Lista di controllo per la conformità al GDPR – Requisiti di audit spiegati. The Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) mira a salvaguardare la privacy dei cittadini dell’UE. Pertanto, qualsiasi azienda che serve il mercato dell’Unione Europea deve rispettare i requisiti del GDPR. Principalmente, si tratta di un quadro giuridico creato per proteggere i cittadini dell’UE e dar loro controllo sui propri dati online.
Quindi, le regole del GDPR impediscono alle organizzazioni di acquisire informazioni sugli utenti senza consenso. È necessario ottenere il permesso dell’utente per raccogliere e utilizzare i loro dati. In primo luogo, il GDPR mira a fornire una protezione completa della privacy e permettere ai cittadini di scegliere chi può raccogliere, analizzare e utilizzare i loro dati.
Questo articolo discute i requisiti di conformità al GDPR che le organizzazioni devono soddisfare per ottenere la certificazione.
Cominciamo con la Lista di controllo per la conformità al GDPR – Requisiti di audit spiegati?
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A chi si applica il GDPR?
In primo luogo, il GDPR è progettato per proteggere i cittadini all’interno dell’Unione Europea (UE) e del Regno Unito. Pertanto, qualsiasi organizzazione che opera in queste regioni deve essere conforme ai requisiti. Inoltre, anche le aziende al di fuori dell’UE e del Regno Unito sono tenute alla conformità con il GDPR, se elaborano dati provenienti dalle regioni. Ad esempio, un’azienda con sede negli Stati Uniti che elabora dati dall’UE e dal Regno Unito dovrebbe essere conforme al GDPR.
È opportuno notare che non tutti i requisiti del GDPR potrebbero non essere applicabili se l’elaborazione dei dati non è una parte fondamentale del tuo business. Fondamentalmente, non devi nominare un Data Protection Officer (DPO) se non effettui alcuna elaborazione dei dati.
10 requisiti di conformità al GDPR
Bene, con la lista di controllo di conformità al GDPR – Requisiti di audit, dovresti sapere che il GDPR ha dieci requisiti che le organizzazioni devono soddisfare per diventare conformi. Questi sono:
1. Elaborazione dei dati giusta, trasparente e legale
Soprattutto, il GDPR richiede alle organizzazioni di documentare le ragioni lecite quando trattano i dati degli utenti. Innanzitutto, dovresti informare gli individui sulla raccolta dei dati personali. Poi, fornire valide ragioni per cui la tua organizzazione raccoglie e elabora dati personali. Inoltre, ogni elaborazione dati deve essere basata su un scopo legittimo.
Tutto considerato, la tua organizzazione dovrebbe specificare il periodo specifico per la conservazione dei dati. Inoltre, dovresti notificarli ogni volta che ci sono cambiamenti nei tuoi processi di raccolta o elaborazione dati.
2. Rivedere le politiche di protezione dei dati
Per essere conformi al GDPR, devi implementare una politica di protezione dei dati. Se hai già una politica di protezione dei dati, dovresti rivederla regolarmente e tenerla aggiornata. Di conseguenza, la tua politica di protezione dei dati dovrebbe fornire informazioni sulla privacy attraverso il design. Tutte le misure tecniche e organizzative implementate devono integrare misure di conformità ai dati.
3. Effettua una Valutazione dell’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA)
il requisito successivo della Checklist di Conformità al GDPR – Requisiti di Audit è che le organizzazioni che gestiscono dati estremamente sensibili devono effettuare una valutazione dell’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). La DPIA esamina il possibile impatto delle attività di elaborazione dei dati della tua organizzazione sugli utenti.
A DPIA is a cybersecurity risk assessment process, that helps your organization identify and minimize data protection risks. It is mandatory when you introduce changes in the data processing process. The DPIA also ensures you do not violate the users’ data protection rights.
4. Implementa Adeguati Misure di Sicurezza dei Dati
Contemporaneamente, il GDPR richiede alle organizzazioni di implementare adeguate misure di sicurezza dei dati. È necessario implementare strumenti e misure di sicurezza cibernetica appropriati per impedire agli utenti non autorizzati di accedere ai dati. Idealmente, dovresti implementare strumenti di sicurezza della rete e dei dati, controlli di accesso e strumenti di gestione del rischio interno.
