如何向SharePoint和Office 365添加日历：完整审查

教程

A calendar is a useful application for users in organizations for scheduling personal and group events. Using a calendar helps users avoid scheduling conflicts with other users. Office 365 (now renamed to Microsoft 365) users can use calendar applications in this software suite. There is a calendar in Outlook Online and a calendar in SharePoint Online. A group calendar in SharePoint Online can be especially useful in an organization for collaboration.

这篇博客文章涵盖了Office 365、Outlook和SharePoint日历共享选项，并解释了如何基于示例使用Office 365 SharePoint日历和Outlook日历。

如何将SharePoint日历添加到Outlook

A calendar in Outlook is the most familiar form of a calendar for most users. Let’s create a calendar for Microsoft Outlook in Office 365 and share this calendar with other Office 365 users in an organization.

  1. 打开您的网络浏览器，转到https://outlook.office.com/calendar/，即Office 365中Outlook在线的地址。
  2. 使用Microsoft 365帐户登录到Office 365。
  3. 在左窗格中点击添加日历以添加新日历。
  4. 在添加日历页面上点击创建空白日历。输入日历名称，例如，博客测试日历。如果需要，选择颜色和符号，然后在下拉菜单中选择存储日历的位置（在我的情况下选择了我的日历）。点击保存保存设置并创建日历。

分享日历

现在新日历显示在导航窗格中的日历列表中，我可以与其他用户共享日历。

  1. 点击您创建的新日历旁边的三个点，在打开的菜单中，点击共享和权限。
  2. 在 Office 365 网页界面中，共享和权限窗口会打开。点击字段并输入您想要与之共享此日历的组织中的 Office 365 用户和群组的名称。
  3. 一旦开始输入名称，自动填充会建议可用用户，在下面以列表形式显示。在我的示例中，我正在与 Michael Bose 共享日历。您可以选择多个用户和群组。
  4. 选择用户和邮箱账户后，您应该为所选用户设置权限。
    • 如果您希望用户查看所有详细信息但无法编辑日历，则可以选择可以查看所有详细信息选项。
    • 如果您选择可以编辑选项，则所选用户具有编辑日历的权限，包括添加事件、删除事件、编辑事件、邀请其他用户以及与他人共享日历。

    选择用户和权限后，点击共享。

  5. A calendar is now shared with the selected users (Michael Bose in my case). Log in to Office 365 as a user with whom you shared a calendar. I’m logging in to Office 365 as Michael Bose now. After opening Outlook Online, I see the invitation message to open a shared calendar. Click Accept to add a shared calendar to your calendars in Office 365.

创建事件

博客测试日历现已添加到Michael Bose的帐户，并显示在Outlook日历页面的左窗格中（https://outlook.office.com/calendar/view/month）。

  1. 单击此日历，然后双击日期以添加或编辑事件。
  2. A new window that contains options for an event is displayed in the web interface. Enter the name for the event, for example, Monday Meeting.
  3. 选择您要邀请参加此事件的用户。
  4. 选择开始和结束时间，检查日期，重复选项，地点和提醒设置，并为此事件编写评论或描述。
  5. 点击窗口左上角的发送以保存设置到日历。

事件现已添加，定义的用户可以在其日历中看到此事件。

如何将日历添加到SharePoint

由于协作功能的高度，SharePoint因其高度而闻名。日历也不例外。SharePoint中的日历也可以由Office 365用户在Web浏览器中创建和编辑。在SharePoint中配置日历与在Outlook Online中配置日历不同。让我们看看如何在SharePoint中创建和使用日历。

  1. 请登录 Office 365 并在 Web 浏览器中打开您的 SharePoint 站点。您的 Office 365 订阅计划必须包括 SharePoint Online。在我的示例中，我使用了之前在 SharePoint Online 中创建的 博客团队网站。您（以及将编辑 SharePoint 日历的用户）必须具有打开和编辑 SharePoint 站点所需的权限。

    专业提示：    阅读有关 SharePoint 概述 和 如何使用 SharePoint 的博客文章，以了解更多关于 SharePoint Online 的信息，以及如何创建站点、列表和其他内容。
  2. 您需要在 SharePoint 站点上添加一个日历应用程序。单击 新建 > 应用程序 来添加一个新应用程序。
  3. 另一种添加应用程序的方法是单击 Web 界面右上角的 设置 图标，在打开的菜单中单击 添加应用程序。
  4. A list of apps is displayed. Find and select the Calendar app in the list of available SharePoint apps. You can type calendar in the search field to display the Calendar app.
  5. 点击日历应用程序后，Web界面中显示添加日历窗口。为您的日历输入名称，例如，“SharePoint日历01”，然后单击高级选项以编辑更多选项。
  6. 扩展的新日历窗口现在已打开。我们可以输入描述并选择组日历选项。
    描述：Office 365 SharePoint日历。这是一个测试日历。如何在SharePoint中添加日历？
  7. 使用此日历共享成员的日程安排？选择是。此选项允许一组用户使用日历。
  8. 单击创建以完成创建新的SharePoint日历。
  9. 现在我被重定向到我的SharePoint日历页面。日历为空，但您可以创建新事件。稍后我将创建事件，现在我应该配置其他设置，以使与日历的工作更轻松。在下面的截图中，您可以看到一个没有启用组选项的日历。

A group calendar allows you to see which users are busy and when meeting rooms are busy in a single SharePoint calendar view.

