Como criar formulários PDF preenchíveis no Linux com o ONLYOFFICE

O PDF (Formato de Documento Portátil) foi inventado há muitos anos pela Adobe. Atualmente, é o formato mais popular para compartilhar informações devido à facilidade de uso, segurança, confiabilidade e compatibilidade com todos os dispositivos que usamos diariamente.

Este formato garante que um arquivo não altere sua estrutura original sob nenhuma circunstância quando o abrimos em, por exemplo, computadores, tablets, smartphones, etc. Além disso, o PDF possibilita adicionar campos que outros usuários podem preencher com as informações necessárias.

[ Você também pode gostar: 8 Melhores Visualizadores de Documentos PDF para Sistemas Linux ]

Levando em consideração todas as vantagens mencionadas acima, vamos lhe dar algumas dicas sobre como criar formulários preenchíveis em formato PDF no Linux sem usar software da Adobe. Neste post, você aprenderá como criar um arquivo PDF preenchível com ONLYOFFICE.

Sobre os Formulários ONLYOFFICE

A partir da versão 7.0 da suíte de código aberto ONLYOFFICE, os usuários podem criar e editar formulários preenchíveis, também conhecidos como OFORMs. Essa funcionalidade foi projetada para facilitar o trabalho com documentos eletrônicos de vários tipos.

Permite que você crie, edite e coedite documentos com campos preenchíveis online ou localmente no seu PC ou laptop e os envie para outros usuários para que eles possam preencher os campos posteriormente. Dessa forma, você pode economizar algum tempo ao criar documentos padrão otimizando o processo de fluxo de trabalho de documentos eletrônicos.

[ Você também pode gostar: 13 Alternativas mais usadas ao Microsoft Office para Linux ]

OFORMs são baseados nos controles de conteúdo tradicionais que você pode encontrar no Microsoft Office e oferecem a flexibilidade dos formulários da Adobe. No entanto, os formulários ONLYOFFICE vêm com propriedades de campo mais avançadas, o que implica um maior grau de personalização.

Após essa breve introdução, vamos passar da teoria para a prática.

Passo 1: Obtenha os Editores de Desktop ONLYOFFICE

A maneira mais fácil de começar a criar e editar formulários preenchíveis no Linux é instalando os Editores de Desktop ONLYOFFICE. Esta suíte de escritório gratuita roda em quase todas as distribuições do Linux e também pode ser usada para editar documentos de texto, planilhas e apresentações.

Se você tiver um servidor Linux, pode ser uma boa ideia instalar o ONLYOFFICE Docs, uma suíte de escritório online que pode ser integrada a vários plataformas de compartilhamento de arquivos e serviços de DMS, como Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo, etc.

Tanto o ONLYOFFICE Desktop Editors quanto o ONLYOFFICE são baseados na mesma engine e oferecem a mesma interface de usuário, então criar formulários PDF preenchíveis offline não é diferente do procedimento online.

Passo 2: Criar um Modelo de Formulário no ONLYOFFICE

Depois de lançar o ONLYOFFICE Desktop Editors, você precisa criar um modelo de formulário. Você pode fazê-lo do zero clicando em Modelo de formulário. Neste caso, um novo arquivo .docxf será aberto no editor de texto. Este formato é usado no ONLYOFFICE para criar modelos de formulários preenchíveis.

Outra opção disponível é escolher um documento .docx existente. Clique em Abrir arquivo local e selecione o arquivo necessário no disco rígido do seu computador ou laptop. O arquivo será automaticamente convertido para .docxf.

Além disso, você pode baixar um modelo de formulário da biblioteca ONLYOFFICE. Todos os modelos estão disponíveis gratuitamente, então você pode escolher o que você precisa.

Depois de criar um modelo de formulário, você está pronto para prosseguir com a edição.

Passo 3: Adicionar os Campos do Formulário e Ajustar Propriedades

Insira o texto necessário e formate-o como desejar. Quando terminar o processo de edição, é hora de adicionar alguns campos que outros usuários poderão preencher posteriormente. Você pode acessar vários tipos de campos na guia Formulários na barra de ferramentas superior.

No momento, você pode adicionar:

• Campo de texto, um campo que exibe texto ou linhas de texto;
• Caixa de combinação, um campo que combina as características de um campo de texto e uma lista suspensa;
• Lista suspensa, um campo que exibe uma lista de opções disponíveis;
• Caixa de seleção, um campo que indica se uma opção está selecionada;
• Botão de opção, um campo que permite selecionar de um conjunto de opções mutuamente exclusivas;
• Imagem é um campo que permite a um usuário inserir uma imagem.

Cada campo tem algumas propriedades que você pode ajustar de forma flexível, dependendo de suas necessidades. Para todos os tipos de campo, você pode especificar:

• Local reservado, uma caixa que contém o título de um campo;
• Dica, uma nota que ajuda os usuários a saber o que precisam fazer, por exemplo, inserir uma imagem, escolher uma opção, inserir texto, etc.

Além disso, você pode alterar as cores da borda e do fundo, bem como marcar os campos como obrigatórios. Em campos de texto, você também pode definir um limite de caracteres ou adicionar um conjunto de caracteres.

Garanta que você tenha adicionado todos os campos necessários em seu documento e ajustado suas propriedades.

Etapa 4: Visualizar o Formulário

Para ver a revisão final do seu formulário, abra a guia Formulário e clique em Visualizar Formulário. Esta opção permite que você veja o formulário da mesma maneira que outros usuários o verão.

No modo Visualização, você não pode editar o arquivo, mas pode preencher os campos. Isso é o que outros usuários poderão fazer quando você compartilhar o formulário PDF preenchível com eles.

Se notar erros ou algo que precisa ser editado, clique novamente em Visualizar Formulário para voltar ao modo de edição.

Etapa 4: Salvar o Formulário como um PDF

O último passo é salvar o arquivo .docxf como um PDF. Por padrão, você pode salvar seu documento como um arquivo .oform. Este formato é projetado para formulários prontos para uso. Documentos Oform podem ser facilmente compartilhados e preenchidos online.

Quando tudo estiver pronto, vá para a guia Arquivo e clique em Salvar como. Você terá a opção de escolher um formato da lista. Selecione PDF e salve o arquivo no disco rígido do seu PC ou laptop.

Parabéns! Você acabou de criar com sucesso um formulário PDF preenchível usando ONLYOFFICE Desktop Editors. Agora você pode compartilhar seu formulário com outros usuários. Eles podem abri-lo com qualquer editor de PDF ou até mesmo um navegador da web, preencher os campos necessários e salvar o formulário preenchido como um arquivo PDF.

Dessa forma, você pode criar qualquer documento que precisar, como contratos de vendas, acordos legais, formulários de admissão, questionários, relatórios financeiros, e assim por diante. Baixe a versão mais recente do ONLYOFFICE Desktop Editors para sua distribuição Linux no site oficial e crie formulários PDF preenchíveis com facilidade.