Nextcloud é uma plataforma de colaboração de conteúdo de código aberto que torna possível criar armazenamento de arquivos seguro com recursos de compartilhamento e sincronização. Não é exagero dizer que o Nextcloud é uma solução ideal para gestão de arquivos, já que esta plataforma permite que você compartilhe arquivos e pastas no seu computador e os sincronize instantaneamente com o servidor Nextcloud.
No entanto, o Nextcloud não é bom apenas para fotos e arquivos multimídia. Esta plataforma tem muito a oferecer quando se trata de documentos de escritório. Este artigo vai te ensinar como trabalhar com documentos na sua instância do Nextcloud.
Organize um Armazenamento em Nuvem Centralizado
Com o Nextcloud, você pode construir um ambiente de armazenamento conveniente onde pode manter e gerenciar todos os seus documentos de texto, planilhas e apresentações. Você pode carregá-los manualmente ou importar arquivos de escritório de armazenamentos de terceiros instalando os aplicativos correspondentes da loja de aplicativos integrada.
Por exemplo, é possível integrar o Dropbox, OneDrive e Google Drive. Assim, você pode importar seus documentos de escritório e outros dados para o armazenamento do Nextcloud.
Gerencie Documentos com Facilidade
O Nextcloud permite que você gerencie documentos de diferentes maneiras. Você pode criar pastas e subpastas para manter documentos de tipos diferentes separadamente. Por exemplo, você pode criar uma pasta para apresentações e outra para planilhas. Além disso, você pode facilmente renomear, copiar ou mover arquivos de escritório escolhendo a opção necessária no menu de contexto ao clicar com o botão direito neles.
Para acessar rapidamente os documentos necessários, você pode marcá-los como favoritos. Quando precisar trabalhar com eles, basta clicar no ícone Favoritos no painel do lado esquerdo e você verá todos os documentos disponíveis com esse status.
Outra característica útil é a capacidade de atribuir tags. Se você quiser criar uma tag, tudo que precisa fazer é abrir um arquivo via a visualização Detalhes no menu de contexto. Em seguida, digite o que deseja usar como tag. Você pode atribuir várias tags a um único arquivo. Todas as tags são compartilhadas por todos os usuários do seu servidor Nextcloud.
Além disso, todos os usuários do Nextcloud podem deixar comentários. Você pode usar a visualização Detalhes para adicionar seus comentários a um documento ou ler os deixados por outros. Os comentários são visíveis para os usuários que têm acesso ao arquivo.
Acesse Seus Documentos a Partir de Desktop e Dispositivos Móveis
O Nextcloud oferece suporte total para o WebDAV, para que você possa conectar e sincronizar facilmente seus documentos do armazenamento Nextcloud por meio desse protocolo. Você pode se conectar a dispositivos Linux, Windows e macOS, assim como a aplicativos móveis para Android e iOS.
Uma vez conectado, você pode sincronizar seu PC desktop ou smartphone com seu servidor Nextcloud. Isso é especialmente útil quando você está constantemente em movimento e precisa acessar seus documentos de diferentes locais.
Compartilhar Documentos com Outros
O que torna o Nextcloud ótimo são suas capacidades para compartilhamento seguro de arquivos. Como usuário do Nextcloud, você pode compartilhar arquivos e até mesmo pastas com links públicos, outros usuários e grupos, círculos e conversas do Talk.
Ao compartilhar um documento, planilha ou apresentação, você pode permitir a edição do arquivo com as soluções de edição colaborativa do seu Nextcloud, como o ONLYOFFICE.
Opções adicionais de compartilhamento para arquivos de escritório são:
- Ocultar download – esta opção remove o botão de download tornando impossível baixar o arquivo.
- Proteger com senha – esta opção permite que você defina uma senha.
- Definir data de expiração – esta opção desativa automaticamente o compartilhamento em um dia específico.
- Aviso ao destinatário – esta opção permite que você envie uma mensagem ao destinatário.
- Descompartilhar – esta opção é projetada para reverter o compartilhamento.
- Adicionar outro link – esta opção torna possível criar vários links públicos com diferentes direitos.
O compartilhamento interno também está disponível no Nextcloud.
Encripte Seus Documentos
Se lidar com informações confidenciais, você certamente achará esse recurso útil. A verdade é que o Nextcloud vem com um aplicativo de criptografia no lado do servidor. Quando você o ativa, todos os seus arquivos do Nextcloud são automaticamente criptografados no lado do servidor.
O aplicativo de criptografia usa seu login como a senha para sua chave de criptografia única, então você não precisa fazer nada. Apenas acesse sua instância do Nextcloud e gerencie seus documentos de escritório como de costume. Não se esqueça de que você pode alterar sua senha a qualquer momento.
Você pode ativar a criptografia no lado do servidor nas configurações de administração.
Editar e colaborar em documentos com o ONLYOFFICE
O Nextcloud se integra facilmente a algumas suítes de escritório, permitindo que você crie e edite documentos de escritório online. Uma das melhores soluções é o ONLYOFFICE Docs, um pacote de escritório de código aberto para edição e colaboração de documentos online. Quando integrado, o ONLYOFFICE Docs possibilita a edição de arquivos DOCX, XLSX, PPTX, CSV e TXT, bem como a visualização de PDFs.
