如何使用Nextcloud处理文档的详细指南

Nextcloud 是一个开源内容协作平台，它可以创建安全的文件存储，并具有共享和同步功能。可以说 Nextcloud 是文件管理的理想解决方案，因为这个平台允许您在计算机上共享文件和文件夹，并立即将它们与 Nextcloud 服务器同步。

然而，Netxcloud 不仅适用于照片和多媒体文件。当您处理办公文档时，这个平台有很多提供。本文将教您如何在您的 Netxlcoud 实例中处理文档。

组织集中的云存储

通过 Nextcloud，您可以构建一个便利的存储环境，在这里您可以保管和管理所有的文本文档、电子表格和演示文稿。您可以手动上传它们，也可以通过从内置应用商店安装相应的应用程序，从第三方存储导入办公文件。

例如，可以集成 Dropbox、OneDrive 和 Google Drive。因此，您可以将办公文档和其他数据导入 Netxcloud 存储。

轻松管理文档

Nextcloud 允许您以不同方式管理文档。您可以创建文件夹和子文件夹，将不同类型的文档分开存放。例如，您可以创建一个用于演示文稿的文件夹，另一个用于电子表格。此外，您可以通过右键单击时从上下文菜单中选择所需选项，轻松地重命名、复制或移动办公文件。

要快速访问必要的文档，您可以将它们标记为收藏夹。当您需要使用它们时，只需单击左侧面板上的收藏夹图标，您将看到所有具有此状态的可用文档。

另一个有用的功能是分配标签的能力。如果您想创建一个标签，您所需做的就是通过上下文菜单中的详情视图打开文件。然后输入您想用作标签的内容。您可以将多个标签分配给单个文件。所有用户在您的 Nextcloud 服务器上共享所有标签。

更重要的是，所有Nextcloud用户都可以留下评论。您可以使用详情视图在文档上添加您的评论或阅读其他人留下的评论。评论对有权访问文件的用户可见。

从桌面和移动设备访问您的文档

Nextcloud 具有完全支持WebDAV的功能，因此您可以轻松连接并同步来自 Nextcloud 存储的文档。您可以连接到 Linux、Windows 和 macOS 设备，以及 Android 和 iOS 的移动应用程序。

一旦连接，您可以将您的台式电脑或智能手机与您的Nextcloud服务器同步。当您经常在外出时，需要从不同地点访问您的文档时，这是非常有用的。

与他人分享文件

Nextcloud之所以伟大，是因为它具有安全文件共享的功能。作为Nextcloud用户，您可以使用公共链接、其他用户和组、圈子和Talk对话来分享文件甚至文件夹。

在分享文档、电子表格或演示文稿时，您可以使用Nextcloud的协作编辑解决方案，如ONLYOFFICE，允许编辑文件。

办公文件的其他共享选项包括：

隐藏下载 – 此选项会移除下载按钮，使文件无法下载。
密码保护 – 此选项允许您设置密码。
设置过期日期 – 此选项会在固定日期自动禁用共享。
发送给接收者的备注 – 此选项允许您向接收者发送消息。
取消共享 – 此选项用于撤销共享。
添加另一个链接 – 此选项使您可以创建具有不同权限的各种公共链接。

Nextcloud还提供内部共享。

加密您的文件

如果您处理机密信息，您肯定会发现这个功能非常有用。事实上，Nextcloud配备了一个服务器端加密应用程序。当您启用它时，您所有的Nextcloud文件都会自动在服务器端加密。

加密应用程序使用您的登录作为您唯一的加密密钥，因此您无需做任何事情。只需登录到您的Nextcloud实例，并像往常一样管理您的办公文件。不要忘记您可以随时更改密码。

您可以在管理设置中启用服务器端加密。

使用ONLYOFFICE编辑和协作文档

Nextcloud轻松集成了一些办公套件，允许您在线创建和编辑办公文档。其中一个最好的解决方案是ONLYOFFICE Docs，这是一个用于在线文档编辑和协作的开源办公套件。集成后，ONLYOFFICE Docs可以编辑DOCX、XLSX、PPTX、CSV和TXT文件，以及查看PDF文件。

