Wie man ausfüllbare PDF-Formulare unter Linux mit ONLYOFFICE erstellt

PDF (Portable Document Format) wurde vor vielen Jahren von Adobe erfunden. Es ist derzeit das beliebteste Format zum Austausch von Informationen aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Zuverlässigkeit und Kompatibilität mit allen Geräten, die wir täglich verwenden.

Dieses Format stellt sicher, dass eine Datei ihre ursprüngliche Struktur unter keinen Umständen ändert, wenn wir sie beispielsweise auf Computern, Tablets, Smartphones usw. öffnen. Darüber hinaus ermöglicht PDF das Hinzufügen von Feldern, die andere Benutzer mit den erforderlichen Informationen ausfüllen können.

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Unter Berücksichtigung aller oben genannten Vorteile werden wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie auf Linux ausfüllbare Formulare im PDF-Format erstellen können, ohne Adobe-Software zu verwenden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine ausfüllbare PDF-Datei mit ONLYOFFICE erstellen können.

Über ONLYOFFICE Forms

Ab Version 7.0 der Open-Source-Suite ONLYOFFICE können Benutzer ausfüllbare Formulare erstellen und bearbeiten, auch bekannt als OFORMs. Diese Funktionalität soll die Arbeit mit elektronischen Dokumenten verschiedener Art erleichtern.

Es ermöglicht Ihnen, Dokumente mit ausfüllbaren Feldern online oder lokal auf Ihrem PC oder Laptop zu erstellen, zu bearbeiten und gemeinsam zu bearbeiten und sie dann an andere Benutzer zu senden, damit sie die Felder später ausfüllen können. Auf diese Weise können Sie beim Erstellen von Standarddokumenten Zeit sparen, indem Sie den Prozess des elektronischen Dokumenten-Workflows optimieren.

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OFORMs basieren auf den traditionellen Inhaltselementen, die Sie in Microsoft Office finden können, und bieten die Flexibilität von Adobe-Formularen. Allerdings verfügen ONLYOFFICE-Formulare über weiter fortgeschrittene Feldeigenschaften, was eine höhere Anpassbarkeit impliziert.

Nach dieser kurzen Einführung gehen wir von der Theorie zur Praxis über.

Schritt 1: Holen Sie sich ONLYOFFICE Desktop Editors

Der einfachste Weg, um auf Linux ausfüllbare Formulare zu erstellen und zu bearbeiten, besteht darin, ONLYOFFICE Desktop Editors zu installieren. Diese kostenlose Bürosuite läuft auf fast jeder Linux-Distribution und kann auch zum Bearbeiten von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen verwendet werden.

Wenn Sie einen Linux-Server haben, ist es vielleicht eine gute Idee, ONLYOFFICE Docs zu installieren, eine Online-Office-Suite, die mit einer Reihe von Dateifreigabe-Plattformen und DMS-Diensten integriert werden kann, wie Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence, Chamilo usw.

Sowohl ONLYOFFICE Desktop Editors als auch ONLYOFFICE basieren auf derselben Engine und bieten dieselbe Benutzeroberfläche, sodass das Erstellen von ausfüllbaren PDF-Formularen offline nicht anders ist als der Online-Vorgang.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Formularvorlage in ONLYOFFICE

Nachdem Sie ONLYOFFICE Desktop-Editoren gestartet haben, müssen Sie eine Formvorlage erstellen. Sie können dies von Grund auf tun, indem Sie auf die Formular-Vorlage klicken. In diesem Fall wird eine neue .docxf-Datei im Texteditor geöffnet. Dieses Format wird in ONLYOFFICE verwendet, um ausfüllbare Formvorlagen zu erstellen.

Eine weitere verfügbare Option besteht darin, ein vorhandenes .docx-Dokument auszuwählen. Klicken Sie auf Lokale Datei öffnen und wählen Sie die erforderliche Datei auf der Festplatte Ihres Computers oder Laptops aus. Die Datei wird automatisch in .docxf konvertiert.

Zusätzlich können Sie eine Formvorlage aus der ONLYOFFICE-Bibliothek herunterladen. Alle Vorlagen sind kostenlos verfügbar, sodass Sie diejenige auswählen können, die Sie benötigen.

