Nextcloud é uma plataforma de colaboração de conteúdo de código aberto que possibilita a criação de armazenamento de arquivos seguro com recursos de compartilhamento e sincronização. Não é exagero dizer que o Nextcloud é uma solução ideal para gerenciamento de arquivos, pois essa plataforma permite que você compartilhe arquivos e pastas em seu computador e os sincronize instantaneamente com seu servidor Nextcloud.
No entanto, o Nextcloud não é bom apenas para fotos e arquivos multimídia. Essa plataforma tem muito a oferecer quando se trata de documentos de escritório. Este artigo irá ensiná-lo a trabalhar com documentos em sua instância do Nextcloud.
Organize um Armazenamento em Nuvem Centralizado
Com o Nextcloud, você pode criar um ambiente de armazenamento conveniente onde pode manter e gerenciar todos os seus documentos de texto, planilhas e apresentações. Você pode fazer upload manualmente ou importar arquivos de escritório de armazenamento de terceiros instalando os aplicativos correspondentes na loja de aplicativos integrada.
Por exemplo, é possível integrar o Dropbox, OneDrive e Google Drive. Assim, você pode importar seus documentos de escritório e outros dados para o armazenamento do Nextcloud.
Gerencie Documentos com Facilidade
O Nextcloud permite que você gerencie documentos de diferentes maneiras. Você pode criar pastas e subpastas para manter documentos de tipos diferentes separados. Por exemplo, você pode criar uma pasta para apresentações e outra para planilhas. Além disso, você pode facilmente renomear, copiar ou mover arquivos de escritório escolhendo a opção necessária no menu de contexto ao clicar com o botão direito neles.
Para acessar rapidamente os documentos necessários, você pode marcá-los como favoritos. Quando precisar trabalhar com eles, basta clicar no ícone Favoritos no painel do lado esquerdo e você verá todos os documentos disponíveis com esse status.
Outra funcionalidade útil é a capacidade de atribuir tags. Se desejar criar uma tag, tudo o que precisa fazer é abrir um arquivo via visualização Detalhes no menu de contexto. Em seguida, digite o que deseja usar como tag. Você pode atribuir várias tags a um único arquivo. Todas as tags são compartilhadas por todos os usuários em seu servidor Nextcloud.
Além disso, todos os usuários do Nextcloud podem deixar comentários. Você pode usar a visualização Detalhes para adicionar seus comentários a um documento ou ler os deixados por outros. Os comentários são visíveis para os usuários que têm acesso ao arquivo.
Acesse Seus Documentos do Desktop e do Celular
O Nextcloud tem suporte completo para WebDAV, então você pode facilmente conectar e sincronizar seus documentos do armazenamento Nextcloud por meio desse protocolo. Você pode conectar-se a dispositivos Linux, Windows e macOS, bem como a aplicativos móveis para Android e iOS.
Uma vez conectado, você pode sincronizar seu PC desktop ou smartphone com seu servidor Nextcloud. Isso é especialmente útil quando você está sempre em movimento e precisa acessar seus documentos de diferentes locais.
Compartilhe documentos com outros
O que torna o Nextcloud ótimo são suas capacidades de compartilhamento de arquivos seguro. Como usuário do Nextcloud, você pode compartilhar arquivos e até mesmo pastas com links públicos, outros usuários e grupos, círculos e conversas no Talk.
Ao compartilhar um documento, planilha ou apresentação, você pode permitir a edição do arquivo com as soluções de edição colaborativa do seu Nextcloud, como o ONLYOFFICE.
Opções adicionais de compartilhamento para arquivos de escritório são:
- Ocultar download – esta opção remove o botão de download, tornando impossível baixar o arquivo.
- Proteção por senha – esta opção permite que você defina uma senha.
- Definir data de expiração – esta opção desativa automaticamente o compartilhamento em um dia fixo.
- Observação para o destinatário – esta opção permite que você envie uma mensagem para o destinatário.
- Descompartilhar – esta opção é projetada para reverter o compartilhamento.
- Adicionar outro link – esta opção possibilita criar vários links públicos com diferentes direitos.
O compartilhamento interno também está disponível no Nextcloud.
Encripte seus documentos
Se lidar com informações confidenciais, você certamente achará útil essa funcionalidade. O fato é que o Nextcloud vem com um aplicativo de criptografia do lado do servidor. Quando você o ativa, todos os seus arquivos do Nextcloud são automaticamente criptografados no lado do servidor.
O aplicativo de criptografia usa seu login como a senha para sua chave de criptografia única, então você não precisa fazer nada. Apenas faça login em sua instância do Nextcloud e gerencie seus documentos de escritório como você costuma fazer. Não se esqueça de que você pode alterar sua senha a qualquer momento.
Você pode ativar a criptografia do lado do servidor nas configurações de administrador.
Editar e colaborar em documentos com ONLYOFFICE
O Nextcloud se integra facilmente com algumas suítes de escritório, permitindo que você crie e edite documentos de escritório online. Uma das melhores soluções é ONLYOFFICE Docs, um pacote de escritório de código aberto para edição e colaboração de documentos online. Quando integrado, ONLYOFFICE Docs torna possível editar arquivos DOCX, XLSX, PPTX, CSV e TXT, além de visualizar PDFs.
