Nextcloudは、セキュアなファイル共有と同期機能を備えたオープンソースのコンテンツ コラボレーションプラットフォームです。Nextcloudはファイル管理の理想的な解決策であると言っても過言ではありません。このプラットフォームでは、コンピュータ上のファイルやフォルダを共有し、それらをNextcloudサーバーと即座に同期することができます。
ただし、Nextcloudは写真やマルチメディアファイルに限ったものではありません。このプラットフォームは、オフィス文書を扱う際にも多くの機能を提供しています。この記事では、Netxlcoudインスタンスで文書を操作する方法を説明します。
集中型クラウドストレージの整理
Nextcloudを使用すると、テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションなどのすべての文書を保管し管理する便利なストレージ環境を構築できます。これらを手動でアップロードするか、組み込みのアプリストアから対応するアプリをインストールしてサードパーティのストレージからオフィスファイルをインポートすることができます。
たとえば、Dropbox、OneDrive、Google Driveなどを統合することが可能です。したがって、オフィス文書やその他のデータをNetxcloudストレージにインポートすることができます。
簡単な文書管理
Nextcloudはさまざまな方法で文書を管理できます。異なるタイプの文書を別々に保管するためにフォルダーとサブフォルダーを作成できます。たとえば、プレゼンテーション用のフォルダーとスプレッドシート用のフォルダーを作成できます。また、オフィスファイルを右クリックしてコンテキストメニューから必要なオプションを選択することで、簡単にファイルの名前を変更したり、コピーしたり、移動したりできます。
必要な文書に迅速にアクセスするために、それらをお気に入りとしてマークすることができます。それらと作業する必要がある場合は、左側パネルのお気に入りアイコンをクリックするだけで、このステータスのすべての利用可能な文書が表示されます。
もう1つの便利な機能は、タグを割り当てる能力です。タグを作成したい場合は、コンテキストメニューの詳細ビューを開いてファイルを開きます。その後、タグとして使用するものを入力するだけです。単一のファイルに複数のタグを割り当てることができます。すべてのユーザーが Nextcloud サーバー上でタグを共有しています。
さらに、すべてのNextcloudユーザーはコメントを残すことができます。文書にコメントを追加したり、他のユーザーが残したコメントを読んだりするには詳細ビューを使用できます。コメントはファイルにアクセス権を持つユーザーに見えます。
デスクトップやモバイルから文書にアクセスする
Nextcloud はWebDAVの完全なサポートを提供しているため、このプロトコルを介して Nextcloud ストレージから文書に簡単に接続して同期することができます。Linux、Windows、macOS デバイス、Android および iOS 向けのモバイルアプリに接続することができます。
一度接続されると、デスクトップPCまたはスマートフォンをNextcloudサーバーと同期させることができます。これは、いつも移動中であり、異なる場所から文書にアクセスする必要がある場合に特に便利です。
他の人と文書を共有する
Nextcloudを優れたものにするのは、安全なファイル共有機能です。Nextcloudユーザーとして、ファイルやフォルダーを公開リンク、他のユーザーやグループ、サークル、Talk会話で共有できます。
文書、スプレッドシート、またはプレゼンテーションを共有する際には、ONLYOFFICEなどのNextcloudの共同編集ソリューションを使用してファイルの編集を許可できます。
オフィスファイルの追加の共有オプションには、次のものがあります：
- ダウンロードを非表示 – このオプションを選択すると、ファイルをダウンロードできなくなります。
- パスワードで保護 – このオプションを選択すると、パスワードを設定できます。
- 有効期限の設定 – このオプションを選択すると、指定された日に共有を自動的に無効にします。
- 受信者へのメモ – このオプションを選択すると、受信者にメッセージを送信できます。
- 共有の取り消し – このオプションは、共有を元に戻すために設計されています。
- 別のリンクの追加 – このオプションを選択すると、異なる権限を持つさまざまな公開リンクを作成できます。
Nextcloudでは内部共有も利用できます。
文書を暗号化します
もし機密情報を取り扱う場合、この機能は間違いなく役立ちます。実際、Nextcloudにはサーバーサイドの暗号化アプリが付属しています。有効にすると、Nextcloudのすべてのファイルは自動的にサーバーサイドで暗号化されます。
暗号化アプリは、あなたのログインをユニークな暗号化キーのパスワードとして使用しますので、何もする必要はありません。Nextcloudにログインして、通常通りオフィス文書を管理するだけです。いつでもパスワードを変更できることを忘れないでください。
管理設定でサーバーサイドの暗号化を有効にできます。
ONLYOFFICEで文書の編集と共同作業を行う
Nextcloudは、オフィススイートと簡単に統合され、オンラインでオフィス文書を作成および編集できます。そのうちの1つの最適な解決策は、ONLYOFFICE Docsです。これは、オンライン文書の編集と共同作業のためのオープンソースのオフィスパッケージです。統合されると、ONLYOFFICE Docsを使用して、DOCX、XLSX、PPTX、CSV、およびTXTファイルを編集し、PDFを表示できます。
