Nextcloud è una piattaforma di collaborazione open-source che rende possibile creare archiviazione file sicura con funzionalità di condivisione e sincronizzazione. Non è esagerato dire che Nextcloud è una soluzione ideale per la gestione dei file, poiché questa piattaforma ti consente di condividere file e cartelle sul tuo computer e sincronizzarli istantaneamente con il tuo server Nextcloud.
Tuttavia, Nextcloud non è buono solo per foto e file multimediali. Questa piattaforma ha molto da offrire quando si tratta di documenti d’ufficio. Questo articolo ti insegnerà come lavorare con i documenti nella tua istanza di Nextcloud.
Organizza un archivio cloud centralizzato
Con Nextcloud, puoi creare un ambiente di archiviazione comodo in cui puoi conservare e gestire tutti i tuoi documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Puoi caricarli manualmente o importare file di office da archiviazioni di terze parti installando le app corrispondenti dallo store di app integrato.
Ad esempio, è possibile integrare Dropbox, OneDrive e Google Drive. Così, puoi importare i tuoi documenti d’ufficio e altri dati nell’archiviazione Netxcloud.
Gestisci i documenti con facilità
Nextcloud ti permette di gestire i documenti in modi diversi. Puoi creare cartelle e sottocartelle per tenere separati documenti di diversi tipi. Ad esempio, puoi creare una cartella per le presentazioni e una per i fogli di calcolo. Inoltre, puoi facilmente rinominare, copiare o spostare file di office scegliendo l’opzione richiesta dal menu contestuale quando fai clic destro su di essi.
Per accedere rapidamente ai documenti necessari, puoi contrassegnarli come preferiti. Quando hai bisogno di lavorare con essi, basta fare clic sull’icona Preferiti nel pannello laterale sinistro, e vedrai tutti i documenti disponibili con questo stato.
Un’altra caratteristica utile è la possibilità di assegnare tag. Se vuoi creare un tag, tutto ciò che devi fare è aprire un file tramite la vista Dettagli nel menu contestuale. Poi scrivi ciò che vuoi usare come tag. Puoi assegnare diversi tag a un singolo file. Tutti i tag sono condivisi da tutti gli utenti sul tuo server Nextcloud.
Inoltre, tutti gli utenti di Nextcloud possono lasciare commenti. Puoi utilizzare la vista Dettagli per aggiungere i tuoi commenti su un documento o leggere quelli lasciati da altri. I commenti sono visibili agli utenti che hanno accesso al file.
Accedi ai tuoi documenti da desktop e dispositivi mobili
Nextcloud offre pieno supporto per WebDAV, quindi puoi facilmente connetterti e sincronizzare i tuoi documenti dalla memoria di Nextcloud tramite questo protocollo. Puoi connetterti a dispositivi Linux, Windows e macOS, così come alle app mobili per Android e iOS.
Una volta connesso, puoi sincronizzare il tuo PC desktop o smartphone con il tuo server Nextcloud. Questo è particolarmente utile quando sei costantemente in movimento e hai bisogno di accedere ai tuoi documenti da diverse posizioni.
Condividi documenti con altri
Ciò che rende Nextcloud eccezionale sono le sue capacità di condivisione sicura dei file. Come utente di Nextcloud, puoi condividere file e persino cartelle con link pubblici, altri utenti e gruppi, cerchi e conversazioni Talk.
Quando condividi un documento, un foglio di calcolo o una presentazione, puoi consentire la modifica del file con le soluzioni di editing collaborativo di Nextcloud, come ONLYOFFICE.
Ulteriori opzioni di condivisione per i file di ufficio sono:
- Nascondi download – questa opzione rimuove il pulsante di download rendendo impossibile scaricare il file.
- Proteggi con password – questa opzione ti consente di impostare una password.
- Imposta data di scadenza – questa opzione disabilita automaticamente la condivisione in una data fissata.
- Nota per il destinatario – questa opzione ti consente di inviare un messaggio al destinatario.
- Annulla condivisione – questa opzione è progettata per annullare la condivisione.
- Aggiungi un altro link – questa opzione consente di creare vari link pubblici con diritti diversi.
La condivisione interna è anche disponibile in Nextcloud.
Proteggi i tuoi documenti
Se tratti informazioni confidenziali, troverai utile questa funzionalità. Il fatto è che Nextcloud include un’app di crittografia lato server. Quando la abiliti, tutti i tuoi file Nextcloud vengono automaticamente crittografati sul lato server.
L’app di crittografia utilizza il tuo login come password per la tua chiave di crittografia unica, quindi non devi fare nulla. Accedi semplicemente alla tua istanza Nextcloud e gestisci i tuoi documenti di lavoro come fai di solito. Non dimenticare che puoi cambiare la tua password in qualsiasi momento.
Puoi abilitare la crittografia lato server nelle impostazioni di amministrazione.
Modifica e collabora su documenti con ONLYOFFICE
Nextcloud si integra facilmente con alcune suite per ufficio che ti consentono di creare e modificare documenti di office online. Una delle migliori soluzioni è ONLYOFFICE Docs, un pacchetto per l’ufficio open source per la modifica e la collaborazione online sui documenti. Quando integrato, ONLYOFFICE Docs rende possibile modificare file DOCX, XLSX, PPTX, CSV e TXT e visualizzare PDF.