Sobald Sie eine Formvorlage erstellt haben, sind Sie bereit zur Bearbeitung.

Schritt 3: Fügen Sie die Formularfelder hinzu und passen Sie die Eigenschaften an

Geben Sie den erforderlichen Text ein und formatieren Sie ihn nach Ihren Wünschen. Wenn Sie den Bearbeitungsvorgang abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, einige Felder hinzuzufügen, die andere Benutzer später ausfüllen können. Sie können auf der Registerkarte Formulare in der oberen Symbolleiste verschiedene Feldtypen aufrufen.

Zurzeit können Sie hinzufügen:

• Textfeld, ein Feld, das Text oder Textzeilen anzeigt;
• Kombinationsfeld, ein Feld, das die Eigenschaften eines Textfeldes und einer Dropdown-Liste kombiniert;
• Dropdown-Liste, ein Feld, das eine Liste verfügbarer Optionen anzeigt;
• Kontrollkästchen, ein Feld, das angibt, ob eine Option ausgewählt ist;
• Radioschaltfläche, ein Feld, das es ermöglicht, aus einer Reihe von ausschließlichen Optionen auszuwählen;
• Bild ist ein Feld, das es einem Benutzer ermöglicht, ein Bild einzufügen.

Jedes Feld hat einige Eigenschaften, die Sie je nach Bedarf flexibel anpassen können. Für alle Feldtypen können Sie Folgendes angeben:

• Platzhalter, ein Feld, das den Titel eines Feldes enthält;
• Tipp, eine Notiz, die Benutzern hilft, zu wissen, was sie tun müssen, z.B. ein Bild einfügen, eine Option auswählen, Text eingeben usw.

Zusätzlich können Sie die Rahmen- und Hintergrundfarben ändern sowie Felder als erforderlich markieren. In Textfeldern können Sie auch eine Zeichenbegrenzung festlegen oder eine Zeichenkombination hinzufügen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie alle erforderlichen Felder in Ihrem Dokument hinzugefügt und ihre Eigenschaften angepasst haben.

Schritt 4: Vorschau des Formulars

Um die endgültige Überarbeitung Ihres Formulars zu sehen, öffnen Sie den Formular-Tab und klicken Sie auf Formular anzeigen. Diese Option ermöglicht es Ihnen, das Formular so zu sehen, wie es andere Benutzer sehen werden.

Im Vorschau-Modus können Sie die Datei nicht bearbeiten, aber die Felder ausfüllen. Dies ist das, was andere Benutzer tun können, wenn Sie das ausfüllbare PDF-Formular mit ihnen teilen.

Wenn Sie Fehler bemerken oder etwas bearbeiten müssen, klicken Sie erneut auf Formular anzeigen, um in den Bearbeitungsmodus zurückzukehren.

Schritt 4: Formular als PDF speichern

Der letzte Schritt ist das Speichern der .docxf-Datei als PDF. Standardmäßig können Sie Ihr Dokument als .oform-Datei speichern. Dieses Format ist für sofort einsatzbereite Formulare konzipiert. Oform-Dokumente können einfach online geteilt und ausgefüllt werden.

Wenn alles bereit ist, gehen Sie zum Register Datei und klicken Sie auf Speichern unter. Ihnen wird angeboten, ein Format aus der Liste auszuwählen. Wählen Sie PDF und speichern Sie die Datei auf der Festplatte Ihres PCs oder Laptops.

Herzlichen Glückwunsch! Sie haben gerade erfolgreich ein ausfüllbares PDF-Formular mit ONLYOFFICE Desktop-Editoren erstellt. Jetzt können Sie Ihr Formular mit anderen Benutzern teilen. Sie können es mit einem beliebigen PDF-Editor oder sogar einem Webbrowser öffnen, die erforderlichen Felder ausfüllen und das ausgefüllte Formular als PDF-Datei speichern.

Auf diese Weise können Sie jedes benötigte Dokument erstellen, z. B. Verkaufsverträge, Rechtsvereinbarungen, Zulassungsformulare, Fragebögen, Finanzberichte usw. Laden Sie die neueste Version von ONLYOFFICE Desktop-Editoren für Ihre Linux-Distribution von der offiziellen Website herunter und erstellen Sie problemlos ausfüllbare PDF-Formulare.