使SharePoint日历可搜索

您应该编辑一些设置，使在SharePoint中找到日历更容易。默认情况下，用户可能很难在您的SharePoint站点上找到日历，因为日历不显示在主页面上。

  1. 转到站点内容页面（打开您的SharePoint站点，单击导航窗格中的站点内容），选择您的日历（在我们的情况下是SharePoint日历01），右键单击日历名称，在上下文菜单中单击设置。
  2. 点击日历设置页面上的列出名称、描述和导航。SharePoint日历是基于SharePoint列表的，这就是为什么这个设置页面有这个名称。行用于事件，列用于元数据，如位置、事件标题、开始日期、结束日期等。
  3. 在SharePoint列表的常规设置页面上，您可以编辑SharePoint日历的名称和描述，并设置导航选项和组日历选项。转到导航设置，因为其他设置在我这种情况下都是正确的。
    在快速启动中显示此列表？选择是。
  4. 点击保存以保存此SharePoint日历的设置。
  5. 转到您的SharePoint网站的主页（在我的情况下是博客团队网站）。现在，SharePoint日历应该显示在主站点页面的导航菜单中（也称为快速启动菜单）。

版本设置

您可以从日历（列表）设置页面打开版本设置并启用版本控制。版本控制允许您在SharePoint日历中恢复先前的版本，如果对日历进行了不需要的更改。默认情况下，版本控制是禁用的。

创建新事件和共享选项

让我们返回并在SharePoint中打开我们的日历。在下面的截图中，您可以看到启用组模式时的SharePoint日历视图。

  1. 单击事件选项卡以显示带有选项的功能区，单击新事件以在日历中创建新事件。
  2. 新项目窗口打开。定义您要添加到SharePoint日历的新事件的必需参数，包括事件标题、位置、开始时间、结束时间、参与者和类别。在创建事件时，图表中显示每个参与者的空闲和忙碌时间，以避免重叠。您可以选择复选框使事件成为全天事件，并使此事件成为重复事件。单击“保存”以保存事件设置并关闭此窗口。
  3. 在下面的屏幕截图中，您可以看到一组用户可用的日历。用户可以编辑此日历并添加、编辑和删除事件。让我们为SharePoint日历视图选择“周组”，向添加到此SharePoint日历的其他用户发送电子邮件通知，并将日历连接到Outlook。单击“日历”选项卡以显示带选项的功能区。要向此日历添加用户或组，请单击“添加人员”字段旁边的记事本图标。
  4. 选择所需的 Office 365 用户。我们选择所有用户（每个租户）以添加所有人，除了外部用户。您不能添加用户的外部电子邮件地址。然后点击添加和确定。
  5. 点击通过邮件发送链接向其他用户发送电子邮件邀请，以便他们使用此日历。此选项帮助您与他人共享此 SharePoint 日历。单击此按钮后，默认的电子邮件客户端将在您的操作系统中打开。请注意，发送电子邮件以共享日历不会授予额外的权限。日历的权限在 SharePoint 设置中设置。默认情况下，SharePoint 站点权限会被继承到在此站点上创建的 SharePoint 日历。
  6. 如果您想将此 SharePoint 日历添加到作为独立电子邮件客户端安装在您的 Windows 操作系统中的 Microsoft Outlook 中，请在 Web 浏览器中的 SharePoint 日历视图中单击连接到 Outlook。您的 Web 浏览器中会显示确认消息，并且您必须选择要将此日历添加到的电子邮件应用程序，例如 Microsoft Outlook。
  7. 你可以点击日历叠加在功能区叠加多个日历到一个 SharePoint 日历中。之后，您可以在单个 SharePoint 日历视图中查看多个日历。例如，您可以配置日历叠加以查看组事件、其他用户的事件和您自己的预定事件在单个页面中。

SharePoint 和 Outlook Online 日历的优缺点

I have covered the two most popular calendars for business – the Outlook calendar and SharePoint calendar. Each of them has advantages and disadvantages. Let’s summarize them.

Outlook 日历的优点

  • 易于使用
  • 与 Outlook 集成

Outlook 日历的缺点

  • 群组日历选项不如 SharePoint 日历强大
  • 无法嵌入到 SharePoint 站点中
  • 不支持版本控制

SharePoint 日历的优点

  • 您可以自定义元数据
  • 支持版本控制、批准和工作流程
  • 可以在单个 SharePoint 日历视图中显示多个日历
  • 可导出/与 Outlook 中的日历同步

SharePoint 日历的缺点

  • 与 Outlook 的集成不完整。现有的 Outlook 日历无法导入到 SharePoint 日历中，并显示在叠加的 SharePoint 日历视图中。如果在 SharePoint 日历中安排事件，则该事件不会自动添加到 Outlook 日历中。
  • 界面和配置不如 Outlook 日历友好
  • 您可以在同一站点集合中最多汇总 10 个 SharePoint 日历

在 Office 365 中选择哪个日历？

SharePoint 专为协作而设计，其中的日历功能强大，并且与 Office 365 中的其他 SharePoint 在线组件完美集成。如果您使用日历为自己和其他用户安排事件，则使用 Outlook 日历可能已经足够了。Outlook 日历包含在带有 Outlook 的 Office 365 订阅计划中。如果您需要更多功能来与大团队协作，并为大量用户安排事件，则 Office 365 SharePoint 日历是更好的选择。

SharePoint 日历基于 SharePoint 列表，与 Exchange 和 Outlook 操作独立。SharePoint 在线与 Outlook 之间的日历集成可用，但在 Office 365 SharePoint 日历中，共享和叠加功能非常出色。SharePoint 在线为在 SharePoint 中共享日历时配置用户权限提供了更多功能。

结论

使用日历便于协作工作流程。本博文涵盖了 Office 365 中的日历，包括 Outlook 日历和 SharePoint 日历。现在您知道了这两种日历之间的区别，可以选择哪种更适合您的需求。

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Source:
https://www.nakivo.com/blog/calendar-options-in-sharepoint-and-office-365-a-full-review/