Gli strumenti di sicurezza dei dati includono backup dei dati, antivirus, sistemi di prevenzione della perdita dei dati (DLP) e crittografia e tokenizzazione dei dati. Inoltre, puoi proteggere la rete della tua azienda utilizzando VPN, firewall e sicurezza della rete stratificata. Un passo essenziale è implementare il monitoraggio in tempo reale della rete per aiutare a rilevare eventuali attività anomale all’interno della tua rete.
I controlli di accesso garantiscono che solo gli utenti autorizzati accedano ai dati. A seconda della natura della tua organizzazione, puoi implementare l’accesso con il principio del privilegio minimo, l’autenticazione a più fattori e la gestione delle identità e degli accessi. Per ridurre al minimo le minacce interne, puoi implementare il monitoraggio dei dipendenti e l’analisi del comportamento degli utenti.
5. Implementare i Diritti alla Privacy degli Utenti
In modo simile, il GDPR fornisce agli utenti vari diritti alla privacy per garantire che abbiano il controllo sui propri dati. In sostanza, ci sono otto diritti che la tua organizzazione dovrebbe concedere agli utenti dei dati. Questi includono:
Diritto all’Informazione
Informare gli individui sul tipo di dati che raccogli e su come li utilizzi. Inoltre, dovresti informarli su come hai bisogno dei dati e se sono condivisi con terze parti.
Diritto di Accesso
Evidentemente, il GDPR richiede alle organizzazioni di concedere agli utenti l’accesso ai dati. In ogni caso, qualsiasi individuo può inviare una richiesta di accesso del soggetto ai dati (DSAR) che obbliga le organizzazioni a fornire copie dei dati alle persone interessate. Si dovrebbero fornire questi dati entro un mese dalla richiesta, tranne quando si applicano eccezioni.
Diritto di rettifica
L’organizzazione dovrebbe rettificare i dati dell’utente, se sono inesatti o incompleti. L’utente può richiedere alle organizzazioni di apportare modifiche.
Diritto all’oblio
A data subject can request the organization to erase data, if it’s no longer necessary or unlawfully processed. Being that, the organization grants this right, provided it’s based on factual grounds.
Diritto di opposizione
Gli utenti hanno il diritto di opporsi alla raccolta e al trattamento dei dati, indipendentemente dal fatto che sia per un fine legittimo. Questo a meno che l’organizzazione fornisca un motivo valido che prevalga sui diritti e le libertà dell’utente.
Diritto alla portabilità
Nel caso in cui gli individui forniscano dati personali ai responsabili del trattamento dati mediante consenso, hanno il diritto di ottenere e riutilizzare i loro dati.
Diritto di limitare il trattamento
In generale, l’individuo ha il diritto di limitare il trattamento quando non utilizza più il progetto. Questo è applicabile quando l’organizzazione ha bisogno di utilizzare i dati per una richiesta legale.
Diritto di decisione
Il GDPR stabilisce regole severe in caso di elaborazione automatica dei dati a scopo decisionale senza intervento umano. Gli individui hanno il diritto di contestare l’elaborazione e richiedere una revisione dell’elaborazione, se ritengono che l’organizzazione non rispetti le regole.
6. Documenta la conformità al GDPR
Mantenere una documentazione corretta è fondamentale per la conformità al GDPR compliance. Dimostra alle autorità che tutti i dati vengono elaborati legalmente entro le regole. Puoi mantenere una mappa del diario GDPR che dimostra che il processo di flusso dei dati della tua organizzazione rispetta le regole stabilite.
7. Nominare un Responsabile della Protezione dei Dati
A data protection officer (DPO) is a person or entity contracted to oversee compliance and stay in touch with any data breach risks. The DPO can be an in house employee or an outsourced third party who understands GDPR data protection requirements.
A data protection officer is mandatory if the organization is a public body or an authority. Also, organizations that perform large scale data processing or that handle special data should have a data protection officer.
Le funzioni del RPD includono:
- Monitorare le procedure di gestione dei dati.
- Fungere da intermediario tra l’organizzazione e i regolatori del GDPR.
- Consigliare l’organizzazione sulle migliori pratiche di conformità al GDPR.
