Liste de vérification de conformité au RGPD – Exigences d’audit expliquées. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) vise à protéger la vie privée des citoyens de l’UE. Par conséquent, toute entreprise desservant le marché de l’Union européenne doit se conformer aux exigences du RGPD. Principalement, il s’agit d’un cadre juridique créé pour protéger les citoyens de l’UE et leur donner le contrôle sur leurs données en ligne.
Ainsi, les règles du RGPD empêchent les organisations d’acquérir des informations sur les utilisateurs sans leur consentement. Vous devez obtenir l’autorisation de l’utilisateur pour collecter et utiliser leurs données. Avant tout, le RGPD vise à fournir une protection complète de la vie privée et à permettre aux citoyens de choisir qui peut recueillir, analyser et utiliser leurs données.
Cet article discute des exigences de conformité au RGPD que les organisations doivent respecter pour obtenir une certification.
Devrions-nous commencer par la liste de vérification de conformité au RGPD – Exigences d’audit expliquées?
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À qui s’applique le RGPD?
Tout d’abord, le RGPD est conçu pour protéger les citoyens au sein de l’Union européenne (UE) et du Royaume-Uni. Par conséquent, toute organisation opérant dans ces régions doit être conforme aux exigences. De plus, les entreprises en dehors de l’UE et du Royaume-Uni sont également tenues de respecter les exigences du RGPD, si elles traitent des données provenant de ces régions. Par exemple, une entreprise américaine basée aux États-Unis qui traite des données provenant de l’UE et du Royaume-Uni doit être conforme au RGPD.
Il est préférable de noter que certaines exigences du RGPD peuvent ne pas s’appliquer si le traitement des données n’est pas une partie essentielle de votre activité. Fondamentalement, vous n’êtes pas tenu d’avoir un Responsable de la Protection des Données (RPD) si vous ne réalisez aucun traitement de données.
10 exigences de conformité au RGPD
Eh bien, avec la liste de contrôle de conformité au RGPD – Exigences d’audit, vous devriez savoir que le RGPD a dix exigences que les organisations doivent respecter pour devenir conformes. Ce sont :
1. Traitement des données juste, transparent et légal
Avant tout, le RGPD exige que les organisations documentent les raisons légales lors du traitement des données des utilisateurs. Tout d’abord, vous devez informer les individus de la collecte de données personnelles. Ensuite, vous fournissez des raisons valables pour lesquelles votre organisation collecte et traite les données personnelles. Enfin, tout traitement des données doit être basé sur un but légitime.
Toutes choses considérées, votre organisation doit spécifier la période spécifique de stockage des données. De plus, vous devez les informer chaque fois qu’il y a des changements dans vos processus de collecte ou de traitement des données.
2. Examiner les politiques de protection des données
Pour être conforme au RGPD, vous devez mettre en place une politique de protection des données. Si vous avez déjà une politique de protection des données, vous devez la réviser régulièrement et la maintenir à jour. En conséquence, votre politique de protection des données doit fournir la confidentialité de l’information dès sa conception. Toutes les mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre doivent intégrer des mesures de conformité aux données.
Comme mentionné, vous devez également effectuer régulièrement des audits conformément à la conformité GDPR. L’objectif principal est de valider que la collecte, le stockage et le traitement des données sont sécurisés. Assurez-vous également que vos systèmes traitent les catégories de données dont vous avez besoin pour des objectifs spécifiques.
3. Effectuer une évaluation de l’impact sur la protection des données (EIPD)
la prochaine exigence de la liste de contrôle de conformité GDPR – Exigences d’audit est pour les organisations qui traitent des données extrêmement sensibles doivent effectuer une évaluation de l’impact sur la protection des données (EIPD). L’EIPD examine l’impact potentiel des activités de traitement des données de votre organisation sur les utilisateurs.
A DPIA is a cybersecurity risk assessment process, that helps your organization identify and minimize data protection risks. It is mandatory when you introduce changes in the data processing process. The DPIA also ensures you do not violate the users’ data protection rights.
