Una guía detallada sobre cómo trabajar con documentos en Nextcloud

Nextcloud es una plataforma de colaboración de código abierto que permite crear almacenamiento de archivos seguro con funciones de compartir y sincronización. No es exagerado decir que Nextcloud es una solución ideal para la gestión de archivos, ya que esta plataforma te permite compartir archivos y carpetas en tu ordenador, y sincronizarlos instantáneamente con tu servidor de Nextcloud.

Sin embargo, Nextcloud no solo es bueno para fotos y archivos multimedia. Esta plataforma tiene mucho que ofrecer cuando se trata de documentos de oficina. Este artículo te enseñará cómo trabajar con documentos en tu instancia de Nextcloud.

Organiza un Almacenamiento en la Nube Centralizado

Con Nextcloud, puedes construir un entorno de almacenamiento conveniente donde puedas mantener y gestionar todos tus documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes cargarlos manualmente o puedes importar archivos de oficina desde almacenamiento de terceros instalando las aplicaciones correspondientes desde la tienda de aplicaciones integrada.

Por ejemplo, es posible integrar Dropbox, OneDrive y Google Drive. Así, puedes importar tus documentos de oficina y otros datos al almacenamiento de Netxcloud.

Gestiona Documentos con Facilidad

Nextcloud te permite gestionar documentos de diferentes maneras. Puedes crear carpetas y subcarpetas para mantener documentos de diferentes tipos separados. Por ejemplo, puedes crear una carpeta para presentaciones y otra para hojas de cálculo. Además, puedes renombrar, copiar o mover archivos de oficina fácilmente eligiendo la opción requerida del menú contextual cuando haces clic derecho en ellos.

Para acceder rápidamente a los documentos necesarios, puedes marcarlos como favoritos. Cuando necesites trabajar con ellos, simplemente haz clic en el icono de Favoritos en el panel lateral izquierdo, y verás todos los documentos disponibles con este estado.

Otra función útil es la capacidad de asignar etiquetas. Si deseas crear una etiqueta, todo lo que necesitas hacer es abrir un archivo a través de la vista de Detalles en el menú contextual. Luego escribe lo que quieras usar como etiqueta. Se te permite asignar varias etiquetas a un solo archivo. Todas las etiquetas son compartidas por todos los usuarios en tu servidor de Nextcloud.

Además, todos los usuarios de Nextcloud pueden dejar comentarios. Puedes usar la vista de Detalles para agregar tus comentarios en un documento o leer los que hayan dejado otros. Los comentarios son visibles para los usuarios que tienen acceso al archivo.

Accede a tus documentos desde el escritorio y el móvil

Nextcloud viene con soporte completo para WebDAV, por lo que puedes conectar y sincronizar fácilmente tus documentos desde el almacenamiento de Nextcloud a través de este protocolo. Se te permite conectar con dispositivos Linux, Windows y macOS, así como con aplicaciones móviles para Android e iOS.

Una vez conectado, puedes sincronizar tu PC de escritorio o teléfono inteligente con tu servidor Nextcloud. Esto es especialmente útil cuando estás constantemente en movimiento y necesitas acceder a tus documentos desde diferentes ubicaciones.

Compartir documentos con otros

Lo que hace que Nextcloud sea genial es su capacidad para compartir archivos de forma segura. Como usuario de Nextcloud, puedes compartir archivos e incluso carpetas con enlaces públicos, otros usuarios y grupos, círculos y conversaciones de Talk.

Cuando compartes un documento, hoja de cálculo o presentación, puedes permitir la edición del archivo con las soluciones de edición colaborativa de tu Nextcloud, como ONLYOFFICE.

Las opciones adicionales de compartir para archivos de oficina son:

Ocultar descarga – esta opción elimina el botón de descarga, lo que hace imposible descargar el archivo.
Proteger con contraseña – esta opción te permite establecer una contraseña.
Establecer fecha de vencimiento – esta opción desactiva automáticamente el uso compartido en un día fijo.
Nota para el destinatario – esta opción te permite enviar un mensaje al destinatario.
Dejar de compartir – esta opción está diseñada para revertir el uso compartido.
Agregar otro enlace – esta opción permite crear varios enlaces públicos con diferentes derechos.

El uso compartido interno también está disponible en Nextcloud.

Encripta tus documentos

Si manejas información confidencial, definitivamente encontrarás útil esta función. El hecho es que Nextcloud viene con una aplicación de cifrado en el servidor. Cuando lo habilitas, todos tus archivos de Nextcloud se cifran automáticamente en el servidor.

La aplicación de cifrado utiliza tu inicio de sesión como la contraseña para tu clave de cifrado única, por lo que no necesitas hacer nada. Simplemente inicia sesión en tu instancia de Nextcloud y gestiona tus documentos de oficina como lo haces habitualmente. No olvides que puedes cambiar tu contraseña en cualquier momento.

Puedes habilitar el cifrado en el servidor en la configuración de administración.

