Как восстановить удаленные электронные письма в Office 365

Microsoft Outlook – один из самых популярных почтовых сервисов с более чем 400 миллионами активных пользователей по всему миру. С таким большим числом пользователей и обменяемых сообщений, человеческие ошибки и кибератаки, приводящие к потере данных, неизбежны. К счастью, вы можете восстановить удаленные электронные письма в Office 365 и гарантировать бесперебойную работу рабочих процессов.

Читайте далее, чтобы узнать, как восстановить удаленные электронные письма в Outlook, используя встроенные инструменты Microsoft. Этот пост также объясняет, как стороннее резервное копирование помогает преодолеть ограничения встроенных функций восстановления.

Лучшие практики безопасности электронной почты

Хотя возможно восстановить удаленные электронные письма в Outlook, вам следует приложить максимум усилий, чтобы предотвратить потерю данных с самого начала. Существует несколько мер безопасности, которые вы можете реализовать, чтобы уменьшить вероятность нарушений и пользовательских ошибок, приводящих к потере или повреждению данных. Среди них:

• Используйте сильный пароль: Простые пароли легко обнаруживаются киберпреступниками, пытающимися получить доступ к учетной записи. Создайте длинный пароль, содержащий заглавные и строчные буквы, а также цифры и специальные символы. Также рекомендуется использовать разные пароли для различных учетных записей.
• Включите двухфакторную аутентификацию: Этот метод добавляет второй уровень защиты при попытке входа в вашу учетную запись. После ввода пароля вам нужно будет предоставить код подтверждения, найденный на вашем смартфоне.
• Следуйте общим рекомендациям по безопасности: Не делитесь своим паролем и не оставляйте его на публичном месте. Никогда не открывайте вложения из неизвестного источника, чтобы избежать фишинга и вымогательства. Соблюдайте политику безопасности вашей организации.

Как восстановить удаленные электронные письма в Office 365 с помощью встроенных инструментов Microsoft

Встроенные инструменты Microsoft позволяют вам восстанавливать удаленные электронные письма в Outlook, когда элемент потерян. Однако они не обеспечивают полноценные возможности резервного копирования. Другими словами, встроенные функции ограничены и имеют различные недостатки, которые могут привести к потере данных.

Корзина

Когда вы удаляете электронное письмо в Outlook, оно отправляется в папку Удаленные элементы, где оно хранится в течение 30 дней. По истечении этого срока электронное письмо удаляется из этой папки.

Войдите в Outlook.com, затем следуйте указанным ниже шагам, чтобы восстановить удаленное электронное письмо из папки Удаленные элементы:

1. На левой панели навигации нажмите Удаленные элементы.
2. Выберите сообщение, которое хотите восстановить, или выберите Удаленные элементы, чтобы восстановить все доступные здесь сообщения.
3. Нажмите Восстановить на панели меню.

Примечание: Вы также можете восстановить удаленные электронные письма в Outlook, щелкнув правой кнопкой мыши определенное сообщение, выбрав Переместить, а затем выбрав ваше предпочтительное место назначения (входящие или другая папка).

Если вы не можете найти электронное письмо в папке Удаленные элементы, то оно, вероятно, было перемещено в папку Восстановимые элементы, где оно сохраняется еще 30 дней. Это происходит, когда:

• Электронное письмо было удалено вручную из папки Удаленные элементы.
• Истек 30-дневный период.
• Папка Удаленные элементы была очищена.
• Вы удалили электронное письмо из вашего входящего письма, нажав Shift+Delete.

Чтобы восстановить электронное письмо из папки Восстановимые элементы, перейдите на Outlook.com, а затем выполните следующие действия:

1. На левой панели навигации нажмите Удаленные элементы.
2. Выберите Восстановить удаленные элементы из этой папки.
3. В папке Восстановимые элементы выберите электронное письмо, которое вы хотите отправить в его исходное местоположение, и нажмите Восстановить.

