دليل مفصل حول كيفية العمل مع المستندات في Nextcloud

نكستكلاود هو منصة تعاون على المحتوى مفتوحة المصدر تجعل من الممكن إنشاء تخزين آمن للملفات مع ميزات المشاركة والمزامنة. ليس من المبالغ فيه القول أن نكستكلاود هو الحل المثالي لإدارة الملفات، حيث تتيح لك هذه المنصة مشاركة الملفات والمجلدات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، ومزامنتها على الفور مع خادم نكستكلاود الخاص بك.

ومع ذلك، ليس نكستكلاود جيد فقط للصور والملفات الوسائط المتعددة. فهذه المنصة لديها الكثير لتقدمه عند التعامل مع مستندات المكتب. ستعلمك هذه المقالة كيفية العمل مع المستندات في نكستكلاود الخاص بك.

تنظيم تخزين سحابي مركزي

مع نكستكلاود، يمكنك بناء بيئة تخزين ملائمة حيث يمكنك الاحتفاظ بجميع مستنداتك النصية وجداول البيانات والعروض التقديمية وإدارتها. يمكنك رفعها يدويًا أو يمكنك استيراد ملفات المكتب من التخزين الخارجي من خلال تثبيت التطبيقات المقابلة من متجر التطبيقات المدمج.

على سبيل المثال، من الممكن دمج دروببوكس ووان درايف وجوجل درايف. وبالتالي، يمكنك استيراد مستندات المكتب وبيانات أخرى إلى تخزين نكستكلاود.

إدارة المستندات بسهولة

نيكست كلاود تسمح لك بإدارة المستندات بطرق مختلفة. يمكنك إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية للحفاظ على المستندات من أنواع مختلفة بشكل منفصل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجلد للعروض التقديمية وآخر لجداول البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك بسهولة إعادة تسمية، نسخ أو نقل ملفات المكتب عن طريق اختيار الخيار المطلوب من القائمة السياقية عند النقر بزر الماوس الأيمن عليها.

للوصول السريع إلى المستندات الضرورية، يمكنك تحديدها كمفضلة. عندما تحتاج إلى العمل معها، ما عليك سوى النقر على أيقونة المفضلة في اللوحة الجانبية اليسرى، وسترى جميع المستندات المتاحة بهذا الحال.

ميزة أخرى مفيدة هي القدرة على تعيين العلامات. إذا كنت ترغب في إنشاء علامة، كل ما عليك فعله هو فتح ملف عبر عرض التفاصيل في القائمة السياقية. ثم اكتب ما تريد استخدامه كعلامة. يُسمح لك بتعيين عدة علامات لملف واحد. جميع العلامات مشتركة بين جميع المستخدمين على خادم Nextcloud الخاص بك.

والأهم من ذلك، يُسمح لجميع مستخدمي نيكست كلاود بترك تعليقات. يمكنك استخدام عرض التفاصيل لإضافة تعليقاتك على مستند أو قراءة تلك التي تركها الآخرون. تظهر التعليقات للمستخدمين الذين لديهم صلاحية الوصول إلى الملف.

الوصول إلى مستنداتك من سطح المكتب والهاتف المحمول

يأتي نيكست كلاود مع دعم كامل لبروتوكول WebDAV، لذا يمكنك الاتصال والمزامنة بسهولة مع مستنداتك من تخزين Nextcloud عبر هذا البروتوكول. يُسمح لك بالاتصال بأجهزة Linux و Windows و macOS بالإضافة إلى تطبيقات الجوال لنظامي التشغيل Android و iOS.

بمجرد الاتصال، يمكنك مزامنة حاسوبك المكتبي أو هاتفك الذكي مع خادم Nextcloud الخاص بك. هذا مفيد بشكل خاص عندما تكون في مستمرة في التنقل وتحتاج إلى الوصول إلى مستنداتك من مواقع مختلفة.

مشاركة المستندات مع الآخرين

ما يجعل Nextcloud رائعًا هو قدراته في مشاركة الملفات بطريقة آمنة. كمستخدم لـ Nextcloud، يمكنك مشاركة الملفات وحتى المجلدات باستخدام روابط عامة، مستخدمين آخرين ومجموعات، دوائر ومحادثات Talk.

