Nextcloud est une plateforme de collaboration open-source qui permet de créer un stockage de fichiers sécurisé avec des fonctionnalités de partage et de synchronisation. Il n’est pas exagéré de dire que Nextcloud est une solution idéale pour la gestion de fichiers, car cette plateforme vous permet de partager des fichiers et des dossiers sur votre ordinateur et de les synchroniser instantanément avec votre serveur Nextcloud.
Cependant, Nextcloud n’est pas seulement bon pour les photos et les fichiers multimédias. Cette plateforme a beaucoup à offrir lorsque vous travaillez avec des documents de bureau. Cet article vous apprendra comment travailler avec des documents dans votre instance Nextcloud.
Organiser un stockage cloud centralisé
Avec Nextcloud, vous pouvez créer un environnement de stockage pratique où vous pouvez conserver et gérer tous vos documents texte, feuilles de calcul et présentations. Vous pouvez les télécharger manuellement ou importer des fichiers de bureau à partir d’un stockage tiers en installant les applications correspondantes depuis le magasin d’applications intégré.
Par exemple, il est possible d’intégrer Dropbox, OneDrive et Google Drive. Ainsi, vous pouvez importer vos documents de bureau et d’autres données dans le stockage Nextcloud.
Gérer les documents facilement
Nextcloud vous permet de gérer des documents de différentes manières. Vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers pour garder les documents de différents types séparément. Par exemple, vous pouvez créer un dossier pour les présentations et un pour les feuilles de calcul. De plus, vous pouvez facilement renommer, copier ou déplacer des fichiers de bureau en choisissant l’option requise dans le menu contextuel lorsque vous faites un clic droit dessus.
Pour accéder rapidement aux documents nécessaires, vous pouvez les marquer comme favoris. Lorsque vous avez besoin de travailler avec eux, il vous suffit de cliquer sur l’icône Favoris dans le panneau latéral gauche, et vous verrez tous les documents disponibles avec ce statut.
Une autre fonctionnalité utile est la possibilité d’assigner des tags. Si vous voulez créer un tag, tout ce que vous avez à faire est d’ouvrir un fichier via la vue Détails dans le menu contextuel. Ensuite, tapez ce que vous voulez utiliser comme tag. Vous êtes autorisé à assigner plusieurs tags à un seul fichier. Tous les tags sont partagés par tous les utilisateurs de votre serveur Nextcloud.
De plus, tous les utilisateurs de Nextcloud sont autorisés à laisser des commentaires. Vous pouvez utiliser la vue Détails pour ajouter vos commentaires sur un document ou lire ceux laissés par d’autres. Les commentaires sont visibles par les utilisateurs qui ont accès au fichier.
Accédez à vos documents depuis un ordinateur de bureau et un appareil mobile
Nextcloud est entièrement compatible avec WebDAV, vous pouvez donc facilement vous connecter et synchroniser vos documents depuis le stockage Nextcloud via ce protocole. Vous êtes autorisé à vous connecter à des appareils Linux, Windows et macOS ainsi qu’à des applications mobiles pour Android et iOS.
Une fois connecté, vous pouvez synchroniser votre ordinateur de bureau ou votre smartphone avec votre serveur Nextcloud. C’est particulièrement utile lorsque vous êtes constamment en déplacement et avez besoin d’accéder à vos documents depuis différents endroits.
Partagez des documents avec d’autres
Ce qui rend Nextcloud génial, ce sont ses capacités de partage de fichiers sécurisé. En tant qu’utilisateur de Nextcloud, vous pouvez partager des fichiers et même des dossiers avec des liens publics, d’autres utilisateurs et groupes, des cercles et des conversations Talk.
Lorsque vous partagez un document, un tableur ou une présentation, vous pouvez autoriser la modification du fichier avec les solutions de collaboration de votre Nextcloud, telles que ONLYOFFICE.
Des options de partage supplémentaires pour les fichiers de bureau sont :
- Cacher le téléchargement – cette option supprime le bouton de téléchargement, rendant impossible le téléchargement du fichier.
- Protéger par mot de passe – cette option vous permet de définir un mot de passe.
- Définir une date d’expiration – cette option désactive automatiquement le partage à une date fixe.
- Note pour le destinataire – cette option vous permet d’envoyer un message au destinataire.
- Arrêter le partage – cette option est conçue pour annuler le partage.
- Ajouter un autre lien – cette option permet de créer différents liens publics avec des droits différents.
Le partage interne est également disponible dans Nextcloud.
Chiffrez vos documents
Si vous traitez des informations confidentielles, vous trouverez certainement cette fonctionnalité utile. En effet, Nextcloud est livré avec une application de chiffrement côté serveur. Lorsque vous l’activez, tous vos fichiers Nextcloud sont automatiquement chiffrés côté serveur.
L’application de chiffrement utilise votre identifiant de connexion comme mot de passe pour votre clé de chiffrement unique, vous n’avez donc rien à faire. Connectez-vous simplement à votre instance Nextcloud et gérez vos documents de bureau comme d’habitude. N’oubliez pas que vous pouvez changer votre mot de passe à tout moment.
Vous pouvez activer le chiffrement côté serveur dans les paramètres d’administration.
Modifier et collaborer sur des documents avec ONLYOFFICE
Nextcloud s’intègre facilement à certaines suites bureautiques vous permettant de créer et de modifier des documents de bureau en ligne. L’une des meilleures solutions est ONLYOFFICE Docs, un package bureautique open-source pour l’édition et la collaboration de documents en ligne. Lorsqu’il est intégré, ONLYOFFICE Docs permet de modifier les fichiers DOCX, XLSX, PPTX, CSV et TXT ainsi que de visualiser les PDF.
