Ein ausführlicher Leitfaden zum Arbeiten mit Dokumenten in Nextcloud

Nextcloud ist eine Open-Source-Inhalts-Zusammenarbeitsplattform, die es ermöglicht, sicheren Dateispeicher mit Freigabe- und Synchronisierungsfunktionen zu erstellen. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass Nextcloud eine ideale Lösung für die Dateiverwaltung ist, da diese Plattform es Ihnen ermöglicht, Dateien und Ordner auf Ihrem Computer zu teilen und sofort mit Ihrem Nextcloud-Server zu synchronisieren.

Allerdings ist Nextcloud nicht nur gut für Fotos und Multimedia-Dateien. Diese Plattform hat viel zu bieten, wenn es um Bürodokumente geht. Dieser Artikel wird Ihnen beibringen, wie Sie mit Dokumenten in Ihrer Nextcloud-Instanz arbeiten.

Zentrale Cloud-Speicher organisieren

Mit Nextcloud können Sie eine praktische Speicherumgebung erstellen, in der Sie all Ihre Textdokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen aufbewahren und verwalten können. Sie können sie manuell hochladen oder Sie können Office-Dateien von Drittanbieterspeichern importieren, indem Sie die entsprechenden Apps aus dem integrierten App-Store installieren.

Zum Beispiel ist es möglich, Dropbox, OneDrive und Google Drive zu integrieren. So können Sie Ihre Bürodokumente und andere Daten in den Nextcloud-Speicher importieren.

Dokumente einfach verwalten

Nextcloud ermöglicht Ihnen, Dokumente auf verschiedene Weisen zu verwalten. Sie können Ordner und Unterordner erstellen, um Dokumente verschiedener Typen getrennt zu halten. Zum Beispiel können Sie einen Ordner für Präsentationen und einen für Tabellenkalkulationen erstellen. Außerdem können Sie Office-Dateien einfach umbenennen, kopieren oder verschieben, indem Sie die erforderliche Option aus dem Kontextmenü auswählen, wenn Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Um schnell auf die erforderlichen Dokumente zuzugreifen, können Sie sie als Favoriten markieren. Wenn Sie mit ihnen arbeiten müssen, klicken Sie einfach auf das Favoriten-Symbol im linken Seitenbereich, und Sie sehen alle verfügbaren Dokumente mit diesem Status.

Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Tags zuzuweisen. Wenn Sie einen Tag erstellen möchten, müssen Sie lediglich eine Datei über die Details-Ansicht im Kontextmenü öffnen. Geben Sie dann ein, was Sie als Tag verwenden möchten. Sie können mehrere Tags einer einzelnen Datei zuweisen. Alle Tags werden von allen Benutzern auf Ihrem Nextcloud-Server gemeinsam genutzt.

Darüber hinaus können alle Nextcloud-Benutzer Kommentare hinterlassen. Sie können die Details-Ansicht verwenden, um Ihre Kommentare zu einem Dokument hinzuzufügen oder die von anderen hinterlassenen Kommentare zu lesen. Kommentare sind für die Benutzer sichtbar, die Zugriff auf die Datei haben.

Zugriff auf Ihre Dokumente von Desktop und Mobilgeräten

Nextcloud bietet volle Unterstützung für WebDAV, sodass Sie problemlos eine Verbindung herstellen und Ihre Dokumente aus dem Nextcloud-Speicher über dieses Protokoll synchronisieren können. Sie können sich mit Linux-, Windows- und macOS-Geräten sowie mit mobilen Apps für Android und iOS verbinden.

Sobald Sie verbunden sind, können Sie Ihren Desktop-PC oder Ihr Smartphone mit Ihrem Nextcloud-Server synchronisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ständig unterwegs sind und von verschiedenen Standorten auf Ihre Dokumente zugreifen müssen.

Dokumente mit anderen teilen

Was Nextcloud großartig macht, sind seine Möglichkeiten für sicheres Dateifreigeben. Als Nextcloud-Benutzer können Sie Dateien und sogar Ordner mit öffentlichen Links, anderen Benutzern und Gruppen, Kreisen und Talk-Konversationen teilen.

Beim Freigeben eines Dokuments, einer Tabelle oder einer Präsentation können Sie die Datei mit den kollaborativen Bearbeitungslösungen Ihrer Nextcloud, wie ONLYOFFICE, zur Bearbeitung freigeben.