عند مشاركة مستند، جدول بيانات، أو عرض تقديمي، يمكنك السماح بتحرير الملف باستخدام حلول التحرير التعاوني في Nextcloud، مثل ONLYOFFICE.

الخيارات الإضافية لمشاركة ملفات المكتب هي:

إخفاء التنزيل – يقوم هذا الخيار بإزالة زر التنزيل مما يجعل من المستحيل تنزيل الملف.
حماية بكلمة مرور – يتيح لك هذا الخيار تعيين كلمة مرور.
تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية – يتيح لك هذا الخيار تعطيل المشاركة تلقائيًا في يوم محدد.
ملاحظة للمستلم – يتيح لك هذا الخيار إرسال رسالة إلى المستلم.
إلغاء المشاركة – هذا الخيار مصمم لإلغاء المشاركة.
إضافة رابط آخر – يجعل هذا الخيار من الممكن إنشاء روابط عامة مختلفة مع حقوق مختلفة.

المشاركة الداخلية متاحة أيضًا في Nextcloud.

تشفير مستنداتك

إذا كنت تتعامل مع معلومات خفيفة، فإنك بالتأكيد ستجد هذه الميزة مفيدة. حقيقةً أن Nextcloud مأكول بتطبيق تشفير جانب ال服务器. عندما تتمكن من تفعيله، كل ملفاتك في Nextcloud ستتشفر تلقائيًا في الجانب الخادم.

تستخدم تطبيق التشفير مع بيانات الدخول الخاصة بك ككلمة مرور للمفاتيح التشفيرية الفريدة، لذا لا يتوجب عليك أن تفعل أي شيء. فقط دخل حسابك في Nextcloud وإدارة مستنداتك المكتبية كما تقوم به بالعادة. لا نسي أن يمكنك تغيير كلمة المرور في أي وقت.

يمكنك تفعيل تشفير جانب ال服务器 في إعدادات المشير.

تحرير وتعاون في المستندات مع ONLYOFFICE

Nextcloud يتميز بسهولة بالتكامل مع بعض مجموعات المكتب التي تسمح لك بإنشاء وتحرير المستندات المكتبية بشكل آني. أحد الحلول الأفضل هو ONLYOFFICE Docs، وهي حزمة مفتوحة المصدر للمكتب التي تسمح بتحرير المستندات والتعاون في المستندات على الإنترنت. عند التكامل، ONLYOFFICE Docs يسمح لك بتحرير الملفات DOCX، XLSX، PPTX، CSV و TXT بالإضافة إلى مشاهدة الملفات PDF.

مع هذه الأحجية الالكترونية للمكتب، يسمح لك تعاون مع مستخدمين آخرين في Nextcloud في الوقت الحالي. لهذه الغرض، ONLYOFFICE Docs توفر مجموعة كاملة من ميزات التعاون، بما في ذلك محتويات التعاون السريع والحزمي، المراقبة الإصدارية والتاريخ التشفيري، تتبع الت

التّعاون في الوقت الحقيقي في التّعامل بالوثائق ممكن حتى فيما يتعلق بأجهزة Nextcloud المتشابكة مع مزود الوثائق ONLYOFFICE (ONLYOFFICE Docs).

قرأ هذا الدراسة لمعرفة كيفية تركيب ONLYOFFICE Docs مع Nextcloud.

إنشاء وتعميم نماذج إلكترونية

بجانب الوثائق النصية التقليدية والجداول والعروض التقديمية، يمكنك أيضًا عمل مع ONLYOFFICE Docs على النماذج القابلة للتعبئة. بمعنى آخر، يمكنك إنشاء وتحرير وتعاون على الوثائق مع قابلية الحقول المفقودة. يمكن أن تكون تلك الحقول من أنواع مختلفة. مثل حقول النص، وقائمة اختيارية، قائمة منهاجية، أحجية تفقيد، قائمة مختلفة، وصور.

حين تصنع نموذج قابل للتعبئة، يمكنك أن تضيف كم من الحقول تحت الحاجة وتتكيّف خصائصها. ONLYOFFICE Docs يعمل مع DOCXF، نموذجهم لنماذج القوالب. إذا قمت بإنشاء نموذج، قمت بإنشاء ملف DOCX التي يمكنك تحريره وحتى تشاركه مع الآخرين لأغراض التعاون.

