Le PDF (Format de Document Portable) a été inventé il y a de nombreuses années par Adobe. Il est actuellement le format le plus populaire pour partager des informations en raison de sa facilité d’utilisation, de sa sécurité, de sa fiabilité et de sa compatibilité avec tous les appareils que nous utilisons quotidiennement.
Ce format garantit qu’un fichier ne modifie pas sa structure d’origine dans aucun cas lorsque nous l’ouvrons, par exemple, sur des ordinateurs, des tablettes, des smartphones, etc. De plus, le PDF permet d’ajouter des champs que d’autres utilisateurs peuvent remplir avec les informations requises.
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Prendre en compte tous les avantages mentionnés ci-dessus, nous allons vous donner quelques conseils sur la manière de créer des formulaires remplissables au format PDF sur Linux sans utiliser de logiciel Adobe. Dans ce post, vous apprendrez comment créer un fichier PDF remplissable avec ONLYOFFICE.
À propos des formulaires ONLYOFFICE
À partir de la version 7.0 de la suite open-source ONLYOFFICE, les utilisateurs peuvent créer et éditer des formulaires remplissables également appelés OFORMs. Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter le travail avec des documents électroniques de différents types.
Il vous permet de créer, éditer et co-éditer des documents avec des champs modifiables en ligne ou localement sur votre PC ou ordinateur portable et de les envoyer à d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent remplir les champs plus tard. Ainsi, vous pouvez gagner du temps lors de la création de documents standard en optimisant le processus de flux de travail électronique de documents.
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OFORMs sont basés sur les contrôles de contenu traditionnels que vous pouvez trouver dans Microsoft Office et offrent la flexibilité des formulaires Adobe. Cependant, les formulaires ONLYOFFICE sont livrés avec des propriétés de champ plus avancées, ce qui implique un degré plus élevé de personnalisation.
Après cette brève introduction, passons de la théorie à la pratique.
Étape 1 : Obtenez ONLYOFFICE Desktop Editors
La manière la plus simple de commencer à créer et éditer des formulaires modifiables sur Linux est d’ installer ONLYOFFICE Desktop Editors. Cette suite bureautique gratuite fonctionne sur presque toutes les distributions Linux et peut également être utilisée pour éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations.
Si vous avez un serveur Linux, il pourrait être judicieux d’installer ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique en ligne qui peut être intégrée à plusieurs plates-formes de partage de fichiers et services de GED, comme Nextcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo, etc.
À la fois ONLYOFFICE Desktop Editors et ONLYOFFICE sont basés sur le même moteur et offrent la même interface utilisateur, donc la création de formulaires PDF remplissables hors ligne ne diffère pas de la procédure en ligne.
Étape 2 : Créez un modèle de formulaire dans ONLYOFFICE
Après avoir lancé ONLYOFFICE Desktop Editors, vous devez créer un modèle de formulaire. Vous pouvez le faire à partir de zéro en cliquant sur le modèle de Formulaire. Dans ce cas, un nouveau fichier .docxf s’ouvrira dans l’éditeur de texte. Ce format est utilisé dans ONLYOFFICE pour créer des modèles de formulaires remplissables.
Une autre option disponible est de choisir un document existant en .docx. Cliquez sur Ouvrir un fichier local et sélectionnez le fichier requis sur le disque dur de votre ordinateur ou de votre ordinateur portable. Le fichier sera automatiquement converti en .docxf.
De plus, vous pouvez télécharger un modèle de formulaire depuis la bibliothèque ONLYOFFICE. Tous les modèles sont disponibles gratuitement, vous pouvez donc choisir celui dont vous avez besoin.
Une fois que vous avez créé un modèle de formulaire, vous êtes prêt à passer à l’édition.
Étape 3 : Ajoutez les champs de formulaire et ajustez les propriétés
Entrez le texte requis et formatez-le comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé le processus d’édition, il est temps d’ajouter quelques champs que d’autres utilisateurs pourront remplir plus tard. Vous pouvez accéder à différents types de champs dans l’onglet Formulaires de la barre d’outils supérieure.
À l’heure actuelle, vous pouvez ajouter :
- Champ de texte, un champ qui affiche du texte ou des lignes de texte ;
- Boîte de combinaison, un champ qui combine les caractéristiques d’un champ de texte et d’une liste déroulante ;
- Liste déroulante, un champ qui affiche une liste d’options disponibles ;
- Case à cocher, un champ qui indique si une option est sélectionnée ;
- Bouton radio, un champ qui permet de sélectionner parmi un ensemble d’options mutuellement exclusives;
- Image est un champ qui permet à un utilisateur d’insérer une image.
Chaque champ a des propriétés que vous pouvez ajuster de manière flexible en fonction de vos besoins. Pour tous les types de champs, vous pouvez spécifier:
- Placeholder, une boîte qui contient le titre d’un champ;
- Conseil, une note qui aide les utilisateurs à savoir ce qu’ils doivent faire, par exemple insérer une image, choisir une option, saisir du texte, etc.
De plus, vous pouvez modifier les couleurs de bordure et d’arrière-plan ainsi que marquer les champs comme étant obligatoires. Dans les champs de texte, vous pouvez également définir une limite de caractères ou ajouter une combinaison de caractères.
Assurez-vous d’avoir ajouté tous les champs requis dans votre document et ajusté leurs propriétés.
Étape 4: Aperçu du formulaire
Pour voir la révision finale de votre formulaire, ouvrez l’onglet Formulaires et cliquez sur Visualiser le formulaire. Cette option vous permet de voir le formulaire de la même manière que les autres utilisateurs le verront.
En mode Aperçu, vous ne pouvez pas éditer le fichier mais pouvez remplir les champs. C’est ce que pourront faire les autres utilisateurs lorsque vous partagerez le formulaire PDF remplissable avec eux.
Si vous remarquez des erreurs ou quelque chose qui nécessite une modification, cliquez à nouveau sur Visualiser le formulaire pour revenir au mode d’édition.
Étape 4: Enregistrer le formulaire au format PDF
La dernière étape consiste à enregistrer le fichier .docxf en PDF. Par défaut, vous pouvez enregistrer votre document en tant que fichier .oform. Ce format est conçu pour des formulaires prêts à l’emploi. Les documents Oform peuvent être facilement partagés et remplis en ligne.
Quand tout est prêt, allez dans l’onglet Fichier et cliquez sur Enregistrer sous. Vous aurez la possibilité de choisir un format dans la liste. Sélectionnez PDF et enregistrez le fichier sur le disque dur de votre PC ou ordinateur portable.
Félicitations ! Vous venez de créer avec succès un formulaire PDF remplissable en utilisant ONLYOFFICE Desktop Editors. Maintenant, vous pouvez partager votre formulaire avec d’autres utilisateurs. Ils peuvent l’ouvrir avec n’importe quel éditeur PDF ou même un navigateur web, remplir les champs requis et enregistrer le formulaire complété en tant que fichier PDF.
Ainsi, vous pouvez créer tout document dont vous avez besoin, par exemple des contrats de vente, des accords légaux, des formulaires d’admission, des questionnaires, des rapports financiers, et ainsi de suite. Téléchargez la dernière version de ONLYOFFICE Desktop Editors pour votre distribution Linux depuis le site officiel et créez des formulaires PDF remplissables facilement.
Source:
https://www.tecmint.com/create-fillable-pdf-forms-linux-onlyoffice/