈕、下拉列表、核取框、組合框和圖像。

在創建可填寫表單時，您可以添加所需的字段並調整其屬性。ONLYOFFICE Docs與DOCXF一起工作，這是其用於表單模板的自有格式。因此，當您創建表單時，您創建了一個DOCX文件，您可以編輯並與他人共同使用。

當您的DOCXF表單準備就緒時，您可以將其另存為OFORM。這是ONLYOFFICE團隊開發的另一種文件擴展名。這種格式用於即用型可填寫表單。OFORM的主要特點是，除了在字段中輸入數據之外，無法編輯此類文件。

當您打開 OFORM 文件時，將不會看到任何編輯工具。您可以在現有字段中導航並輸入所需的數據。完成 OFORM 文件後，您可以將其保存為 PDF，並直接從編輯器界面下載。

利用附加共享權限

除了標準文件共享權限外，ONLYOFFICE Docs 還提供了一組高級訪問權限，您可以在與其他用戶共享辦公文件時使用：

具有完全訪問權限，您可以做任何您想做的事情。
僅限查看，您可以打開文件進行查看，但不允許編輯。
具有評論權限，您可以查看文件並對其進行評論。
具有審查權限，您可以使用跟踪更改模式。
具有自定義篩選器，其他用戶在編輯共享的試算表時將無法更改已建立的篩選器。

Nextcloud 允許您在 Talk 中使用拖放共享辦公文件。所有聊天參與者將可以訪問共享文件。

將辦公文件轉換為 OOXML 格式

ONLYOFFICE Docs 還提供轉換功能。因此，如果您有除 OOXML 外的辦公文檔，您可以點擊轉換它們。支持轉換的兼容格式列表非常長，包括 DOC、DOCM、DOT、DOTX、EPUB、HTM、HTML、ODP、ODT、POT、POTM、POTX、PPS、PPSM、PPSX、PPT、PPTM、RTF、XLS、XLSM、XLT、XLTM、XLTX。

不轉換為OOXML，您只能打開這類文件以供檢視。如果要轉換非OOXML文件，請右鍵單擊它，然後選擇“僅使用ONLYOFFICE選項轉換”。之後，您將能夠打開並編輯它，而不受任何限制。

保護您的文件

當涉及到文件保護時，ONLYOFFICEN文檔具有一些非常有趣的功能。防止您的文件被未經授權的訪問的最簡單方法是設置一個強大的密碼。當您打開文件時，每次都需要輸入密碼。如果有人可能在您暫時離開時訪問您的設備，這非常有用。

另一個安全功能是添加水印的能力。ONLYOFFICE文檔允許您添加文字水印或使用圖像來保護您的辦公文件。在ONLYOFFICE設置中，您還可以決定是否希望在共享文件時顯示水印。

對於高級用戶，還有更複雜的東西。ONLYOFFICE文檔使用Jason Web Token（JWT），因此您可以啟用此技術並配置您的令牌以提供最高水平的安全性。如果您想了解ONLYOFFICE文檔中JWT的更多信息，請閱讀官方文檔。

你可以看到，Netxcloud 是一個優秀的文件管理和文件共享平台。然而，當你將它與 ONLYOFFICE Docs 整合時，它變得更加強大。這個結合的解決方案可以處理所有辦公任務，並允許你在本地機器上建立一個安全的協作環境。