GDPR Compliance Checklist – Audit Requirements Explained. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft tot doel de privacy van EU-burgers te beschermen. Daarom moet elk bedrijf dat de Europese Unie bedient, voldoen aan de AVG vereisten. Primair is het een wettelijk kader gecreëerd om EU-burgers te beschermen en hen controle te geven over hun online gegevens.
Dus, de AVG-regels voorkomen dat organisaties gebruikersinformatie verkrijgen zonder toestemming. U moet toestemming van de gebruiker verkrijgen om hun gegevens te verzamelen en te gebruiken. Bovenal heeft de AVG tot doel volledige privacybescherming te bieden en burgers te laten kiezen wie hun gegevens mag verzamelen, analyseren en gebruiken.
Dit artikel bespreekt de AVG compliance vereisten die organisaties moeten halen om certificering te verkrijgen.
Zullen we beginnen met de GDPR Compliance Checklist – Audit Requirements Explained?
Ook lezen SOX Compliance Checklist – Audit Requirements Explained (Best Practice)
Wie is de GDPR van toepassing op?
Ten eerste is de GDPR ontworpen om burgers binnen de Europese Unie (EU) en het Verenigd Koninkrijk te beschermen. Daarom moet elke organisatie die binnen deze regio’s opereert, voldoen aan de vereisten. Bovendien zijn bedrijven buiten de EU en het VK ook verplicht tot naleving van de GDPR, als ze gegevens uit deze regio’s verwerken. Bijvoorbeeld, een in de VS gevestigd bedrijf dat gegevens uit de EU en het VK verwerkt, moet voldoen aan de GDPR.
Het is het beste op te merken dat sommige GDPR-vereisten niet van toepassing kunnen zijn als gegevensverwerking niet een kernonderdeel van uw bedrijf is. Kort gezegd, u hoeft geen Gegevensbeschermingsfunctionaris (DPO) aan te stellen als u geen gegevensverwerking uitvoert.
10 GDPR-nalevingsvereisten
Welnu, met GDPR Compliance Checklist – Auditvereisten, zult u moeten weten dat de GDPR tien vereisten heeft die organisaties moeten in acht nemen om te voldoen. Dit zijn:
1. Eerlijke, transparante en wettelijke gegevensverwerking
Bovenal vereist de GDPR dat organisaties wettige redenen documenteren bij het verwerken van gebruikersgegevens. Eerst moet u individuen informeren over het verzamelen van persoonlijke gegevens. Vervolgens moet u geldige redenen geven waarom uw organisatie persoonlijke gegevens verzamelt en verwerkt. Daarna moet alle gegevensverwerking zijn gebaseerd op een legitiem doel.
Alles overwogen moet uw organisatie de specifieke periode voor gegevensopslag specificeren. Ook moet u hen op de hoogte stellen wanneer er wijzigingen zijn in uw gegevensverzamelings- of verwerkingsprocessen.
2. Beoordeling van het beleid inzake gegevensbescherming
Om te voldoen aan de GDPR, moet u een beleid inzake gegevensbescherming implementeren. Als u al een beleid inzake gegevensbescherming heeft, moet u dit regelmatig beoordelen en up-to-date houden. Als gevolg hiervan moet uw beleid inzake gegevensbescherming informatieprivacy bieden door ontwerp. Alle geïmplementeerde technische en organisatorische maatregelen moeten gegevens nalevingsmaatregelen integreren.
3. Voer een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit
volgende vereiste van de GDPR Compliance Checklist – Auditvereisten is voor organisaties die uiterst gevoelige gegevens verwerken, moet een data protection impact assessment (DPIA) uitvoeren. DPIA onderzoekt de mogelijke impact van de gegevensverwerkingsactiviteiten van uw organisatie op de gebruikers.
A DPIA is a cybersecurity risk assessment process, that helps your organization identify and minimize data protection risks. It is mandatory when you introduce changes in the data processing process. The DPIA also ensures you do not violate the users’ data protection rights.
4. Implementeer Juiste Data Security Maatregelen
Tegelijkertijd vereist GDPR dat organisaties passende gegevensbeveiligingsmaatregelen implementeren. U moet geschikte cyberbeveiligingshulpmiddelen en maatregelen implementeren om te voorkomen dat ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot gegevens. Bij voorkeur moet u netwerk- en gegevensbeveiligingshulpmiddelen, toegangscontroles en tools voor risicobeheer voor insiders implementeren.