Zusätzliche Freigabeoptionen für Office-Dateien sind:

• Download verbergen – Diese Option entfernt die Download-Schaltfläche und macht es unmöglich, die Datei herunterzuladen.
• Passwort schützen – Diese Option ermöglicht es Ihnen, ein Passwort festzulegen.
• Ablaufdatum festlegen – Diese Option deaktiviert die Freigabe automatisch an einem festgelegten Tag.
• Hinweis an den Empfänger – Diese Option ermöglicht es Ihnen, eine Nachricht an den Empfänger zu senden.
• Nicht mehr freigeben – Diese Option ist zum Rückgängigmachen der Freigabe gedacht.
• Weiteren Link hinzufügen – Diese Option ermöglicht es, verschiedene öffentliche Links mit unterschiedlichen Rechten zu erstellen.

Auch das interne Teilen ist in Nextcloud verfügbar.

Ihre Dokumente verschlüsseln

Wenn Sie mit vertraulichen Informationen befasst sind, werden Sie diese Funktion definitiv nützlich finden. Der Fakt ist, dass Nextcloud mit einer Serverseitigen Verschlüsselungs-App auskommt. Wenn Sie sie aktivieren, werden alle Ihre Nextcloud-Dateien automatisch serverseitig verschlüsselt.

Die Verschlüsselungs-App verwendet Ihren Login als Passwort für Ihren einzigartigen Verschlüsselungsschlüssel, sodass Sie nichts tun müssen.melden Sie sich einfach bei Ihrer Nextcloud-Instanz an und verwalten Sie Ihre Büro-Dokumente wie gewohnt. Vergessen Sie nicht, dass Sie Ihr Passwort jederzeit ändern können.

Sie können Serverseitiges Verschlüsselung in den Admin-Einstellungen aktivieren.

Editieren und Zusammenarbeiten auf Dokumenten mit ONLYOFFICE

Nextcloud kann problemlos mit einigen Büro-Suiten integriert werden, die Ihnen das Online-Erstellen und Bearbeiten von Büro-Dokumenten ermöglichen. Eine der besten Lösungen ist ONLYOFFICE Docs, ein quelloffenes Büro-Paket für Online-Dokumentenbearbeitung und -Zusammenarbeit. Bei der Integration ist ONLYOFFICE Docs in der Lage, DOCX, XLSX, PPTX, CSV und TXT-Dateien zu bearbeiten sowie PDFs anzuzeigen.

Mit dieser Online-Büro-Suite haben Sie die Berechtigung, mit anderen Nextcloud-Nutzern in Echtzeit zu kollaborieren. Zu diesem Zweck bietet ONLYOFFICE Docs ein vollständiges Set von kollaborativen Funktionen, einschließlich zweier Co-Bearbeitungs- Modi (Schnell und strikt), Versionskontrolle und Versionsgeschichte, Änderungsverfolgung, Kommentare, Benutzeranmerkungen und Kommunikation über den integrierten Chat.

Echtzeit-Dokumentenzusammenarbeit ist sogar möglich zwischen verschiedenen verbundenen Nextcloud-Instanzen, die mit einem einzigen ONLYOFFICE-Dokumentenserver (ONLYOFFICE Docs) verbunden sind.

Lesen Sie dieses Handbuch, um herauszufinden, wie Sie ONLYOFFICE Docs in Nextcloud integrieren können.

Online-Formulare erstellen und ausfüllen

Neben traditionellen Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen können Sie mit ONLYOFFICE Docs auch mit ausfüllbaren Formularen arbeiten. Mit anderen Worten, Sie können Dokumente mit ausfüllbaren Feldern erstellen, bearbeiten und gemeinsam nutzen. Diese Felder können unterschiedliche Typen haben, zum Beispiel Textfelder, Optionsfelder, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, Kombinationsfelder und Bilder.

Beim Erstellen eines ausfüllbaren Formulars können Sie so viele Felder hinzufügen, wie benötigt werden, und ihre Eigenschaften anpassen. ONLYOFFICE Docs arbeitet mit DOCXF, seinem eigenen Format für Formularvorlagen. Wenn Sie also ein Formular erstellen, erstellen Sie eine DOCX-Datei, die Sie bearbeiten und sogar mit anderen gemeinsam nutzen können.