حين يكون نموذجك ال DOCXF جاهزًا، يمكنك حفظه كOFORM هذا موجود توسع مع الفريق التي يتم به إنشاء وثائق جاهزة للتعبئة. جوهرية وثيقة OFORM هي أنها لا يمكن التحرير فيها إلا إدخال البيانات في الحقول.

عندما تفتح ملف OFORM، لن ترى أي أدوات تحرير. ستتمكن من التنقل من خلال الحقول الموجودة وإدخال البيانات المطلوبة. عند اكتمال ملف OFORM، يمكنك حفظه كملف PDF وتنزيله مباشرةً من واجهة المحرر.

استخدم أذونات المشاركة الإضافية

بالإضافة إلى أذونات مشاركة الملف القياسية، تقدم ONLYOFFICE Docs مجموعة من حقوق الوصول المتقدمة التي يمكنك استخدامها أثناء مشاركة ملف مكتب مع مستخدمين آخرين:

مع الوصول الكامل، يمكنك فعل ما تريد.
مع العرض فقط، يمكنك فتح الملف للعرض ولكن يُمنع التحرير.
مع التعليق، يمكنك عرض الملف وترك تعليقات عليه.
مع المراجعة، يمكنك استخدام وضع تتبع التغييرات.
مع الفلتر المخصص، لن يتمكن المستخدمون الآخرون من تغيير الفلتر المُنشأ أثناء تحرير جدول البيانات المشترك.

تتيح Nextcloud لك مشاركة ملفات المكتب باستخدام السحب والإسقاط في Talk. سيحصل جميع المشاركين في الدردشة على وصول إلى الملف المشترك.

تحويل مستندات المكتب إلى تنسيقات OOXML

ONLYOFFICE Docs يأتي أيضًا مع ميزات التحويل. لذا، إذا كانت لديك مستندات مكتبية غير OOXML، يمكنك تحويلها بنقرة واحدة. القائمة المتوافقة معها لعملية التحويل طويلة حقًا وتشمل DOC، DOCM، DOT، DOTX، EPUB، HTM، HTML، ODP، ODT، POT، POTM، POTX، PPS، PPSM، PPSX، PPT، PPTM، RTF، XLS، XLSM، XLT، XLTM، XLTX.

بدون تحويل إلى OOXML ، يمكنك فتح مثل هذه الملفات فقط للعرض. إذا كنت ترغب في تحويل ملف غير OOXML ، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه وحدد التحويل باستخدام خيار ONLYOFFICE. بعد ذلك ، ستكون قادرًا على فتحه وتحريره دون قيود.

حماية مستنداتك

عندما يتعلق الأمر بحماية المستندات ، تحتوي الوثائق ONLYOFFICEN على بعض الميزات المثيرة حقًا. أسهل طريقة لمنع الوصول غير المصرح به إلى مستندك هي ضبط كلمة مرور قوية. عند فتح المستند ، سيتعين عليك إدخال كلمة المرور في كل مرة. هذا مفيد جدًا إذا كان هناك خطر أن يتمكن شخص ما من الوصول إلى جهازك عندما تكون بعيدًا مؤقتًا عنه.

ميزة أمان أخرى هي القدرة على إضافة علامات مائية. تسمح وثائق ONLYOFFICE بإضافة علامة نصية أو استخدام صورة لحماية ملفات المكتب الخاصة بك. في إعداد ONLYOFFICE ، يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كنت ترغب في عرض العلامات المائية أثناء مشاركة الملفات مع عرض آمن.

بالنسبة للمستخدمين المتقدمين ، هناك شيء أكثر تعقيدًا. تستخدم وثائق ONLYOFFICE Jason Web Token (JWT) ، حتى تتمكن من تمكين هذه التكنولوجيا وتكوين الرمز الخاص بك لتوفير أعلى مستوى من الأمان. اقرأ الوثائق الرسمية إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول JWT في وثائق ONLYOFFICE.

نيكستكلاود منصة ممتازة لإدارة المستندات ومشاركة الملفات. ومع ذلك، تصبح أقوى بكثير عندما تدمجها مع ONLYOFFICE Docs. يمكن للحل المدمج القيام بجميع المهام المكتبية ويتيح لك إنشاء بيئة تعاونية آمنة على جهازك المحلي.