Com esta suíte de escritório online, você pode colaborar com outros usuários do Nextcloud em tempo real. Para esse fim, ONLYOFFICE Docs fornece um conjunto completo de recursos de colaboração, incluindo dois modos de coedição (Rápido e Estrito), Controle de Versão e Histórico de Versão, Controlar Alterações, comentários, menções de usuário e comunicação através do chat integrado.
A colaboração em tempo real de documentos é possível entre várias instâncias federadas do Nextcloud que estão conectadas a um único Servidor de Documentos do ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Leia este guia para descobrir como integrar o ONLYOFFICE Docs com o Nextcloud.
Crie e Preencha Formulários Online
Além de documentos de texto tradicionais, planilhas e apresentações, ONLYOFFICE Docs também permite que você trabalhe com formulários preenchíveis. Em outras palavras, você pode criar, editar e colaborar em documentos com campos preenchíveis. Esses campos podem ser de diferentes tipos. Por exemplo, campos de texto, botões de opção, listas suspensas, caixas de seleção, caixas de combinação e imagens.
Ao criar um formulário preenchível, você pode adicionar tantos campos quanto necessário e ajustar suas propriedades. ONLYOFFICE Docs trabalha com o DOCXF, seu próprio formato para modelos de formulários. Então, quando você cria um formulário, cria um arquivo DOCX que você pode editar e até compartilhar com outros para fins colaborativos.
Quando seu DOCXF formulário estiver pronto, você pode salvá-lo como OFORM. Este é outro extensão de arquivo desenvolvida pela equipe do ONLYOFFICE. Este formato é usado para formulários preenchíveis prontos para uso. A peculiaridade principal do OFORM é que tal arquivo não pode ser editado, exceto para inserir dados nos campos.
Ao abrir um arquivo OFORM, você não verá ferramentas de edição. Você poderá navegar pelos campos existentes e inserir os dados necessários. Quando o arquivo OFORM estiver concluído, você poderá salvá-lo como PDF e baixá-lo diretamente da interface do editor.
Aproveite as Permissões de Compartilhamento Adicionais
Além das permissões padrão de compartilhamento de arquivos, o ONLYOFFICE Docs oferece um conjunto de direitos de acesso avançados que você pode usar ao compartilhar um arquivo de escritório com outros usuários:
- Com Acesso Total, você pode fazer o que quiser.
- Com Apenas Visualização, você pode abrir o arquivo para visualização, mas a edição é proibida.
- Com Comentários, você pode visualizar o arquivo e deixar comentários sobre ele.
- Com Revisão, você pode usar o modo de Controlar Alterações.
- Com Filtro Personalizado, outros usuários não poderão alterar o filtro estabelecido ao editar a planilha compartilhada.
O Nextcloud permite que você compartilhe arquivos de escritório usando o arrastar e soltar no Talk. Todos os participantes do chat terão acesso ao arquivo compartilhado.
Converter Documentos de Escritório para os Formatos OOXML
O ONLYOFFICE Docs também vem com recursos de conversão. Portanto, se você tiver documentos de escritório que não sejam do tipo OOXML, poderá convertê-los com um clique. A lista de formatos compatíveis para conversão é realmente longa e inclui DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Sem a conversão para o OOXML, você só pode abrir esses arquivos para visualização. Se quiser converter um arquivo não-OOXML, clique com o botão direito nele e selecione a opção Converter com o ONLYOFFICE. Depois disso, você poderá abri-lo e editá-lo sem limitações.
Proteja Seus Documentos
Quando se trata de proteção de documentos, o ONLYOFFICE Docs possui alguns recursos realmente interessantes. A maneira mais fácil de evitar o acesso não autorizado ao seu documento é definir uma senha forte. Ao abrir o documento, você terá que inserir a senha toda vez. Isso é muito útil se houver o risco de alguém acessar seu dispositivo quando você estiver temporariamente longe dele.
Outro recurso de segurança é a capacidade de adicionar marcas d’água. O ONLYOFFICE Docs permite que você adicione uma marca d’água de texto ou use uma imagem para proteger seus arquivos de escritório. Nas configurações do ONLYOFFICE, você também pode decidir se deseja que as marcas d’água sejam exibidas ao compartilhar os arquivos com a Visualização Segura.
Para usuários avançados, há algo mais sofisticado. O ONLYOFFICE Docs utiliza o Token de Web Jason (JWT), então você pode habilitar essa tecnologia e configurar seu token para fornecer o mais alto nível de segurança. Leia a documentação oficial se quiser saber mais sobre JWT no ONLYOFFICE Docs.
Como você pode ver, Nextcloud é uma excelente plataforma para gerenciamento de documentos e compartilhamento de arquivos. No entanto, ela se torna muito mais poderosa quando integrada com ONLYOFFICE Docs. A solução combinada pode realizar todas as tarefas de escritório e permite que você crie um ambiente colaborativo seguro em sua máquina local.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/