4. Mettre en œuvre des mesures de sécurité des données appropriées
Conjointement, le RGPD exige que les organisations mettent en œuvre des mesures appropriées de sécurité des données. Vous devez mettre en place des outils et des mesures de sécurité informatique adéquats pour empêcher les utilisateurs non autorisés d’accéder aux données. Idéalement, vous devriez mettre en œuvre des outils de sécurité réseau et de données, des contrôles d’accès et des outils de gestion des risques internes.
Les outils de sécurité des données incluent les sauvegardes de données, les antivirus, les systèmes de prévention des pertes de données (DLP) et le chiffrement et la tokenisation des données. De plus, vous pouvez sécuriser votre réseau d’entreprise en utilisant un VPN, des pare-feu et une sécurité réseau en couches. Une étape essentielle consiste à mettre en place une surveillance réseau en temps réel pour aider à détecter toute activité anormale au sein de votre réseau.
Les contrôles d’accès garantissent que seuls les utilisateurs autorisés accèdent aux données. Selon la nature de votre organisation, vous pouvez mettre en œuvre un accès au privilège minimal, une authentification multi-facteurs et la gestion des identités et des accès. Pour minimiser les menaces internes, vous pouvez mettre en œuvre la surveillance des employés et l’analyse du comportement des utilisateurs.
5. Mettre en œuvre les droits à la vie privée des utilisateurs
De même, le RGPD accorde aux utilisateurs divers droits à la vie privée pour garantir qu’ils ont le contrôle sur leurs données. En essence, il existe huit droits que votre organisation devrait accorder aux utilisateurs de données. Ceux-ci incluent :
Droit à l’information
Informer les individus sur le type de données que vous collectez et comment vous les utilisez. De plus, vous devriez les informer de la manière dont vous avez besoin des données et si elles sont partagées avec des tiers.
Droit d’accès
De toute évidence, le RGPD exige que les organisations accordent aux utilisateurs l’accès aux données. En tout cas, toute personne peut soumettre une demande d’accès aux données personnelles (DSAR) qui oblige les organisations à fournir des copies des données aux personnes concernées. Vous devez fournir ces données dans un délai d’un mois à compter de la demande, sauf exceptions.
Droit de rectification
L’organisation doit rectifier les données utilisateur si elles sont inexactes ou incomplètes. L’utilisateur peut demander à l’organisation de faire des corrections.
Droit à l’effacement
A data subject can request the organization to erase data, if it’s no longer necessary or unlawfully processed. Being that, the organization grants this right, provided it’s based on factual grounds.
Droit d’opposition
Les utilisateurs ont le droit de s’opposer à la collecte et au traitement des données, quel que soit le motif légitime. Sauf si l’organisation fournit une raison valable qui l’emporte sur les droits et libertés de l’utilisateur.
Droit à la portabilité
Dans le cas où les individus fournissent des données personnelles aux responsables de traitement par consentement, ils ont le droit d’obtenir et de réutiliser leurs données.
Droit de restreindre le traitement
En général, l’individu a le droit de restreindre le traitement lorsqu’il n’utilise plus le projet. Cela s’applique lorsque l’organisation doit utiliser les données pour une réclamation légale.
Droits en matière de prise de décision
Le RGPD établit des règles strictes dans les cas où les données sont traitées automatiquement pour la prise de décision sans intervention humaine. Les individus ont le droit de contester le traitement et de demander une révision du traitement, s’ils estiment que l’organisation ne respecte pas les règles.
6. Documentez votre conformité à la RGPD
La tenue de documents appropriés est cruciale pour la conformité à la RGPD. Montrez aux autorités que toutes les données sont traitées légalement conformément aux règles. Vous pouvez tenir une carte de journal RGPD montrant que le processus de flux de données de votre organisation est conforme aux règles établies.
7. Nommez un responsable de la protection des données
A data protection officer (DPO) is a person or entity contracted to oversee compliance and stay in touch with any data breach risks. The DPO can be an in house employee or an outsourced third party who understands GDPR data protection requirements.
A data protection officer is mandatory if the organization is a public body or an authority. Also, organizations that perform large scale data processing or that handle special data should have a data protection officer.