Wenn Ihr DOCXF-Formular fertig ist, können Sie es als OFORM speichern. Dies ist eine weitere Dateierweiterung, die vom ONLYOFFICE-Team entwickelt wurde. Dieses Format wird für sofort einsatzbereite ausfüllbare Formulare verwendet. Die Hauptbesonderheit von OFORM ist, dass eine solche Datei außer zum Eingeben von Daten in die Felder nicht bearbeitet werden kann.

Wenn Sie eine OFORM-Datei öffnen, sehen Sie keine Bearbeitungswerkzeuge. Sie können sich durch die vorhandenen Felder navigieren und die erforderlichen Daten eingeben. Wenn die OFORM-Datei abgeschlossen ist, können Sie sie als PDF speichern und direkt aus der Editor-Schnittstelle herunterladen.

Nutzen Sie zusätzliche Freigabeberechtigungen

Neben den standardmäßigen Dateifreigabeberechtigungen bietet ONLYOFFICE Docs einen Satz erweiterter Zugriffsrechte, die Sie beim Teilen einer Office-Datei mit anderen Benutzern verwenden können:

• Mit Vollzugriff können Sie tun, was Sie wollen.
• Mit Nur anzeigen können Sie die Datei zum Anzeigen öffnen, aber das Bearbeiten ist untersagt.
• Mit Kommentieren können Sie die Datei anzeigen und Kommentare dazu hinterlassen.
• Mit Überprüfen können Sie den Modus Änderungen nachverfolgen verwenden.
• Mit Benutzerdefiniertem Filter können andere Benutzer den festgelegten Filter nicht ändern, wenn sie die gemeinsame Tabelle bearbeiten.

Nextcloud ermöglicht es Ihnen, Office-Dateien per Drag & Drop in Talk zu teilen. Alle Chat-Teilnehmer erhalten Zugriff auf die gemeinsam genutzte Datei.

Konvertieren Sie Office-Dokumente in die OOXML-Formate

ONLYOFFICE Docs verfügt auch über Konvertierungsfunktionen. Wenn Sie also Office-Dokumente haben, die nicht OOXML sind, können Sie sie mit einem Klick konvertieren. Die Liste der kompatiblen Formate für die Konvertierung ist wirklich lang und umfasst DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Ohne Konvertierung in OOXML können Sie solche Dateien nur zum Anzeigen öffnen. Wenn Sie eine nicht-OOXML-Datei konvertieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie die Option Mit ONLYOFFICE konvertieren. Anschließend können Sie sie öffnen und bearbeiten, ohne Einschränkungen.

Schützen Sie Ihre Dokumente

Wenn es um den Schutz von Dokumenten geht, bietet ONLYOFFICEN Docs einige wirklich interessante Funktionen. Der einfachste Weg, Ihr Dokument vor unbefugtem Zugriff zu schützen, besteht darin, ein starkes Passwort festzulegen. Wenn Sie das Dokument öffnen, müssen Sie jedes Mal das Passwort eingeben. Dies ist sehr nützlich, wenn die Gefahr besteht, dass jemand auf Ihr Gerät zugreifen kann, wenn Sie vorübergehend nicht da sind.

Eine weitere Sicherheitsfunktion ist die Möglichkeit, Wasserzeichen hinzuzufügen. ONLYOFFICE Docs ermöglichen es Ihnen, ein Textwasserzeichen hinzuzufügen oder ein Bild zum Schutz Ihrer Office-Dateien zu verwenden. In den ONLYOFFICE-Einstellungen können Sie auch entscheiden, ob Wasserzeichen beim Teilen der Dateien mit Secure View angezeigt werden sollen.

Für fortgeschrittene Benutzer gibt es etwas Anspruchsvolleres. ONLYOFFICE Docs verwendet Jason Web Token (JWT), sodass Sie diese Technologie aktivieren und Ihren Token konfigurieren können, um das höchste Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Lesen Sie die offizielle Dokumentation, wenn Sie mehr über JWT in ONLYOFFICE Docs erfahren möchten.

Nextcloud ist eine ausgezeichnete Plattform für Dokumentenverwaltung und Dateifreigabe. Es wird jedoch viel leistungsfähiger, wenn Sie es mit ONLYOFFICE Docs integrieren. Die kombinierte Lösung kann alle Büroaufgaben erledigen und ermöglicht es Ihnen, eine sichere kollaborative Umgebung auf Ihrem lokalen Rechner zu erstellen.