Avec cette suite bureautique en ligne, vous pouvez collaborer avec d’autres utilisateurs de Nextcloud en temps réel. À cette fin, ONLYOFFICE Docs propose un ensemble complet de fonctionnalités collaboratives, notamment deux modes de co-édition (Rapide et Strict), le Contrôle des versions et l’Historique des versions, le Suivi des modifications, les commentaires, les mentions d’utilisateur et la communication via le chat intégré.
La collaboration en temps réel de documents est même possible entre diverses instances fédérées de Nextcloud connectées à un seul serveur de documents ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).
Lisez ce guide pour découvrir comment intégrer ONLYOFFICE Docs avec Nextcloud.
Créez et remplissez des formulaires en ligne
Outre les documents textuels traditionnels, les feuilles de calcul et les présentations, ONLYOFFICE Docs vous permet également de travailler avec des formulaires remplissables. En d’autres termes, vous pouvez créer, éditer et collaborer sur des documents comportant des champs remplissables. Ces champs peuvent être de différents types, par exemple des champs de texte, des boutons radio, des listes déroulantes, des cases à cocher, des cases combinées et des images.
En créant un formulaire remplissable, vous pouvez ajouter autant de champs que nécessaire et ajuster leurs propriétés. ONLYOFFICE Docs fonctionne avec le format DOCXF, son propre format pour les modèles de formulaires. Ainsi, lorsque vous créez un formulaire, vous créez un fichier DOCX que vous pouvez éditer et même partager avec d’autres à des fins de collaboration.
Lorsque votre formulaire DOCXF est prêt, vous pouvez l’enregistrer au format OFORM. Il s’agit d’une autre extension de fichier développée par l’équipe ONLYOFFICE. Ce format est utilisé pour des formulaires remplissables prêts à l’emploi. La principale particularité d’OFORM est qu’un tel fichier ne peut pas être édité, sauf pour saisir des données dans les champs.
Lorsque vous ouvrez un fichier OFORM, vous ne verrez aucun outil d’édition. Vous pourrez naviguer à travers les champs existants et entrer les données requises. Une fois le fichier OFORM terminé, vous pouvez le sauvegarder au format PDF et le télécharger directement depuis l’interface de l’éditeur.
Utilisez des autorisations de partage supplémentaires
En plus des autorisations de partage de fichiers standard, ONLYOFFICE Docs propose un ensemble de droits d’accès avancés que vous pouvez utiliser lors du partage d’un fichier de bureau avec d’autres utilisateurs :
- Avec un accès complet, vous pouvez faire ce que vous voulez.
- Avec Affichage uniquement, vous pouvez ouvrir le fichier pour le visualiser, mais l’édition est interdite.
- Avec Commenter, vous pouvez afficher le fichier et y laisser des commentaires.
- Avec Révision, vous pouvez utiliser le mode Suivi des modifications.
- Avec Filtre personnalisé, les autres utilisateurs ne pourront pas modifier le filtre établi lors de l’édition du tableur partagé.
Nextcloud vous permet de partager des fichiers de bureau en faisant glisser-déposer dans Talk. Tous les participants au chat auront accès au fichier partagé.
Convertir les documents Office aux formats OOXML
ONLYOFFICE Docs est également doté de fonctionnalités de conversion. Ainsi, si vous disposez de documents de bureau autres que le format OOXML, vous pouvez les convertir en un clic. La liste des formats compatibles pour la conversion est vraiment longue et inclut DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.
Sans conversion en OOXML, vous ne pouvez ouvrir de tels fichiers que pour les visualiser. Si vous souhaitez convertir un fichier non-OOXML, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez l’option Convertir avec ONLYOFFICE. Après cela, vous pourrez l’ouvrir et le modifier sans limitations.
Protégez vos documents
En ce qui concerne la protection des documents, ONLYOFFICE Docs dispose de certaines fonctionnalités vraiment intéressantes. Le moyen le plus simple d’empêcher l’accès non autorisé à votre document est de définir un mot de passe fort. Lorsque vous ouvrez le document, vous devrez entrer le mot de passe à chaque fois. C’est très utile s’il y a un risque que quelqu’un puisse accéder à votre appareil lorsque vous en êtes temporairement éloigné.
Une autre fonctionnalité de sécurité est la possibilité d’ajouter des filigranes. ONLYOFFICE Docs vous permet d’ajouter un filigrane textuel ou d’utiliser une image pour protéger vos fichiers de bureau. Dans les paramètres de ONLYOFFICE, vous pouvez également décider si vous souhaitez que les filigranes soient affichés lors du partage des fichiers avec la vue sécurisée.
Pour les utilisateurs avancés, il y a quelque chose de plus sophistiqué. ONLYOFFICE Docs utilise JSON Web Token (JWT), vous pouvez donc activer cette technologie et configurer votre jeton pour fournir le plus haut niveau de sécurité. Consultez la documentation officielle si vous souhaitez en savoir plus sur JWT dans ONLYOFFICE Docs.
Comme vous pouvez le voir, Nextcloud est une excellente plateforme de gestion de documents et de partage de fichiers. Cependant, elle devient beaucoup plus puissante lorsque vous l’intégrez avec ONLYOFFICE Docs. La solution combinée peut accomplir toutes les tâches de bureau et vous permet de créer un environnement collaboratif sécurisé sur votre machine locale.
Source:
https://www.tecmint.com/work-with-documents-in-nextcloud/