Gegevensbeveiligingshulpmiddelen omvatten gegevensback-ups, antivirus,Systemen voor gegevensverliespreventie (DLP), en gegevensversleuteling en tokenisatie. Bovendien kunt u uw bedrijfsnetwerk beveiligen met VPN, firewalls en gelaagde netwerkbeveiliging. Een essentiële stap is het implementeren van realtime netwerkmonitoring om eventuele abnormale activiteiten binnen uw netwerk te helpen detecteren.
Toegangscontroles zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot gegevens. Afhankelijk van de aard van uw organisatie kunt u toegang met de minste rechten implementeren, multifactor-authenticatie, en identiteit en toegangsbeheer. Om interne bedreigingen te minimaliseren, kunt u werknemers monitoren en analyses van gebruikersgedrag implementeren.
5. Implementeer Privacyrechten van Gebruikers
Evenzo biedt de GDPR gebruikers verschillende privacyrechten om ervoor te zorgen dat ze controle hebben over hun gegevens. In essentie zijn er acht rechten die uw organisatie aan gegevensgebruikers moet verlenen. Deze omvatten:
Recht op informatie
Informeer individuen over het type gegevens dat u verzamelt en hoe u het gebruikt. Ook moet u hen informeren over hoe u de gegevens nodig heeft en of deze worden gedeeld met derden.
Recht op toegang
Overduidelijk vereist de GDPR dat organisaties gebruikers toegang verlenen tot gegevens. Iedereen kan zonder meer een verzoek tot inzage in gegevens (DSAR) indienen, wat organisaties verplicht om kopieën van gegevens aan betrokken personen te verstrekken. Deze gegevens moeten binnen een maand na het verzoek worden verstrekt, tenzij er uitzonderingen zijn.
Recht op Rectificatie
De organisatie moet gebruikersgegevens corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn. Gebruikers kunnen de organisaties verzoeken om correcties aan te brengen.
Recht op Vergetelheid
A data subject can request the organization to erase data, if it’s no longer necessary or unlawfully processed. Being that, the organization grants this right, provided it’s based on factual grounds.
Recht om Bezwaar te maken
Gebruikers hebben het recht om bezwaar te maken tegen het verzamelen en verwerken van gegevens, ongeacht of dit voor een legitiem doel is. Dit is tenzij de organisatie een geldige reden geeft die de rechten en vrijheden van de gebruiker overstijgt.
Recht op Gegevensoverdraagbaarheid
Als individuen persoonsgegevens aan gegevensbeheerders verstrekken via toestemming, hebben ze het recht om hun gegevens te verkrijgen en opnieuw te gebruiken.
Recht op Beperking van Verwerking
Grosso modo heeft het individu het recht om de verwerking te beperken wanneer ze het project niet langer gebruiken. Dit is van toepassing wanneer de organisatie de gegevens moet gebruiken voor een juridische claim.
Rechten met betrekking tot Besluitvorming
GDPR stelt strenge regels op voor gevallen waarin gegevens automatisch worden verwerkt voor besluitvorming zonder menselijke tussenkomst. Individuen hebben het recht om de verwerking aan te vechten en een herziening van de verwerking te vragen als ze geloven dat de organisatie de regels niet volgt.
6. Documenteer uw GDPR-conformiteit
Het onderhouden van juiste documentatie is cruciaal voor GDPR conformiteit. Laat autoriteiten zien dat alle gegevens legaal worden verwerkt binnen de regels. U kunt een GDPR-dagboekkaart bijhouden waarop staat dat uw organisatie’s gegevensstroomproces voldoet aan de gestelde regels.
7. Benoem een gegevensbeschermingsfunctionaris
A data protection officer (DPO) is a person or entity contracted to oversee compliance and stay in touch with any data breach risks. The DPO can be an in house employee or an outsourced third party who understands GDPR data protection requirements.
A data protection officer is mandatory if the organization is a public body or an authority. Also, organizations that perform large scale data processing or that handle special data should have a data protection officer.
De taken van de DPO omvatten:
- Toezicht houden op gegevensverwerkingsprocedures.
- Optreden als tussenpersoon tussen de organisatie en GDPR-toezichthouders.
- De organisatie adviseren over de beste GDPR-conformiteitspraktijken.
- Het leveren van nauwkeurige impactbeoordelingen voor gegevensbescherming.
Vanwege de aard van de taak, moet de DPO goed begrijpen hoe de GDPR-wetgeving en beste praktijken werken.
