Hoe invulbare PDF-formulieren maken op Linux met ONLYOFFICE

PDF (Portable Document Format) werd vele jaren geleden uitgevonden door Adobe. Het is momenteel het meest populaire formaat voor het delen van informatie vanwege zijn gebruiksgemak, beveiliging, betrouwbaarheid en compatibiliteit met alle apparaten die we dagelijks gebruiken.

Dit formaat zorgt ervoor dat een bestand zijn oorspronkelijke structuur onder geen enkele omstandigheid wijzigt wanneer we het openen op bijvoorbeeld computers, tablets, smartphones, enz. Bovendien maakt PDF het mogelijk om velden toe te voegen die andere gebruikers kunnen invullen met de vereiste informatie.

[ U vindt dit misschien ook leuk: 8 Beste PDF-documentkijkers voor Linux-systemen ]

Met alle bovengenoemde voordelen in gedachten, gaan we u enkele tips geven over hoe u invulbare formulieren in PDF-formaat kunt maken op Linux zonder Adobe-software te gebruiken. In deze post leert u hoe u een invulbaar PDF-bestand kunt maken met ONLYOFFICE.

Over ONLYOFFICE Forms

Vanaf versie 7.0 van de open-source ONLYOFFICE suite kunnen gebruikers invulbare formulieren, ook bekend als OFORMs, maken en bewerken. Deze functionaliteit is ontworpen om het werken met elektronische documenten van verschillende types gemakkelijker te maken.

Het stelt je in staat om documenten met invulvelden online of lokaal op je pc of laptop te maken, bewerken en samen te bewerken en ze naar andere gebruikers te sturen zodat ze de velden later kunnen invullen. Op deze manier kun je tijd besparen bij het maken van standaarddocumenten door het proces van elektronische documentworkflow te optimaliseren.

[ Misschien vind je dit ook leuk: 13 Meest Gebruikte Alternatieven voor Microsoft Office voor Linux ]

OFORMs zijn gebaseerd op de traditionele inhoudsbesturingselementen die je kunt vinden in Microsoft Office en bieden de flexibiliteit van Adobe-formulieren. Echter, ONLYOFFICE-formulieren komen met meer geavanceerde veld-eigenschappen, wat een hogere mate van aanpassing impliceert.

Na deze korte introductie, laten we van theorie overgaan naar praktijk.

Stap 1: Haal ONLYOFFICE Desktop Editors

De makkelijkste manier om invulbare formulieren op Linux te maken en bewerken is door ONLYOFFICE Desktop Editors te installeren. Deze gratis kantoorsuite draait op bijna elke Linux-distributie en kan ook worden gebruikt voor het bewerken van tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties.

Als je een Linux-server hebt, kan het een goed idee zijn om ONLYOFFICE Docs te installeren, een online kantoorpakket dat geïntegreerd kan worden met verschillende bestandsdelingsplatforms en DMS-services, zoals Nextcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo, enz.

Zowel ONLYOFFICE Desktop Editors als ONLYOFFICE zijn gebaseerd op dezelfde engine en bieden dezelfde gebruikersinterface, dus het maken van invulbare PDF-formulieren offline is niet anders dan de online procedure.

Stap 2: Maak een formuliersjabloon in ONLYOFFICE

Na het starten van ONLYOFFICE Desktop Editors, moet je een formuliersjabloon maken. Je kunt dit doen door helemaal opnieuw te beginnen door op het Formulier-sjabloon te klikken. In dat geval wordt er een nieuw .docxf-bestand geopend in de teksteditor. Dit formaat wordt gebruikt in ONLYOFFICE om invulbare formuliersjablonen te maken.

Een andere beschikbare optie is om een bestaand .docx-document te kiezen. Klik op Lokaal bestand openen en selecteer het benodigde bestand op de harde schijf van je computer of laptop. Het bestand wordt automatisch geconverteerd naar .docxf.

