Как создавать заполняемые формы PDF в Linux с ONLYOFFICE

PDF (Portable Document Format) был изобретен много лет назад компанией Adobe. В настоящее время это самый популярный формат для обмена информацией благодаря своей простоте использования, безопасности, надежности и совместимости со всеми устройствами, которыми мы пользуемся ежедневно.

Этот формат обеспечивает сохранение исходной структуры файла в любых обстоятельствах при его открытии на, например, компьютерах, планшетах, смартфонах и т. д. Более того, PDF позволяет добавлять поля, которые другие пользователи могут заполнить необходимой информацией.

[ Вам также может понравиться: 8 лучших просмотрщиков PDF-документов для систем Linux ]

Учитывая все вышеперечисленные преимущества, мы собираемся дать вам несколько советов по созданию заполняемых форм в формате PDF в Linux без использования программного обеспечения от Adobe. В этом сообщении вы узнаете, как создать заполняемый PDF-файл с помощью ONLYOFFICE.

О формах ONLYOFFICE

Начиная с версии 7.0 открытого пакета ONLYOFFICE, пользователи могут создавать и редактировать заполняемые формы, также известные как OFORMs. Эта функциональность разработана для упрощения работы с электронными документами различных типов.

Он позволяет создавать, редактировать и совместно редактировать документы с заполняемыми полями онлайн или локально на вашем ПК или ноутбуке и отправлять их другим пользователям, чтобы они могли заполнить поля позже. Таким образом, вы можете сэкономить время при создании стандартных документов, оптимизируя процесс электронного документооборота.

[ Вам также может понравиться: 13 наиболее используемых альтернатив Microsoft Office для Linux ]

Формы основаны на традиционных элементах управления содержанием, которые вы можете найти в Microsoft Office и предлагают гибкость форм Adobe. Однако формы ONLYOFFICE имеют более продвинутые свойства поля, что предполагает более высокую степень настройки.

После этого краткого введения перейдем от теории к практике.

Шаг 1: Получите ONLYOFFICE Desktop Editors

Самый простой способ начать создание и редактирование заполняемых форм в Linux – установить ONLYOFFICE Desktop Editors. Этот бесплатный офисный пакет работает на практически любом дистрибутиве Linux и также может использоваться для редактирования текстовых документов, таблиц и презентаций.

Если у вас есть сервер с Linux, может быть хорошей идеей установить ONLYOFFICE Docs, онлайн офисный пакет, который можно интегрировать с рядом платформ для обмена файлами и DMS-сервисами, такими как Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo и т. д.

Как ONLYOFFICE Desktop Editors, так и ONLYOFFICE основаны на одном и том же движке и предлагают одинаковый пользовательский интерфейс, поэтому создание заполняемых форм в формате PDF офлайн ничем не отличается от онлайн-процедуры.

Шаг 2: Создание шаблона формы в ONLYOFFICE

После запуска ONLYOFFICE Desktop Editors вам необходимо создать шаблон формы. Вы можете сделать это с нуля, нажав на Форма шаблона. В этом случае откроется новый файл .docxf в текстовом редакторе. Этот формат используется в ONLYOFFICE для создания форм с возможностью заполнения.

Другой доступный вариант – выбрать существующий документ .docx. Нажмите «Открыть локальный файл» и выберите необходимый файл на жестком диске вашего компьютера или ноутбука. Файл будет автоматически преобразован в .docxf.

Кроме того, вы можете скачать шаблон формы из библиотеки ONLYOFFICE. Все шаблоны доступны бесплатно, так что вы можете выбрать нужный.

После создания шаблона формы вы готовы к продолжению редактирования.

Шаг 3: Добавление полей формы и настройка свойств

Введите необходимый текст и отформатируйте его по своему усмотрению. После завершения процесса редактирования пришло время добавить некоторые поля, которые другие пользователи смогут заполнить позже. Различные типы полей можно найти на вкладке Формы в верхней панели инструментов.

На данный момент вы можете добавить:

• Текстовое поле, поле, отображающее текст или текстовые строки;
• Комбинированное поле, поле, объединяющее характеристики текстового поля и выпадающего списка;
• Список с выпадающим меню, поле, отображающее список доступных опций;
• Флажок, поле, указывающее, выбрана ли опция;
• Переключатель, поле, которое позволяет выбрать из набора взаимоисключающих вариантов;
• Изображение – поле, которое позволяет пользователю вставить изображение.

Каждое поле имеет некоторые свойства, которые можно гибко настраивать в зависимости от ваших потребностей. Для всех типов полей вы можете указать:

• Заглушка, прямоугольник, который содержит заголовок поля;
• Подсказка, заметка, которая помогает пользователям понять, что им нужно делать, например, вставить изображение, выбрать вариант, ввести текст и т. д.

Кроме того, вы можете изменить цвет рамки и фона, а также отметить поля как обязательные. В текстовых полях вы также можете установить ограничение на количество символов или добавить комбинацию символов.

Убедитесь, что вы добавили все необходимые поля в свой документ и настроили их свойства.

Шаг 4: Предварительный просмотр формы

Чтобы увидеть окончательную версию вашей формы, откройте вкладку Форма и нажмите Просмотр формы. Эта опция позволяет увидеть форму так, как ее увидят другие пользователи.

В режиме Предварительного просмотра вы не можете редактировать файл, но можете заполнять поля. Это то, что смогут сделать другие пользователи, когда вы поделитесь с ними заполняемой формой PDF.

Если вы заметите ошибки или что-то, что требует редактирования, снова нажмите Просмотр формы, чтобы вернуться в режим редактирования.

Шаг 4: Сохранение формы в формате PDF

Последний шаг – сохранение файла .docxf в формате PDF. По умолчанию вы можете сохранить свой документ как файл .oform. Этот формат предназначен для использования в готовых формах. Файлы Oform можно легко обмениваться и заполнять онлайн.

Когда всё готово, перейдите на вкладку Файл и нажмите Сохранить как. Вам будет предложено выбрать формат из списка. Выберите PDF и сохраните файл на жестком диске вашего компьютера или ноутбука.

Поздравляем! Вы только что успешно создали заполняемую форму PDF с помощью ONLYOFFICE Desktop Editors. Теперь вы можете поделиться своей формой с другими пользователями. Они могут открыть её с помощью любого редактора PDF или даже веб-браузера, заполнить необходимые поля и сохранить завершенную форму как файл PDF.

Таким образом, вы можете создавать любые документы, которые вам нужны, например, продажные контракты, юридические соглашения, анкеты для поступления, опросы, финансовые отчеты и так далее. Загрузите последнюю версию ONLYOFFICE Desktop Editors для вашего дистрибутива Linux с официального веб-сайта и легко создавайте заполняемые формы PDF.