Com esta suíte de escritório online, você pode colaborar com outros usuários do Nextcloud em tempo real. Para este fim, o ONLYOFFICE Docs fornece um conjunto completo de recursos de colaboração, incluindo dois modos de coedição (Rápido e Restrito), Controle de Versão e Histórico de Versão, Controlar Alterações, comentários, menções de usuários e comunicação através do chat integrado.
A colaboração de documentos em tempo real é até mesmo possível entre várias instâncias federadas do Nextcloud que estão conectadas a um único Servidor de Documentos ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Leia este guia para descobrir como integrar o ONLYOFFICE Docs com o Nextcloud.
Crie e Preencha Formulários Online
Além de documentos de texto tradicionais, planilhas e apresentações, o ONLYOFFICE Docs também permite que você trabalhe com formulários preenchíveis. Em outras palavras, você pode criar, editar e colaborar em documentos com campos preenchíveis. Esses campos podem ser de diferentes tipos. Por exemplo, campos de texto, botões de rádio, listas suspensas, caixas de seleção, caixas combinadas e imagens.
Ao criar um formulário preenchível, você pode adicionar quantos campos forem necessários e ajustar suas propriedades. O ONLYOFFICE Docs trabalha com o formato DOCXF, seu próprio formato para modelos de formulários. Portanto, ao criar um formulário, você cria um arquivo DOCX que pode ser editado e até compartilhado com outros para fins colaborativos.
Quando o seu formulário DOCXF estiver pronto, você pode salvá-lo como OFORM. Esta é outra extensão de arquivo desenvolvida pela equipe do ONLYOFFICE. Este formato é usado para formulários preenchíveis prontos para uso. A principal peculiaridade do OFORM é que tal arquivo não pode ser editado, exceto para inserir dados nos campos.
Quando você abrir um arquivo OFORM, não verá nenhuma ferramenta de edição. Você poderá navegar pelos campos existentes e inserir os dados necessários. Quando o arquivo OFORM estiver completo, você poderá salvá-lo como PDF e baixá-lo diretamente da interface do editor.
Aproveite as Permissões de Compartilhamento Adicionais
Além das permissões padrão de compartilhamento de arquivos, o ONLYOFFICE Docs oferece um conjunto de direitos de acesso avançados que você pode usar ao compartilhar um arquivo de escritório com outros usuários:
- Com Acesso Total, você pode fazer o que quiser.
- Com Somente Visualização, você pode abrir o arquivo para visualização, mas a edição é proibida.
- Com Comentários, você pode visualizar o arquivo e deixar comentários sobre ele.
- Com Revisão, você pode usar o modo de controlar alterações.
- Com Filtro Personalizado, outros usuários não poderão alterar o filtro estabelecido ao editar a planilha compartilhada.
O Nextcloud permite que você compartilhe arquivos de escritório arrastando e soltando no Talk. Todos os participantes do chat terão acesso ao arquivo compartilhado.
Converta Documentos de Escritório para os Formatos OOXML
O ONLYOFFICE Docs também vem com recursos de conversão. Portanto, se você tiver documentos de escritório que não sejam OOXML, poderá convertê-los com um clique. A lista de formatos compatíveis para conversão é realmente longa e inclui DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Sem a conversão para o OOXML, você só pode abrir esses arquivos para visualização. Se deseja converter um arquivo não-OOXML, clique com o botão direito sobre ele e selecione a opção Converter com o ONLYOFFICE. Depois disso, você poderá abri-lo e editá-lo sem limitações.
Proteja Seus Documentos
Quando se trata de proteção de documentos, o ONLYOFFICEN Docs tem algumas características realmente interessantes. A maneira mais fácil de impedir o acesso não autorizado ao seu documento é definir uma senha forte. Quando você abre o documento, precisará inserir a senha todas as vezes. Isso é muito útil se houver o risco de alguém acessar seu dispositivo quando você estiver temporariamente ausente.
Outra característica de segurança é a capacidade de adicionar marcas d’água. O ONLYOFFICE Docs permite que você adicione uma marca d’água de texto ou use uma imagem para proteger seus arquivos de escritório. Nas configurações do ONLYOFFICE, você também pode decidir se deseja que as marcas d’água sejam exibidas ao compartilhar os arquivos com Visualização Segura.
Para usuários avançados, há algo mais sofisticado. O ONLYOFFICE Docs utiliza o Token de Web Jason (JWT), então você pode habilitar essa tecnologia e configurar seu token para fornecer o mais alto nível de segurança. Leia a documentação oficial se desejar saber mais sobre JWT no ONLYOFFICE Docs.
Como você pode ver, Nextcloud é uma excelente plataforma para gestão de documentos e compartilhamento de arquivos. No entanto, ela se torna muito mais poderosa quando integrada com ONLYOFFICE Docs. A solução combinada pode realizar todas as tarefas de escritório e permite que você crie um ambiente colaborativo seguro em sua máquina local.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/