Папка Архив

Функция автозагрузки, найденная в клиенте Outlook для рабочего стола, может быть настроена на автоматическое сохранение и экспорт электронных сообщений на основе конкретных настроек сохранения. Другими словами, удаленные электронные письма могут быть найдены в папке Архив после их удаления из входящих.

eDiscovery

В Microsoft 365 функция eDiscovery позволяет выполнять поиск конкретного контента, найденного в почтовых ящиках и сайтах. Вы можете удерживать определенную информацию и экспортировать результаты поиска, чтобы использовать их в судебных процессах.

Системные администраторы используют возможность In-Place Hold eDiscovery для поиска, сбора и экспорта ранее сохраненных данных Outlook, даже если они были удалены или изменены. Имейте в виду, что вы не можете восстановить удаленные электронные письма в Office 365 с помощью eDiscovery, поскольку это не является резервным решением и может использоваться только для архивирования целей.

Пересылка электронной почты

Вы можете включить пересылку электронной почты в веб-интерфейсе Microsoft Office 365 или настроить правила в клиенте Outlook для рабочего стола. После создания второго адреса электронной почты установите все входящие сообщения в основной электронной почте для автоматической пересылки на второй счет. Таким образом, если сообщение будет случайно удалено из первого адреса, вы все равно сможете найти копию в другом аккаунте.

Экспорт электронной почты

Клиент Outlook для рабочего стола позволяет экспортировать/импортировать электронные сообщения в/из файла PST. Эта функция может быть использована для передачи электронной почты с одного компьютера на другой. При экспорте ваших сообщений они не удаляются из клиента электронной почты. Однако копия ваших сообщений экспортируется в файл PST.

Как восстановить удаленные электронные письма в Office 365 с помощью резервного решения NAKIVO

Современные резервные решения, такие как NAKIVO Backup & Replication, обеспечивают надежную защиту данных для сред Office 365 и позволяют восстанавливать постоянно удаленные электронные письма в Outlook. Более того, использование специализированного резервного решения помогает преодолеть ограничения встроенных инструментов восстановления Microsoft и гарантирует, что ваши данные защищены и легко восстанавливаются в случае случайного удаления или кибератаки.

Для резервного копирования электронной почты Office 365 сначала необходимо настроить ваше окружение, добавив учетную запись Microsoft 365 в инвентарь NAKIVO Backup & Replication и создав репозиторий резервного копирования SaaS. После этого вы можете выполнять столько резервных заданий, сколько вам потребуется.

Добавление учетной записи Microsoft 365 в инвентарь

Прежде чем начать этот процесс, убедитесь, что ваша инфраструктура соответствует требованиям Microsoft 365. Если это так, вы можете добавить свою учетную запись Microsoft 365 в инвентарь:

1. Нажмите Настройки в левой панели.
2. На вкладке Инвентарь выберите Добавить новый.
3. Выберите SaaS на странице Платформа, затем нажмите Далее.

4. Введите следующую информацию на странице Сервисы:
   1. Отображаемое имя: Выберите имя для этой учетной записи.
   2. Сервис: Добавьте службы Microsoft 365, которые вы хотите резервировать.
   3. Имя пользователя: Если вы хотите защитить SharePoint Online или групповые почтовые ящики, укажите необходимое имя пользователя администратора.
   4. Пароль: Если вы хотите защитить SharePoint Online или групповые почтовые ящики, укажите необходимый пароль администратора.

Нажмите Далее, чтобы продолжить.

5. На странице Конфигурация вы можете выбрать один из следующих вариантов:
   1. Автоматическая регистрация нового приложения Azure AD: Решение автоматически регистрирует учетную запись Microsoft 365 как новое приложение в Azure Active Directory и предоставляет необходимые разрешения после аутентификации.
   2. Использовать существующее приложение Azure AD: Вручную добавьте существующее приложение Microsoft 365, которое уже зарегистрировано в Azure Active Directory.