8. Meld gegevensinbreuken
Bovendien vereist de GDPR dat gegevensinbreuken direct worden gemeld. Zowel verwerkers als bestuurders moeten gegevensinbreuken binnen 72 uur na ontdekking melden. Dit is echter niet verplicht als het incident geen schade toebrengt aan de rechten en vrijheden van gebruikers. De gegevensverwerker moet de gegevensbeheerder informeren, die vervolgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)moet informeren.
Vanaf nu moet u de AP een beschrijving geven van de aard van de gegevensbreuk. U moet ook informatie geven over het aantal betrokkenen en mogelijke gevolgen. In het document vermeld alle maatregelen die zijn genomen om de impact van de gegevensbreuk te beperken.
9. Medewerkersonderwijs
De GDPR vereist dat organisaties hun werknemers trainen in de vereisten en procedures voor gegevensbescherming om de risico’s van gegevenslekken te minimaliseren. Educeer alle werknemers over de privacy van persoonlijke gegevens, mogelijke cyberdreigingen en de gevolgen van non-compliance. In het trainingsprogramma benadrukt u het bewustzijn van gegevensverwerking. Bovendien moeten de trainingsmaterialen regelmatig worden bijgewerkt met relevante voorbeelden van cyberbeveiligingslekken.
10. Beoordeel regelmatig de risico’s van derden
Even belangrijk, de GDPR verwacht dat organisaties de veiligheidsrisico’s beoordelen die door derden worden veroorzaakt. De organisatie moet remediatiemechanismen implementeren om gegevenslekken te voorkomen als gevolg van samenwerking met derden.
Volgend op GDPR Compliance Checklist – Audit Requirements Explained, zullen we de principes van GDPR uitleggen.
Verbeter uw Active Directory Compliance en beveiliging & Azure AD
Probeer ons uit gratis, toegang tot alle functies. – Meer dan 200 AD-rapporttemplates beschikbaar. Pas eenvoudig uw eigen AD-rapporten aan.
Principes van GDPR
Het GDPR kent verschillende principes die de vele eisen samenvatten. Bijvoorbeeld, het legt principes vast voor het verwerken, opslaan en verwerken van persoonsgegevens. Er zijn zeven belangrijke principes van GDPR:
Wetmatigheid, eerlijkheid en transparantie
Alle verwerking van persoonsgegevens moet op eerlijke en wettige grondslag plaatsvinden. Bovendien moet het voor eigenaars transparant zijn hoe hun persoonsgegevens worden verzameld, gebruikt en verwerkt. Dit principe vereist ook dat informatie met betrekking tot persoonsgegevens toegankelijk is en in duidelijke, eenvoudige taal wordt weergegeven. Verder, bij het geven van toestemming door de gebruikers, moet de organisatie ook een wettelijke verplichting vervullen. Je mag geen informatie over de gegevens die je verzamelt achterhouden.
Doelmatigheidsbeperking
Het tweede GDPR-principe stelt grenzen aan de gegevensgebruiksactiviteiten. Dit betekent dat je alleen gegevens verwerkt voor de vastgestelde doelen, die worden gecommuniceerd via een privacyverklaring. Verwerk geen gegevens voor andere doelen dan de vermelde en moet je contact opnemen met de gegevenssubjecten voor toestemming.
Gegevensminimalisering
Verzamel alleen de kleinste hoeveelheid gegevens die nodig is voor uw doeleinden. Als u bijvoorbeeld contactinformatie van gebruikers nodig heeft zoals e-mail, moet u geen onnodige informatie vragen zoals fysieke locatie, telefoonnummers, enz., aangezien deze niet gerelateerd zijn aan het specifieke doel.
Nauwkeurigheid
Controleer altijd de nauwkeurigheid van de gegevens die u verzamelt en opslaat. Idealerwijs zou u eenauditproces moeten hebben om te controleren of de gegevens correct en compleet zijn.
Opslagbeperking
Stel en motiveer de hoeveelheid die u van plan bent om gebruikersgegevens vast te houden. Dit zorgt ervoor dat u deze niet langer dan nodig bewaart. Nadat de organisatie zijn behoeften heeft gedekt, moet het de gegevens onmiddellijk verwijderen. Indien de organisatie gegevens langer dan nodig moet bewaren, moet het een retentieperiode vaststellen en deze motiveren.