Con questa suite per ufficio online, sei autorizzato a collaborare con altri utenti Nextcloud in tempo reale. A questo scopo, ONLYOFFICE Docs fornisce un set completo di funzionalità collaborative, tra cui due modalità di co-modifica (Veloce e Rigorosa), Controllo Versione e Cronologia Versioni, Traccia Modifiche, commenti, menzioni utente e comunicazione tramite la chat integrata.
La collaborazione d Documenti in tempo reale è addirittura possibile tra varie istanze federate di Nextcloud collegate a un singolo server di documenti ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Leggere questo guide per scoprire come integrare ONLYOFFICE Docs con Nextcloud.
Creare e riempire moduli online
Oltre ai documenti di testo tradizionali, ai fogli di calcolo e alle presentazioni, ONLYOFFICE Docs consente anche di lavorare con moduli riempible. In altre parole, è possibile creare, modificare e collaborare su documenti con campi riempible. Questi campi possono essere di diversi tipi. Per esempio, campi di testo, pulsanti radio, elenchi a discesa, caselle di controllo, caselle di combinazione e immagini.
Quando si crea un modulo riempible, è possibile aggiungere quanti campi servono e personalizzare le loro proprietà. ONLYOFFICE Docs funziona con il formato DOCXF, suo formato per le modelli di modulo. Quindi, quando si crea un modulo, si crea un file DOCX che è possibile modificare e persino condividere con altri a scopo collaborativo.
Quando il tuo modulo DOCXF è pronto, puoi salvarlo come OFORM. Questa è un’altra estensione di file creata dalla squadra di ONLYOFFICE. Questo formato è utilizzato per moduli riempible pronti all’uso. La peculiarità principale dell’OFORM è che un file di questo tipo non può essere modificato tranne per inserire dati nei campi.
Quindi, quando apri un file OFORM, non vedrai alcuno strumento di modifica. Sarai in grado di navigare attraverso i campi esistenti e inserire i dati richiesti. Quando il file OFORM è completato, puoi salvarlo come PDF e scaricarlo direttamente dall’interfaccia dell’editor.
Utilizza le Autorizzazioni di Condivisione Aggiuntive
Oltre alle autorizzazioni standard di condivisione file, ONLYOFFICE Docs offre un insieme di diritti di accesso avanzati che puoi utilizzare durante la condivisione di un file di ufficio con altri utenti:
- Con Accesso Completo, puoi fare tutto ciò che desideri.
- Con Solo Visualizzazione, puoi aprire il file per la visualizzazione ma è vietata la modifica.
- Con Commento, puoi visualizzare il file e lasciare commenti su di esso.
- Con Revisione, sei in grado di utilizzare la modalità Modifica Tracciamenti.
- Con Filtro Personalizzato, gli altri utenti non saranno in grado di modificare il filtro stabilito durante la modifica del foglio di calcolo condiviso.
Nextcloud ti consente di condividere file di ufficio utilizzando il trascinamento e il rilascio in Talk. Tutti i partecipanti alla chat avranno accesso al file condiviso.
Converti Documenti di Office nei Formati OOXML
ONLYOFFICE Docs è dotato anche di funzionalità di conversione. Quindi, se hai documenti di Office diversi da OOXML, puoi convertirli con un clic. L’elenco dei formati compatibili per la conversione è davvero lungo e include DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Senza conversione in OOXML, puoi aprire tali file solo per visualizzarli. Se vuoi convertire un file non OOXML, fai clic con il tasto destro e seleziona l’opzione Converti con ONLYOFFICE. Dopo di che, sarai in grado di aprirlo e modificarlo senza limitazioni.
Proteggi i tuoi documenti
Quando si tratta di protezione dei documenti, ONLYOFFICEN Docs ha alcune funzionalità davvero interessanti. Il modo più semplice per impedire l’accesso non autorizzato al tuo documento è impostare una password sicura. Quando apri il documento, dovrai inserire la password ogni volta. Questo è molto utile se c’è il rischio che qualcuno possa accedere al tuo dispositivo quando sei temporaneamente lontano da esso.
Un’altra funzionalità di sicurezza è la possibilità di aggiungere filigrane. ONLYOFFICE Docs ti permette di aggiungere una filigrana di testo o utilizzare un’immagine per proteggere i tuoi file di ufficio. Nell’impostazione di ONLYOFFICE, puoi anche decidere se vuoi che le filigrane siano visualizzate durante la condivisione dei file con la visualizzazione sicura.
Per gli utenti avanzati, c’è qualcosa di più sofisticato. ONLYOFFICE Docs utilizza Jason Web Token (JWT), quindi puoi abilitare questa tecnologia e configurare il tuo token per fornire il più alto livello di sicurezza. Leggi la documentazione ufficiale se vuoi saperne di più su JWT in ONLYOFFICE Docs.
Come puoi vedere, Nextcloud è una piattaforma eccellente per la gestione dei documenti e la condivisione di file. Tuttavia, diventa molto più potente quando lo integri con ONLYOFFICE Docs. La soluzione combinata può gestire tutte le attività d’ufficio e ti consente di creare un ambiente collaborativo sicuro sul tuo computer locale.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/