- Effettuare valutazioni dell’impatto sulla protezione dei dati accurate.
A causa della natura del compito, il DPO dovrebbe comprendere correttamente le leggi GDPR e le migliori pratiche.
8. Segnalare le violazioni dei dati
Inoltre, il GDPR richiede di segnalare immediatamente le violazioni dei dati. Sia i processori che i responsabili del trattamento devono segnalare le violazioni dei dati entro72 ore dalla loro individuazione. Tuttavia, ciò non è obbligatorio se l’incidente non danneggia i diritti e le libertà degli utenti. I processori dei dati dovrebbero informare il responsabile del trattamento, che a sua volta dovrebbe informare ilAutorità di protezione dei dati (DPA).
Da ora in poi, dovresti fornire alla DPA una descrizione della natura della violazione dei dati. Inoltre, dovresti fornire informazioni sul numero di soggetti interessati e su eventuali conseguenze possibili. Nel documento, dichiara tutte le misure adottate per ridurre l’impatto della violazione dei dati.
9. Formazione dei dipendenti
Il GDPR richiede alle organizzazioni di formare i dipendenti sui requisiti e le procedure di protezione dei dati per ridurre al minimo i rischi di violazione dei dati. Educare tutti i dipendenti sulla privacy dei dati personali, sulle potenziali minacce alla sicurezza informatica e sulle conseguenze della non conformità. Nel programma di formazione, si sottolinea la consapevolezza del trattamento dei dati. Inoltre, i materiali formativi dovrebbero essere aggiornati regolarmente con esempi pertinenti di violazioni della sicurezza informatica.
10. Valutare regolarmente i rischi di terze parti
Altrettanto importante, il GDPR si aspetta che le organizzazioni valutino i rischi di sicurezza posti dalle terze parti. L’organizzazione dovrebbe implementare meccanismi di correzione per prevenire violazioni dei dati dovute alla collaborazione con terze parti.
Proseguendo con la Checklist di Conformità GDPR – Spiegazione dei Requisiti di Audit, spiegheremo i principi del GDPR.
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Principi del GDPR
Il GDPR ha vari principi che riassumono le sue numerose richieste. Ad esempio, definisce i principi per la gestione, la conservazione e il trattamento delle informazioni personali. Ci sono sette principi chiave del GDPR:
Legalità, equità e trasparenza
Tutti i processi di elaborazione dei dati personali dovrebbero essere fatti su basi giuste e legali. Inoltre, dovrebbe essere trasparente per i proprietari come vengono raccolti, utilizzati e elaborati i loro dati personali. Questo principio richiede anche che le informazioni relative ai dati personali siano accessibili e visualizzate in un linguaggio chiaro e semplice. Ulteriormente, per ottenere il consenso degli utenti, l’organizzazione dovrebbe anche soddisfare un obbligo legale. Non dovresti trattenere informazioni riguardo i dati che stai raccoltendo.
Limitazione dell’uso
Il secondo principio del GDPR pone limiti alle attività di utilizzo dei dati. Ciò significa che si elaborano solo dati per i fini stabiliti, che vengono comunicati attraverso un avviso sulla privacy. Non elaborare dati per altri scopi diversi da quelli dichiarati e comunicare con i soggetti dei dati per ottenere il consenso.
Minimizzazione dei dati
Raccogli solo la quantità minima di dati necessaria per i tuoi scopi. Ad esempio, se hai bisogno di informazioni di contatto per gli utenti come indirizzo e-mail, non dovresti chiedere informazioni inutili come la posizione fisica, i numeri di telefono, ecc., poiché non sono correlati allo scopo specifico.
Precisione
Controlla sempre la precisione dei dati che raccolti e memorizzi. Idealmente, dovresti avere un processo di audit per verificare se i dati sono corretti e completi.
Limitazione della conservazione
Stabilisci e giustifica la quantità di dati degli utenti che intendi conservare. Ciò garantisce che non li conservi più a lungo del necessario. Dopo che l’organizzazione ha soddisfatto le sue esigenze, dovrebbe eliminare i dati immediatamente. Nel caso in cui l’organizzazione abbia bisogno di conservare i dati più a lungo del necessario, deve stabilire un periodo di conservazione e giustificarlo.