通过这个在线办公套件，您可以与其他Nextcloud用户实时协作。为此，ONLYOFFICE Docs提供了一整套协作功能，包括两种共同编辑模式（快速和严格）、版本控制和版本历史记录、跟踪更改、评论、用户提及，以及通过内置聊天进行沟通。

实时的文档协作甚至可以在连接到单个ONLYOFFICE文档服务器（ONLYOFFICE Docs）的各种联合Nextcloud实例之间进行。

阅读本指南以了解如何将ONLYOFFICE Docs与Nextcloud集成。

创建和填写在线表单

除了传统的文本文档、电子表格和演示文稿外，ONLYOFFICE Docs还可以让您处理可填写表单。换句话说，您可以创建、编辑并协作处理带有可填写字段的文档。这些字段可以是不同类型的。例如，文本字段、单选按钮、下拉列表、复选框、组合框和图像。

在创建可填写表单时，您可以添加任意数量的字段并调整其属性。ONLYOFFICE Docs使用DOCXF，这是其自己的表单模板格式。因此，当您创建表单时，您创建了一个可以编辑甚至与他人共享进行协作的DOCX文件。

当您的DOCXF表单准备就绪时，您可以将其保存为OFORM。这是ONLYOFFICE团队开发的另一种文件扩展名。该格式用于已准备好的可填写表单。OFORM的主要特点是除了在字段中输入数据外，无法编辑这样的文件。

打开OFORM文件时，您将看不到任何编辑工具。您可以浏览现有字段并输入所需数据。完成OFORM文件后，您可以将其保存为PDF并直接从编辑器界面下载。

利用额外的共享权限

除了标准的文件共享权限外，ONLYOFFICE Docs提供了一组高级访问权限，您可以在与其他用户共享办公文件时使用：

具有完全访问权限，您可以随心所欲地进行操作。
只能查看，您可以打开文件进行查看，但禁止编辑。
具有评论功能，您可以查看文件并在其上留下评论。
具有审阅权限，您可以使用“修订”模式。
具有自定义过滤器，其他用户在编辑共享的电子表格时无法更改已建立的过滤器。

Nextcloud允许您在Talk中使用拖放来共享办公文件。所有聊天参与者都将获得对共享文件的访问权限。

将办公文档转换为OOXML格式

ONLYOFFICE Docs还配备有转换功能。因此，如果您有除OOXML之外的办公文档，您可以单击转换它们。兼容转换的格式列表非常长，包括DOC、DOCM、DOT、DOTX、EPUB、HTM、HTML、ODP、ODT、POT、POTM、POTX、PPS、PPSM、PPSX、PPT、PPTM、RTF、XLS、XLSM、XLT、XLTM、XLTX。

不转换为OOXML格式，您只能打开这种文件进行查看。如果您想转换非OOXML文件，请右键单击它，然后选择ONLYOFFICE选项进行转换。之后，您将能够打开并编辑它，没有限制。

保护您的文档

在文档保护方面，ONLYOFFICEN Docs具有一些非常有趣的功能。防止文档未经授权访问的最简单方法是设置强密码。当您打开文档时，每次都必须输入密码。如果有人可能在您暂时离开设备时访问您的设备，这非常有用。

另一个安全功能是添加水印的能力。ONLYOFFICE Docs允许您添加文本水印或使用图像来保护您的办公文件。在ONLYOFFICE设置中，您还可以决定在与安全视图共享文件时是否要显示水印。

对于高级用户，还有更复杂的功能。ONLYOFFICE Docs使用Jason Web Token（JWT），因此您可以启用此技术并配置您的令牌以提供最高级别的安全性。如果您想了解ONLYOFFICE Docs中的JWT，请阅读官方文档。official documentation

如您所见，Nextcloud 是一个优秀的文档管理和文件共享平台。然而，当您将其与 ONLYOFFICE Docs 集成时，它变得更加强大。这个综合解决方案可以完成所有办公任务，并允许您在本地计算机上创建一个安全的协作环境。