ONLYOFFICEを使用してLinuxで記入可能なPDFフォームを作成する方法

PDF（Portable Document Format）は多年前にAdobeによって発明されました。現在、日常的に使用するすべてのデバイスとの互換性、使いやすさ、セキュリティ、信頼性の点で、情報を共有するための最も人気のある形式です。

この形式は、たとえばコンピュータ、タブレット、スマートフォンなどで開いたときに、ファイルがその元の構造を絶対に変更しないことを保証します。さらに、PDFを使用すると、他のユーザーが必要な情報を記入できるフィールドを追加することができます。

上記のすべての利点を考慮すると、Adobeソフトウェアを使用せずにLinux上でPDF形式の記入可能なフォームを作成する方法についてのいくつかのヒントを提供します。この記事では、ONLYOFFICEを使用して記入可能なPDFファイルを作成する方法を学びます。

ONLYOFFICE Formsについて

オープンソースのONLYOFFICEスイートのバージョン7.0から、ユーザーは記入可能なフォーム、またはOFORMsを作成および編集できるようになりました。この機能は、さまざまなタイプの電子文書で作業を容易にするために設計されています。

それにより、他のユーザーに後でフィールドに記入してもらうために、オンラインまたはローカルのPCやノートパソコンで文書を作成、編集、共同編集することができます。したがって、電子文書ワークフローのプロセスを最適化することで、標準文書の作成時に時間を節約できます。

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OFORMsは、Microsoft Officeで見つけることができる従来のコンテンツコントロールに基づいており、Adobeフォームの柔軟性を提供しています。ただし、ONLYOFFICEフォームにはより高度なフィールドプロパティが付属しており、これによりより高度なカスタマイズが可能になります。

この短い紹介の後、理論から実践に移りましょう。

ステップ1: ONLYOFFICE Desktop Editorsを入手する

Linuxで記入可能なフォームを作成および編集を開始する最も簡単な方法は、ONLYOFFICE Desktop Editorsをインストールすることです。この無料オフィススイートはほぼすべてのLinuxディストリビューションで動作し、テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーションの編集にも使用できます。

Linuxサーバーをお持ちの場合は、ONLYOFFICE Docsをインストールすることを検討してみてください。これは、様々なファイル共有プラットフォームやDMSサービス（Nexcloud、ownCloud、Seafile、SharePoint、Alfresco、Confluence、Chamiloなど）と統合できるオンラインオフィススイートです。

ONLYOFFICE Desktop EditorsとONLYOFFICEは、同じエンジンをベースにしており、同じユーザーインターフェースを提供しています。したがって、オフラインで記入可能なPDFフォームを作成する手順は、オンライン手順と同じです。

ステップ2：ONLYOFFICEでフォームテンプレートを作成します。

ONLYOFFICE Desktop Editorsを起動したら、フォームテンプレートを作成する必要があります。[フォーム] テンプレートをクリックして、ゼロから作成することができます。この場合、新しい .docxf ファイルがテキストエディターで開きます。この形式は、ONLYOFFICEで記入可能なフォームテンプレートを作成するために使用されます。

もう1つの利用可能なオプションは、既存の .docx ドキュメントを選択することです。[ローカルファイルを開く] をクリックし、コンピューターまたはラップトップのハードディスクドライブから必要なファイルを選択します。ファイルは自動的に .docxf に変換されます。

さらに、ONLYOFFICEライブラリからフォームテンプレートをダウンロードすることもできます。すべてのテンプレートは無料で利用可能ですので、必要なものを選択できます。

フォームテンプレートを作成したら、編集を進める準備が整いました。

ステップ 3: フォームフィールドを追加してプロパティを調整します。

必要なテキストを入力し、好みのように書式設定します。編集プロセスを終えたら、他のユーザーが後で記入できるようにいくつかのフィールドを追加する時がきました。トップツールバーの[フォーム] タブからさまざまなフィールドタイプにアクセスできます。

現時点では、次のものを追加できます:

テキストフィールド、テキストやテキスト行を表示するフィールド;
コンボボックス、テキストフィールドとドロップダウンリストの特性を組み合わせたフィールド;
ドロップダウンリスト、利用可能なオプションのリストを表示するフィールド;
チェックボックス、オプションが選択されているかどうかを示すフィールド;
ラジオボタンは、相互に排他的なオプションセットから選択できるフィールドです。
イメージは、ユーザーが画像を挿入できるフィールドです。

各フィールドには、必要に応じて柔軟に調整できるいくつかのプロパティがあります。すべてのフィールドタイプについて、以下を指定できます：

プレースホルダー、フィールドのタイトルを保持するボックス；
ヒント、ユーザーが行う必要があること（例：画像を挿入する、オプションを選択する、テキストを入力するなど）を知らせるメモ；

さらに、境界線や背景色を変更したり、フィールドを必須としてマークしたりすることもできます。インテキストフィールドでは、文字数の制限を設定したり、文字の組み合わせを追加したりすることもできます。

文書にすべての必須フィールドを追加し、それらのプロパティを調整していることを確認してください。

ステップ4：フォームのプレビュー

フォームの最終リビジョンを表示するには、フォームタブを開き、フォームを表示をクリックします。このオプションにより、他のユーザーがフォームを表示する方法と同じようにフォームを表示できます。

プレビューモードでは、ファイルを編集することはできませんが、フィールドに記入することはできます。これは、他のユーザーが記入可能なPDFフォームを共有するときにできることです。

間違いや編集が必要な箇所を見つけた場合は、再度フォームを表示をクリックして編集モードに戻ります。

ステップ4：フォームをPDFとして保存

最後のステップは、.docxf ファイルを PDF として保存することです。デフォルトでは、ドキュメントを .oform ファイルとして保存できます。このフォーマットは、すぐに使用できるフォーム向けに設計されています。Oform ドキュメントは簡単に共有でき、オンラインで記入できます。

すべてが準備できたら、ファイル タブに移動し、名前を付けて保存 をクリックします。リストからフォーマットを選択するよう求められます。PDF を選択し、ファイルを PC やノートパソコンのハードディスクドライブに保存します。

おめでとうございます！ONLYOFFICE Desktop Editors を使用して、完全に記入可能な PDF フォームを作成しました。これでフォームを他のユーザーと共有できます。他のユーザーは、PDF エディターまたはウェブブラウザーでそれを開き、必要なフィールドに記入して完了したフォームを PDF ファイルとして保存できます。

この方法で、販売契約、法的契約、入学フォーム、アンケート、財務報告書など、必要なドキュメントを作成できます。Linux ディストリビューション用の最新バージョンの ONLYOFFICE Desktop Editors を公式ウェブサイトからダウンロードし、簡単に記入可能な PDF フォームを作成してください。