このオンラインオフィススイートを使用すると、リアルタイムで他のNextcloudユーザーと協力することができます。この目的のために、ONLYOFFICE Docsは、2つの共同編集モード（高速および厳密）、バージョン管理とバージョン履歴、変更の追跡、コメント、ユーザーメンション、組み込みチャットを含む完全な共同作業機能を提供します。
リアルタイムの文書共同作業は、単一のONLYOFFICE Document Server（ONLYOFFICE Docs）に接続されたさまざまな連合Nextcloudインスタンス間でも可能です。
ONLYOFFICE DocsをNextcloudと統合する方法については、このガイドを参照してください。
オンラインフォームの作成と記入
従来のテキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションに加えて、ONLYOFFICE Docsでは記入可能なフォームで作業することもできます。言い換えれば、記入可能なフィールドを持つ文書を作成、編集、共同作業できます。これらのフィールドにはさまざまな種類があります。たとえば、テキストフィールド、ラジオボタン、ドロップダウンリスト、チェックボックス、コンボボックス、および画像です。
記入可能なフォームを作成する際には、必要な数のフィールドを追加し、それらのプロパティを調整できます。ONLYOFFICE Docsは、フォームテンプレート用の独自のフォーマットであるDOCXFで動作します。したがって、フォームを作成すると、編集して他の人と共同作業するために共有できるDOCXファイルが作成されます。
準備ができたDOCXFフォームを保存すると、OFORMとして保存できます。これは、ONLYOFFICEチームによって開発された別のファイル拡張子です。この形式は、フィールドにデータを入力する以外は編集できない準備ができた記入可能なフォームに使用されます。
OFORMファイルを開くと、編集ツールは表示されません。既存のフィールドをナビゲートして必要なデータを入力できます。OFORMファイルが完成すると、PDFとして保存し、エディターインターフェースから直接ダウンロードできます。
追加の共有権限を活用する
標準のファイル共有権限に加えて、ONLYOFFICE Docsは他のユーザーとオフィスファイルを共有する際に使用できる一連の高度なアクセス権を提供します：
- 完全アクセスでは、好きなことができます。
- 表示のみでは、ファイルを表示できますが、編集は禁止されています。
- コメント付きでは、ファイルを表示し、コメントを残すことができます。
- レビューでは、変更履歴モードを使用できます。
- カスタムフィルターでは、他のユーザーが共有されたスプレッドシートを編集する際に、確立されたフィルターを変更できません。
Nextcloudを使用して、Talkでドラッグアンドドロップを使ってオフィスファイルを共有できます。すべてのチャット参加者が共有ファイルにアクセスできます。
オフィスドキュメントをOOXML形式に変換する
ONLYOFFICE Docsには変換機能も付属しています。したがって、OOXML以外のオフィスドキュメントを持っている場合は、クリックするだけで変換できます。変換可能な形式のリストは本当に長く、DOC、DOCM、DOT、DOTX、EPUB、HTM、HTML、ODP、ODT、POT、POTM、POTX、PPS、PPSM、PPSX、PPT、PPTM、RTF、XLS、XLSM、XLT、XLTM、XLTXが含まれています。
OOXMLに変換せずに、そのようなファイルを開く場合は、表示専用で開くことができます。非OOXMLファイルを変換する場合は、右クリックして「ONLYOFFICEオプションで変換」を選択します。その後、制限なしで開くことができます。
文書を保護する
文書保護に関して、ONLYOFFICEN Docsにはいくつか興味深い機能があります。文書を不正アクセスから保護する最も簡単な方法は、強力なパスワードを設定することです。文書を開くときには、毎回パスワードを入力する必要があります。一時的にデバイスから離れているときに誰かがデバイスにアクセスできる可能性がある場合、これは非常に便利です。
もう1つのセキュリティ機能は、ウォーターマークを追加する能力です。ONLYOFFICE Docsを使用して、テキストウォーターマークを追加したり、画像を使用してオフィスファイルを保護したりできます。ONLYOFFICEの設定では、ファイルをセキュアビューで共有する際にウォーターマークを表示するかどうかも決定できます。
上級ユーザー向けに、さらに高度なものがあります。ONLYOFFICE DocsはJason Web Token（JWT）を使用しており、この技術を有効にしてトークンを構成することで、最高レベルのセキュリティを提供できます。ONLYOFFICE DocsのJWTについて知りたい場合は、公式ドキュメントを参照してください。
Netxcloud は文書管理やファイル共有に優れたプラットフォームです。しかし、ONLYOFFICE Docs と統合すると、さらに強力になります。この統合されたソリューションは、すべてのオフィスタスクを行うことができ、ローカルマシン上で安全な共同作業環境を作成することができます。
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/