Bovendien kun je een formuliersjabloon downloaden uit de ONLYOFFICE-bibliotheek. Alle sjablonen zijn gratis beschikbaar, dus je kunt degene kiezen die je nodig hebt.

Zodra je een formuliersjabloon hebt gemaakt, ben je klaar om verder te gaan met bewerken.

Stap 3: Voeg de formulievelden toe en pas de eigenschappen aan

Voer de vereiste tekst in en formatteer deze zoals je wilt. Wanneer je het bewerkingsproces hebt voltooid, is het tijd om enkele velden toe te voegen die andere gebruikers later kunnen invullen. Je hebt toegang tot verschillende soorten velden op het tabblad Formulieren in de bovenste werkbalk.

Op dit moment kun je het volgende toevoegen:

• Tekstveld, een veld dat tekst of tekstregels weergeeft;
• Keuzelijst, een veld dat de kenmerken van een tekstveld en een keuzelijst combineert;
• Keuzelijst met neerklapmenu, een veld dat een lijst met beschikbare opties weergeeft;
• Aankruisvakje, een veld dat aangeeft of een optie is geselecteerd;
• Radioknop, een veld dat het mogelijk maakt om te kiezen uit een set van onderling uitsluitende opties;
• Afbeelding is een veld waarmee een gebruiker een afbeelding kan invoegen.

Elk veld heeft enkele eigenschappen die u flexibel kunt aanpassen afhankelijk van uw behoeften. Voor alle veldtypen kunt u het volgende specificeren:

• Plaatsaanduiding, een vak dat de titel van een veld vasthoudt;
• Tip, een opmerking die gebruikers helpt te weten wat ze moeten doen, bijvoorbeeld een afbeelding invoegen, een optie kiezen, tekst invoeren, enz.

Bovendien kunt u de rand- en achtergrondkleuren wijzigen en velden als vereist markeren. In tekstvelden kunt u ook een limiet van tekens instellen of een combinatie van tekens toevoegen.

Zorg ervoor dat u alle vereiste velden aan uw document hebt toegevoegd en hun eigenschappen hebt aangepast.

Stap 4: Voorbeeld van het formulier

Om de definitieve versie van uw formulier te zien, opent u het Formulier-tabblad en klikt u op Bekijk formulier. Met deze optie kunt u het formulier zien zoals andere gebruikers het zullen zien.

In de Voorbeeld-modus kunt u het bestand niet bewerken, maar kunt u de velden invullen. Dit is wat andere gebruikers kunnen doen wanneer u het invulbare PDF-formulier met hen deelt.

Als u fouten opmerkt of iets ziet dat moet worden bewerkt, klikt u opnieuw op Bekijk formulier om terug te keren naar de bewerkingsmodus.

Stap 4: Sla het formulier op als een PDF

De laatste stap is het opslaan van het .docxf bestand als een PDF. Standaard kunt u uw document opslaan als een .oform bestand. Dit formaat is ontworpen voor gebruiksklare formulieren. Oform documenten kunnen eenvoudig worden gedeeld en online worden ingevuld.

Wanneer alles gereed is, ga naar het Bestand tabblad en klik op Opslaan als. U wordt gevraagd om een formaat te kiezen uit de lijst. Selecteer PDF en sla het bestand op op de harde schijf van uw pc of laptop.

Gefeliciteerd! U heeft zojuist succesvol een invulbaar PDF-formulier gemaakt met ONLYOFFICE Desktop Editors. Nu kunt u uw formulier delen met andere gebruikers. Ze kunnen het openen met elke PDF-editor of zelfs een webbrowser, de vereiste velden invullen en het voltooide formulier opslaan als een PDF-bestand.

Op deze manier kunt u elk document maken dat u nodig heeft, bijvoorbeeld verkoopcontracten, juridische overeenkomsten, toelatingsformulieren, vragenlijsten, financiële rapporten, enzovoort. Download de nieuwste versie van ONLYOFFICE Desktop Editors voor uw Linux distributie van de officiële website en maak moeiteloos invulbare PDF-formulieren.