Editar y colaborar en documentos con ONLYOFFICE

Nextcloud se integra fácilmente con algunas suites de oficina que te permiten crear y editar documentos en línea. Una de las mejores soluciones es ONLYOFFICE Docs, un paquete de oficina de código abierto para la edición y colaboración en documentos en línea. Cuando se integra, ONLYOFFICE Docs permite editar archivos DOCX, XLSX, PPTX, CSV y TXT, así como ver PDF.

Con esta suite de oficina en línea, puedes colaborar con otros usuarios de Nextcloud en tiempo real. Para este propósito, ONLYOFFICE Docs ofrece un conjunto completo de funciones colaborativas, que incluyen dos modos de coedición (Rápido y Estricto), Control de versiones e Historial de versiones, Control de cambios, comentarios, menciones de usuarios y comunicación a través del chat integrado.

La colaboración en tiempo real de documentos es incluso posible entre varias instancias federadas de Nextcloud que están conectadas a un único servidor de documentos ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

Lee esta guía para descubrir cómo integrar ONLYOFFICE Docs con Nextcloud.

Crear y completar formularios en línea

Además de los documentos de texto tradicionales, hojas de cálculo y presentaciones, ONLYOFFICE Docs también te permite trabajar con formularios rellenables. En otras palabras, puedes crear, editar y colaborar en documentos con campos rellenables. Estos campos pueden ser de diferentes tipos, como campos de texto, botones de radio, listas desplegables, casillas de verificación, cuadros combinados e imágenes.

Al crear un formulario rellenable, puedes agregar tantos campos como sea necesario y ajustar sus propiedades. ONLYOFFICE Docs trabaja con DOCXF, su propio formato para plantillas de formularios. Entonces, cuando creas un formulario, creas un archivo DOCX que puedes editar e incluso compartir con otros para fines colaborativos.

Cuando tu formulario DOCXF esté listo, puedes guardarlo como OFORM. Esta es otra extensión de archivo desarrollada por el equipo de ONLYOFFICE. Este formato se utiliza para formularios rellenables listos para usar. La principal peculiaridad de OFORM es que dicho archivo no se puede editar, excepto para introducir datos en los campos.

Por lo tanto, cuando abres un archivo OFORM, no verás herramientas de edición. Podrás navegar a través de los campos existentes e ingresar los datos requeridos. Cuando el archivo OFORM esté completo, puedes guardarlo como un PDF y descargarlo directamente desde la interfaz del editor.

Utiliza permisos adicionales para compartir

Además de los permisos estándar para compartir archivos, ONLYOFFICE Docs ofrece un conjunto de derechos de acceso avanzados que puedes utilizar al compartir un archivo de oficina con otros usuarios:

Con acceso completo, puedes hacer lo que quieras.
Con solo vista, puedes abrir el archivo para verlo, pero no se permite la edición.
Con comentarios, puedes ver el archivo y dejar comentarios en él.
Con revisión, puedes usar el modo de seguimiento de cambios.
Con filtro personalizado, otros usuarios no podrán cambiar el filtro establecido al editar la hoja de cálculo compartida.

Nextcloud te permite compartir archivos de oficina arrastrándolos y soltándolos en Talk. Todos los participantes del chat tendrán acceso al archivo compartido.

Convierte documentos de oficina a los formatos OOXML

ONLYOFFICE Docs también cuenta con funciones de conversión. Por lo tanto, si tienes documentos de oficina que no sean OOXML, puedes convertirlos con un clic. La lista de formatos compatibles para la conversión es realmente larga e incluye DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Sin convertir a OOXML, solo puedes abrir esos archivos para verlos. Si deseas convertir un archivo que no es de OOXML, haz clic derecho en él y selecciona la opción Convertir con ONLYOFFICE. Después de eso, podrás abrirlo y editarlo sin limitaciones.

Protege tus documentos

En cuanto a la protección de documentos, ONLYOFFICE Docs tiene algunas características realmente interesantes. La forma más fácil de evitar el acceso no autorizado a tu documento es establecer una contraseña segura. Cuando abres el documento, tendrás que ingresar la contraseña cada vez. Esto es muy útil si existe el riesgo de que alguien pueda acceder a tu dispositivo cuando estás temporalmente lejos de él.

Otra característica de seguridad es la capacidad de agregar marcas de agua. ONLYOFFICE Docs te permite agregar una marca de agua de texto o usar una imagen para proteger tus archivos de oficina. En la configuración de ONLYOFFICE, también puedes decidir si deseas que se muestren las marcas de agua al compartir los archivos con Vista segura.

Para usuarios avanzados, hay algo más sofisticado. ONLYOFFICE Docs utiliza Jason Web Token (JWT), por lo que puedes habilitar esta tecnología y configurar tu token para proporcionar el más alto nivel de seguridad. Lee la documentación oficial si deseas obtener más información sobre JWT en ONLYOFFICE Docs.

Como puedes ver, Nextcloud es una excelente plataforma para la gestión de documentos y el intercambio de archivos. Sin embargo, se vuelve mucho más potente cuando lo integras con ONLYOFFICE Docs. La solución combinada puede realizar todas las tareas de oficina y te permite crear un entorno colaborativo seguro en tu máquina local.