После завершения нажмите Далее.

6. Страница Учетные данные становится доступной, если вы выберете Использовать существующее приложение Azure AD. Здесь вы можете:
   1. Введите ваши учетные данные Azure AD:
      1. ID арендатора: Введите идентификатор арендатора Azure, созданный при регистрации вашей учетной записи Microsoft 365 в портале Azure.
      2. Идентификатор клиента Azure: Введите идентификатор клиента Azure, созданный при регистрации вашей учетной записи Microsoft 365 в портале Azure.
      3. Секрет клиента Azure: Введите секрет клиента Azure, полученный из портала Azure.
   2. Выберите Автоматически предоставить необходимые разрешения (необязательно): При выборе этой опции NAKIVO Backup & Replication автоматически проверяет учетную запись вашей организации в Microsoft 365 на наличие необходимых разрешений API и добавляет их, если они отсутствуют. Нажмите Далее , чтобы перейти на следующую страницу.

Щелкните Завершить , чтобы завершить добавление элемента в инвентарь в случае, если вы хотите вручную предоставить необходимые разрешения.

Примечание: Обратитесь к Получение учетных данных Microsoft 365, чтобы узнать, где можно найти учетные данные и как предоставить разрешения в портале Azure.

7. Если вы выбрали Автоматическая регистрация нового приложения Azure AD на странице Конфигурация или Автоматически предоставить необходимые разрешения на странице Учетные данные , страница Аутентификация становится доступной. После этого добавьте следующую информацию:
   1. Имя приложения: Введите имя для приложения.
   2. Код: В это поле отображается код, который вам нужно добавить на https://microsoft.com/devicelogin.
   3. Новый код (по желанию): Используйте это, чтобы сгенерировать новый код, если необходимо.
   4. Скопировать код: Скопируйте отображаемый код.

8. Нажмите Завершить , чтобы завершить добавление элемента в инвентарь.

Примечание: Убедитесь, что роль Глобального Администратора назначена учетной записи в Центре администрирования Microsoft 365, чтобы завершить процесс аутентификации.

Создание резервного репозитория

Все резервные копии данных Microsoft 365, включая электронные письма Outlook, хранятся в отдельном репозитории SaaS. Мастер создания репозитория SaaS разделен на три шага:

1. Тип: Выберите SaaS в качестве типа резервного репозитория для элементов Microsoft 365, затем нажмите Далее.

2. Имя и расположение: Добавьте следующую информацию:
   1. Имя: Введите имя резервного репозитория.
   2. Назначенный транспортер: Выберите Транспортер из выпадающего списка.
   3. Путь к локальной папке: Добавьте путь к локальной папке, где будет располагаться репозиторий.

После завершения нажмите Далее.

Примечание: Вы можете развернуть Транспортер на удаленном компьютере, создать директорию на этом компьютере и использовать ее для создания резервного репозитория. Этот подход дает вам больше гибкости и позволяет хранить резервные копии данных Microsoft 365 на удаленных машинах.

3. Опции (необязательно): Здесь вы можете выбрать Отсоединить этот репозиторий по расписанию, чтобы отсоединять и подключать резервный репозиторий в соответствии с установленным расписанием, когда задания резервного копирования не выполняются. Затем вы можете скопировать или переместить резервный репозиторий на другой носитель хранения. Этот процесс сохраняет согласованность данных, прекращая все взаимодействия с репозиторием.

Нажмите Готово, чтобы создать резервный репозиторий.

Создание задания резервного копирования Microsoft 365

Теперь, когда ваша учетная запись Microsoft 365 была добавлена в инвентарь NAKIVO Backup & Replication и вы создали резервный репозиторий, вы можете запускать задания резервного копирования, которые позволят вам восстанавливать удаленные электронные письма в Outlook в будущем в случае потери данных.