Integriteit en Vertrouwelijkheid (Beveiliging)
De GDPR vereist dat organisaties gebruikersgegevens op een zodanige manier verwerken dat het zekerheid en bescherming biedt. Idealiter moeten alle verwerkingsactiviteiten het beschermen tegen schade of vernietiging, onwettige verwerking en onbedoelde verlies. In wezen moet uw organisatie de beste maatregelen mogelijk nemen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen omvatten kwetsbaarheidsanalyse, gegevensversleuteling, het maken van back-ups op locaties buiten de site en meer.
Aansprakelijkheid
Dit beginsel betreft de verantwoordelijkheid van de organisatie bij het verwerken van gebruikersgegevens. Als gegevensverwerker moet u verantwoordelijk handelen bij het verwerken van persoonsgegevens in overeenstemming met de GDPR. Kort gezegd moet u zich inzetten voor het naleven van de verschillende vereisten en deze op de juiste wijze documenteren.
Hoe een GDPR-audit uit te voeren
Evenzo verschilt een GDPR-conformiteitsaudit per organisatie, afhankelijk van de aard van de persoonsgegevensaudit. Voordat een certificering wordt behaald, moet een organisatie audits uitvoeren om haar nalevingsniveaus te beoordelen. GDPR-audits richten zich sterk op cyberbeveiliging en gegevensgovernance. Met de GDPR Compliance Checklist – Auditvereisten zijn er stappen betrokken bij GDPR-auditing:
1. Maak een GDPR Audit Plan
De eerste stap richting GDPR-auditing is het maken van een auditplan. Kort gezegd is dit een reeks stapsgewijze, geschreven en uitvoerbare processen over wat tijdens de audit moet worden afgedekt. De organisatie moet zich bewust zijn van de gegevens die het in zijn hele levenscyclus bevat. Bovendien moet de classificatie van persoonsgegevens worden geverifieerd, afhankelijk van hoe u ze verzamelt en waar ze vandaan komen.
2. Controleer op GDPR-conformiteitsgaten
Nadat u een auditrapport heeft gemaakt, bekijk uw huidige GDPR-conformiteitsprogramma. U moet gegevensverwerkingsregisters, gegevensoverdrachtmechanismen, gebruikers DSAR-proces, privacyprincipes en beveiligingsmaatregelen beoordelen. In principe is dit een ontdekkingsfase om u in staat te stellen vast te stellen of de organisatie zich aan de GDPR-regels houdt.
Na het controleren van de naleving, moet de accountant een rapport opstellen dat de huidige processen en gebieden uiteenzet die niet overeenkomen met de GDPR-regels.
3. Herstel de nalevingsgaten
Zodra de auditors nalevingsgaten hebben geïdentificeerd, zou de organisatie een risicogebaseerde aanpak voor herstel moeten nemen. Controleer het rapport tegen de GDPR-vereisten en -principes en repareer eventuele niet-nalevende gebieden. Idealiter moet je beginnen met de gebieden met een hoog risico die schadelijke gevolgen kunnen hebben voor de organisatie.
4. Test de hersteleffortjes
Het laatste proces omvat het controleren of het herstelproces de nalevingsgaten wegneemt. Je moet testen of de systemen en processen van de organisatie voldoen aan de GDPR-vereisten. Test de geïmplementeerde processen en controles om ervoor te zorgen dat er geen gaten zijn. Zodra je dit proces hebt voltooid, voer een audit uit om ervoor te zorgen dat je organisatie aan alle vereisten voldoet.
Het is belangrijk op te merken dat het controleren op GDPR-naleving een voortdurend proces is. Je zou deze audits regelmatig moeten uitvoeren, vooral als je kernorganisatorische processen en systemen wijzigt.
Bedankt voor het lezen van GDPR Compliance Checklist – Auditvereisten uitgelegd. We zullen dit artikel afsluiten.
GDPR Compliance Checklist – Auditvereisten Uitgelegd Conclusie
Het voldoen aan de GDPR-vereisten is een uitdagend proces dat een zeer technisch team, een gekwalificeerde DPO en geïnformeerde werknemers vereist. Uw organisatie moet alle noodzakelijke gegevensbeschermingssystemen implementeren en ervoor zorgen dat het op een veilige en legitieme manier gebruikersgegevens verzamelt, opslaat en verwerkt.
Voor meer cybersecurity-tips zoals deze, lees onze blog!
Source:
https://infrasos.com/gdpr-compliance-checklist-audit-requirements-explained/