Cómo crear formularios PDF rellenables en Linux con ONLYOFFICE

El PDF (Formato de Documento Portátil) fue inventado hace muchos años por Adobe. Actualmente es el formato más popular para compartir información debido a su facilidad de uso, seguridad, confiabilidad y compatibilidad con todos los dispositivos que utilizamos a diario.

Este formato asegura que un archivo no altere su estructura original en ninguna circunstancia cuando lo abrimos en, por ejemplo, computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. Además, el PDF permite agregar campos que otros usuarios pueden completar con la información requerida.

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Teniendo en cuenta todas las ventajas mencionadas anteriormente, vamos a darte algunos consejos sobre cómo crear formularios rellenables en formato PDF en Linux sin usar software de Adobe. En esta publicación, aprenderás cómo crear un archivo PDF rellenable con ONLYOFFICE.

Acerca de ONLYOFFICE Forms

A partir de la versión 7.0 de la suite de código abierto ONLYOFFICE, los usuarios pueden crear y editar formularios rellenables también conocidos como OFORMs. Esta funcionalidad está diseñada para facilitar el trabajo con documentos electrónicos de diversos tipos.

Permite crear, editar y coeditar documentos con campos rellenables en línea o localmente en tu PC o portátil, y enviarlos a otros usuarios para que puedan rellenar los campos más tarde. De esta manera, puedes ahorrar tiempo al crear documentos estándar optimizando el proceso de flujo de trabajo de documentos electrónicos.

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OFORMs se basan en los controles de contenido tradicionales que puedes encontrar en Microsoft Office y ofrecen la flexibilidad de los formularios de Adobe. Sin embargo, los formularios de ONLYOFFICE vienen con propiedades de campo más avanzadas, lo que implica un mayor grado de personalización.

Después de esta breve introducción, pasemos de la teoría a la práctica.

Paso 1: Obtener ONLYOFFICE Desktop Editors

La forma más sencilla de empezar a crear y editar formularios rellenables en Linux es instalando ONLYOFFICE Desktop Editors. Esta suite de oficina gratuita funciona en casi cualquier distribución de Linux y también se puede utilizar para editar documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones.

Si tienes un servidor Linux, podría ser una buena idea instalar ONLYOFFICE Docs, una suite de oficina en línea que se puede integrar con una serie de plataformas de intercambio de archivos y servicios de DMS, como Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo, etc.

Tanto ONLYOFFICE Desktop Editors como ONLYOFFICE están basados en el mismo motor y ofrecen la misma interfaz de usuario, por lo que crear formularios PDF rellenables sin conexión no difiere del procedimiento en línea.

Paso 2: Crear una plantilla de formulario en ONLYOFFICE

Después de lanzar ONLYOFFICE Desktop Editors, necesitas crear una plantilla de formulario. Puedes hacerlo desde cero haciendo clic en la plantilla de Formulario. En este caso, se abrirá un nuevo archivo .docxf en el editor de texto. Este formato se utiliza en ONLYOFFICE para crear plantillas de formularios rellenables.

Otra opción disponible es elegir un documento .docx existente. Haz clic en Abrir archivo local y selecciona el archivo necesario en el disco duro de tu computadora o portátil. El archivo se convertirá automáticamente a .docxf.

Además, puedes descargar una plantilla de formulario desde la biblioteca de ONLYOFFICE. Todas las plantillas están disponibles de forma gratuita, así que puedes elegir la que necesites.

Una vez que crees una plantilla de formulario, estás listo para continuar con la edición.

Paso 3: Agregar los campos del formulario y ajustar las propiedades

Introduce el texto necesario y formátelo según desees. Cuando termines el proceso de edición, es hora de agregar algunos campos que otros usuarios podrán rellenar más tarde. Puedes acceder a varios tipos de campo en la pestaña Formularios en la barra de herramientas superior.

En este momento, puedes agregar:

• Campo de texto, un campo que muestra texto o líneas de texto;
• Lista desplegable, un campo que combina las características de un campo de texto y una lista desplegable;
• Lista de selección, un campo que muestra una lista de opciones disponibles;
• Casilla de verificación, un campo que indica si una opción está seleccionada;
• Botón de radio, un campo que permite seleccionar entre un conjunto de opciones mutuamente excluyentes;
• Imagen es un campo que permite a un usuario insertar una imagen.

Cada campo tiene algunas propiedades que puedes ajustar de manera flexible según tus necesidades. Para todos los tipos de campos, puedes especificar:

• Marcador de posición, un cuadro que contiene el título de un campo;
• Sugerencia, una nota que ayuda a los usuarios a saber lo que necesitan hacer, por ejemplo, insertar una imagen, elegir una opción, ingresar texto, etc.

Además, puedes cambiar los colores del borde y del fondo, así como marcar los campos como obligatorios. En los campos de texto, también puedes establecer un límite de caracteres o agregar un conjunto de caracteres.

Asegúrate de haber añadido todos los campos requeridos en tu documento y ajustado sus propiedades.

Paso 4: Previsualiza el Formulario

Para ver la revisión final de tu formulario, abre la pestaña Formulario y haz clic en Ver Formulario. Esta opción te permite ver el formulario de la misma manera que lo verán otros usuarios.

En el modo de Vista Previa, no puedes editar el archivo pero puedes rellenar los campos. Esto es lo que podrán hacer otros usuarios cuando compartas el formulario PDF rellenable con ellos.

Si notas errores o algo que necesita edición, haz clic en Ver Formulario nuevamente para volver al modo de edición.

Paso 4: Guarda el Formulario como PDF

El último paso es guardar el archivo .docxf como PDF. Por defecto, puedes guardar tu documento como un archivo .oform. Este formato está diseñado para formularios listos para usar. Los documentos Oform se pueden compartir y completar fácilmente en línea.

Cuando todo esté listo, ve a la pestaña Archivo y haz clic en Guardar como. Se te ofrecerá elegir un formato de la lista. Selecciona PDF y guarda el archivo en el disco duro de tu PC o portátil.

¡Felicidades! Acabas de crear con éxito un formulario PDF rellenable usando ONLYOFFICE Desktop Editors. Ahora puedes compartir tu formulario con otros usuarios. Pueden abrirlo con cualquier editor de PDF o incluso un navegador web, completar los campos requeridos y guardar el formulario completo como un archivo PDF.

De esta manera, puedes crear cualquier documento que necesites, por ejemplo, contratos de ventas, acuerdos legales, formularios de admisión, cuestionarios, informes financieros, y así sucesivamente. Descarga la última versión de ONLYOFFICE Desktop Editors para tu distribución de Linux desde el sitio web oficial y crea formularios PDF rellenables con facilidad.