Начните задание по созданию резервной копии, открыв Панель инструментов в веб-интерфейсе решения и нажмите Создать, затем Резервное копирование Microsoft 365.

Мастер создания резервной копии для Microsoft 365 состоит из пяти шагов, описанных ниже:

1. Источники: В левой панели здесь отображаются элементы, которые вы можете добавить в свою резервную копию. Выберите или найдите почтовые ящики, которые вы хотите сохранить.

Нажмите Далее, чтобы подтвердить выбор и перейти на следующую страницу.

2. Назначение: Укажите репозиторий резервных копий SaaS, в котором вы хотите хранить свои резервные копии почтовых ящиков и писем. Вы можете установить одинаковые или различные репозитории резервных копий для каждого элемента.

3. Расписание: На этой странице вы можете выбрать, запускать ли резервное копирование вручную или планировать его ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Вы также можете объединить резервные копии для автоматического запуска после друг друга.

4. Сохранение: Решение NAKIVO создает точку восстановления для каждого элемента в репозитории резервных копий после каждой операции и позволяет использовать схему вращения резервных копий “дед-отец-сын” (GFS). Это позволяет восстанавливать отдельные объекты или весь аккаунт. Вы можете выбрать, сколько точек восстановления сохранить.

5. Параметры: Здесь вы можете ввести имя задания и включить определенные действия перед началом резервного копирования и после его завершения. Вы можете получать отчеты о резервном копировании или запускать пользовательские скрипты до и после задания.

Нажмите Готово или Готово и Запустить, чтобы завершить мастер создания задачи.

Восстановление удаленных электронных писем в Office 365 из резервных копий NAKIVO

Чтобы восстановить окончательно удаленные электронные письма в Outlook, щелкните Восстановить, затем Microsoft 365 в веб-интерфейсе решения NAKIVO.

Мастер восстановления объектов, который открывается, состоит из четырех основных шагов:

1. Резервное копирование: Все резервные копии отображаются в левой панели. Выберите необходимое резервное копирование почтового ящика, из которого вы хотите восстановить, затем выберите точку восстановления в правой панели.

Щелкните Далее, чтобы продолжить.

2. Учетная запись восстановления: Выберите учетную запись Microsoft 365, на которую вы хотите восстановить свои элементы, из выпадающего списка.

Нажмите Далее, чтобы продолжить.

3. Объекты: Здесь вы можете просмотреть содержимое почтового ящика на момент выбранной точки восстановления. Вы можете развернуть папки почтового ящика, такие как Входящие или Удаленные элементы, чтобы просмотреть список электронных сообщений, а также открывать сообщения для просмотра содержимого каждого отдельного электронного сообщения. Поиск, просмотр и выбор сообщений, которые вы хотите восстановить.

После завершения нажмите Далее.

4. Параметры: На этой странице вы можете настроить восстановление электронных писем в их исходное местоположение или в другом почтовом ящике. Кроме того, вы можете выбрать желаемое поведение при перезаписи.

Нажмите Восстановить, чтобы начать процесс восстановления и отслеживать прогресс на вкладке Активности. После завершения восстановления войдите в учетную запись Outlook, чтобы просмотреть сообщения, которые вы только что восстановили.

Заключение

Microsoft предлагает несколько встроенных функций, которые помогают восстановить удаленные электронные письма в Office 365. Однако эти функции ограничены и могут привести к потере данных в случае ошибки пользователя или нарушения. Для обеспечения возможности восстановления данных и устранения единой точки отказа необходимы сторонние резервные решения, такие как NAKIVO Backup & Replication.

Вы можете использовать решение NAKIVO для защиты данных Microsoft 365 и успешного резервного копирования и восстановления почтовых ящиков Outlook. Решение также поддерживает резервное копирование и восстановление для OneDrive for Business и SharePoint Online. Загрузите бесплатную версию, чтобы ознакомиться со всеми передовыми функциями, которые гарантируют оптимальную защиту данных.