Integrità e riservatezza (Sicurezza)
Il GDPR richiede alle organizzazioni di elaborare i dati degli utenti in modo tale da garantirne la sicurezza e la protezione. Idealmente, qualsiasi attività di elaborazione dovrebbe proteggere i dati da danni o distruzione, elaborazioneillecita e perdita accidentale. In sostanza, la tua organizzazione dovrebbe adottare le migliori misure possibili per proteggere le informazioni personali. Queste misure includono valutazione delle vulnerabilità, crittografia dei dati, creazione di backup in luoghi remoti e altro ancora.
Responsabilità
Questo principio riguarda la responsabilità dell’organizzazione nel processare i dati degli utenti. Come processore di dati, dovresti agire in modo responsabile nel processare i dati personali in conformità con il GDPR. Fondamentalmente, dovresti impegnarti a soddisfare i vari requisiti e documentarli opportunamente.
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Come condurre un audit GDPR
Allo stesso modo, un controllo di conformità GDPR differisce da un’organizzazione all’altra, a seconda della natura dell’audit dei dati personali. Prima di ottenere la certificazione, un’organizzazione deve condurre controlli per valutare i livelli di conformità. Gli audit GDPR si concentrano molto sulla cybersecurity e sulla governance dei dati. Qui con il GDPR Compliance Checklist – Requisiti di audit, ci sono passaggi coinvolti nell’audit GDPR:
1. Creare un piano di audit GDPR
Il primo passo verso l’audit GDPR è creare un piano di audit. Fondamentalmente, si tratta di un insieme di processi scritti e attuabili passo dopo passo su cosa coprire durante l’audit. L’organizzazione deve essere consapevole dei dati che detiene durante il suo ciclo di vita. Inoltre, assicurarsi della classificazione dei dati personali a seconda di come li si raccoglie e da dove provengono.
2. Controllare le lacune di conformità GDPR
Dopo aver creato un rapporto di audit, rivedere il programma di conformità GDPR attuale. Si dovrebbe rivedere i registri di elaborazione dei dati, i meccanismi di trasferimento dei dati, il processo DSAR dell’utente, i principi sulla privacy e i controlli di sicurezza. Idealmente, questa è una fase di scoperta per consentirti di scoprire se l’organizzazione si allinea alle regole GDPR.
Dopo il controllo di conformità, l’auditore dovrebbe creare un rapporto che descriva i processi attuali e le aree che non si allineano con le regole GDPR.
3. Rimediare alle lacune di conformità
Una volta che gli auditore hanno identificato le lacune di conformità, l’organizzazione dovrebbe adottare un approccio di rimediazione basato sui rischi. Controllare il rapporto rispetto ai requisiti e ai principi GDPR e risolvere eventuali aree non conformi. Idealmente, si dovrebbe iniziare con le aree ad alto rischio che potrebbero avere effetti dannosi sull’organizzazione.
4. Testare gli sforzi di rimediazione
L’ultimo processo consiste nel verificare se il processo di rimediazione elimina le lacune di conformità. È necessario testare se i sistemi e i processi dell’organizzazione soddisfano i requisiti GDPR. Testare i processi e i controlli implementati per assicurarsi che non ci siano lacune. Una volta completato questo processo, condurre un audit per assicurarsi che l’organizzazione soddisfi tutti i requisiti.
È importante notare che l’audit di conformità GDPR è un processo in corso. Si dovrebbero eseguire regolarmente questi audit, soprattutto se si modificano i processi e i sistemi organizzativi principali.
Grazie per aver letto GDPR Compliance Checklist – Requisiti di audit spiegati. Concluderemo questo articolo.
Checklist per la Conformità al GDPR – Requisiti di Audit Spiegati Conclusion
Conformarsi ai requisiti del GDPR è un processo sfidante che richiede un team altamente tecnico, un DPO qualificato e dipendenti informati. La tua organizzazione dovrebbe implementare tutti i sistemi necessari per la protezione dei dati e assicurarsi di raccogliere, conservare e trattare i dati degli utenti in modo sicuro e legittimo.
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Source:
https://infrasos.com/gdpr-compliance-checklist-audit-requirements-explained/