Les rôles du RPDP incluent :
- Surveiller les procédures de manipulation des données.
- Agir en tant qu’intermédiaire entre l’organisation et les régulateurs de la RGPD.
- Conseiller l’organisation sur les meilleures pratiques de conformité à la RGPD.
- Fournir des évaluations d’impact sur la protection des données précises.
En raison de la nature de la tâche, le DPO doit correctement comprendre les lois RGPD et les meilleures pratiques.
8. Signaler les violations de données
De plus, le RGPD exige que les utilisateurs signalent les violations de données instantanément. Les processeurs et les responsables du traitement doivent signaler les violations de données dans les 72 heures suivant la détection. Cependant, ce n’est pas obligatoire, si l’incident n’impacte pas les droits et libertés des utilisateurs. Les processeurs de données doivent informer le responsable du traitement, qui à son tour doit informer le Autorité de protection des données (APD).
Dès lors, vous devriez fournir à l’APD une description de la nature de la violation de données. Vous devriez également donner des informations sur le nombre de sujets de données et sur les conséquences possibles. Dans le document, mentionnez toutes les mesures mises en place pour limiter l’impact de la violation de données.
9. Formation des employés
Le RGPD exige des organisations de former les employés sur les exigences et les procédures de protection des données afin de minimiser les risques de violations de données. Éduquez tous les employés sur la vie privée des données personnelles, les menaces potentielles en matière de cybersécurité et les conséquences du non-respect. Dans le programme de formation, insistez sur la sensibilisation au traitement des données. De plus, les supports de formation doivent être régulièrement mis à jour avec des exemples pertinents de violations de cybersécurité.
10. Évaluer régulièrement les risques liés aux tiers
Également important, le RGPD attend des organisations qu’elles évaluent les risques de sécurité posés par les tiers. L’organisation doit mettre en place des mécanismes de remédiation pour éviter les violations de données résultant de la collaboration avec des tiers.
Suivant la Liste de vérification de conformité au RGPD – Explication des exigences d’audit, nous expliquerons les principes du RGPD.
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Principes du RGPD
Le RGPD comporte diverses principes qui résument ses nombreuses exigences. Par exemple, il définit des principes pour la manipulation, le stockage et le traitement des informations personnelles. Il existe sept principes clés du RGPD :
Légalité, équité et transparence
Le traitement de toutes les données personnelles doit être effectué sur des bases équitables et légales. De plus, il doit être transparent pour les propriétaires de savoir comment leurs données personnelles sont collectées, utilisées et traitées. Ce principe exige également que les informations relatives aux données personnelles soient accessibles et affichées dans un langage clair et simple. De plus, les utilisateurs qui donnent leur consentement, l’organisation doit également remplir une obligation légale. Vous ne devriez pas retenir des informations concernant les données que vous collectez.
Limitation de la finalité
Le deuxième principe du RGPD fixe des limites aux activités de traitement des données. Cela signifie que vous ne traitez les données que pour les finalités établies, qui sont communiquées via un avis de confidentialité. Ne traitez pas les données à d’autres fins que celles déclarées et communiquez avec les sujets de données pour obtenir leur consentement.
Minimisation des données
Ne recueillez que la plus petite quantité de données nécessaire à vos objectifs. Par exemple, si vous avez besoin d’informations de contact pour les utilisateurs, comme une adresse e-mail, vous ne devriez pas demander des informations inutiles telles que l’emplacement physique, les numéros de téléphone, etc., car elles ne sont pas liées au but spécifique.
Précision
Vérifiez toujours la précision des données que vous collectez et stockez. Idéalement, vous devriez avoir un audit processus pour vérifier si les données sont correctes et complètes.
Limitation de stockage
Indiquez et justifiez la quantité de données des utilisateurs que vous prévoyez de conserver. Cela garantit que vous ne les conservez pas plus longtemps que nécessaire. Après que l’organisation ait accompli ses besoins, elle devrait supprimer les données immédiatement. Si l’organisation a besoin de conserver des données plus longtemps que nécessaire, elle doit établir une période de conservation et la justifier.
Intégrité et confidentialité (Sécurité)
La RGPD exige que les organisations traitent les données des utilisateurs de manière à assurer leur sécurité et leur protection. Idéalement, toutes les activités de traitement devraient protéger les données contre les dommages ou la destruction, un traitement illégal et une perte accidentelle. En substance, votre organisation devrait mettre en place les meilleures mesures possibles pour protéger les informations personnelles. Ces mesures comprennent l’évaluation des vulnérabilités, le chiffrement des données, la création de sauvegardes dans des emplacements hors site, et plus encore.
Responsabilité
Ce principe concerne la responsabilité de l’organisation lors du traitement des données des utilisateurs. En tant que responsable du traitement, vous devriez vous comporter de manière responsable lors du traitement des données personnelles conformément à la RGPD. Fondamentalement, vous devriez vous engager à respecter les différentes exigences et à les documenter de manière appropriée.
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Comment mener une audit RGPD
De même, une audit de conformité à la RGPD diffère d’une organisation à l’autre, en fonction de la nature de l’audit des données personnelles. Avant d’obtenir une certification, une organisation doit procéder à des audits pour évaluer ses niveaux de conformité. Les audits RGPD se concentrent beaucoup sur la cybersécurité et la gouvernance des données. Ici, avec la Checklist de conformité RGPD – Exigences d’audit, il y a des étapes impliquées dans l’audit RGPD :
1. Élaborer un plan d’audit RGPD
La première étape vers l’audit RGPD est la création d’un plan d’audit. Fondamentalement, il s’agit d’un ensemble de processus écrits et réalisables étape par étape sur ce qui doit être couvert pendant l’audit. L’organisation doit être consciente des données qu’elle détient tout au long de son cycle de vie. En outre, assurez-vous de classer les données personnelles en fonction de la manière dont vous les collectez et de l’endroit d’où elles proviennent.
2. Rechercher des lacunes de conformité à la RGPD
Après avoir créé un rapport d’audit, passez en revue votre programme actuel de conformité à la RGPD. Vous devriez passer en revue les registres de traitement des données, les mécanismes de transfert de données, le processus DSAR des utilisateurs, les principes de confidentialité et les contrôles de sécurité. En réalité, c’est une phase de découverte pour vous permettre de découvrir si l’organisation est alignée sur les règles RGPD.
Après le contrôle de conformité, l’auditeur devrait élaborer un rapport détaillant les processus actuels et les domaines qui ne sont pas alignés avec les règles du RGPD.
3. Résoudre les lacunes de conformité
Une fois que les auditeurs ont identifié des lacunes de conformité, l’organisation devrait adopter une approche de résolution des problèmes basée sur les risques. Vérifiez le rapport par rapport aux exigences et principes du RGPD et corrigez les zones non conformes. Idéalement, vous devriez commencer par les domaines à haut risque qui pourraient avoir des effets délétères sur l’organisation.
4. Mettre à l’essai les efforts de résolution
Le processus final consiste à vérifier si le processus de résolution élimine les lacunes de conformité. Vous devez tester si les systèmes et processus de l’organisation répondent aux exigences du RGPD. Testez les processus et contrôles mis en œuvre pour vous assurer qu’il n’y a pas de lacunes. Une fois que vous avez terminé ce processus, réalisez un audit pour vous assurer que votre organisation répond à toutes les exigences.
Il est important de noter que l’audit de conformité au RGPD est un processus continu. Vous devriez effectuer ces audits régulièrement, en particulier si vous modifiez les processus et systèmes organisationnels de base.
Merci d’avoir lu la Checklist de conformité RGPD – Explication des exigences d’audit. Nous allons conclure cet article.
Liste de contrôle de conformité GDPR – Exigences d’audit Conclusion expliquée
Se conformer aux exigences du GDPR est un processus challenging qui nécessite une équipe hautement technique, un DPO qualifié et des employés informés. Votre organisation devrait mettre en place tous les systèmes de protection des données nécessaires et veiller à ce qu’elle collecte, stocke et traite les données des utilisateurs de manière sécurisée et légitime.
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Source:
https://infrasos.com/gdpr-compliance-checklist-audit-requirements-explained/